Learning Corner With Jeffrey Pfeffer: How to Redesign Jobs to Improve Employee Health & Company Performance

Jeffrey Pfeffer

Professor of Organizational Behavior, Stanford University

Employers today face an epidemic of workplace stress and depression that takes an enormous toll on employees and company performance. In late 2019, the American Institute of Stress pulled together "42 Worrying Workplace Stress Statistics" from a variety of sources, including Gallup, Korn Ferry and the American Psychological Association. Some of the most troubling revelations:

83% of U.S. workers suffer from work-related stress

In 2018, a third of US-based respondents visited a doctor for something stress-related

16% of workers have quit their jobs due to stress

And then there’s depression: The American Psychiatric Association reported that depression "significantly impacts productivity" (along with stress, it also leads to absenteeism, presenteeism and turnover), and the World Health Organizationnoted that it’s one of the leading causes of disability. But that’s not all: Numerous studiesshow that depression has physiological repercussions and can increase the risk of heart disease, insomnia, weight gain and other unexplained aches or pains. No wonder employers are placing more focus on employees’ mental and physical health.

But to make a difference, they—and we—need to acknowledge the causes. Research has uncovered some principal sources of workplace-induced stress, anxiety and depression:job strain resulting from a combination of high job demands and low job control,long work hours, economic insecurity due tojob loss and scheduling uncertainty, low wages that produce economic insecurity, work-family conflict, workplace bullying and harassment, perceived unfairness or a sense of injustice and a lack of social support. So how do we go about fixing these issues?

Redesigning Jobs and Work Environments to Fix the Problem

Many of the factors causing stress and burnout can be at least partly remedied if companies stop taking existing jobs and organizational arrangements as sacrosanct and engage in serious redesign initiatives. Below are two examples of businesses doing just that:

Removing Unnecessary Distractions

When I wrote a case on SAS, the largest privately owned software company in the world, I interviewed co-founder and CEO Jim Goodnight about the company’s 35-hour workweek and what made it possible. Goodnight, his VP of HR and many other SAS employees all had the same response: Few people work 35 productive hours in a week.

SAS successfully reduced distractions that wasted time by providing employees with high-quality help for their life issues. This included on-site childcare, assistance with elder care, a chief medical officer to help choose the best health providers and select health plans that didn’t bog people down with paperwork and adoption assistance.

An emphasis on employee trust and the decentralization of decision-making also eliminated endless "check-in meetings" and the need to get approval from layers of management—processes that unnecessarily consume much of people’s time.

Using Automation to Relieve Burdens

Recently, I met with the CEO of a company that is redesigning the primary care experience for both patients and providers. To be successful, he needs to reduce physician turnover and burnout (a massive problem within the industry) and to provide an outstanding patient experience by increasing doctors’ level of engagement. Doing so requires addressing a dramatic rise in bureaucratic tasks, too many hours spent at work, and the increasing computerization of practice—what some people call desktop medicine.

The company is doing something that any organization can do to reduce the wasted effort that makes long hours necessary and work stressful. I describe it as "user-centered work design." User-centered product design, which was more or less pioneered by IDEO, has become de rigueur and typically includes an almost anthropological observation of people’s product experiences.

User-centered work design takes the same form. The company has hired more than 100 software engineers—and does not use off-the-shelf software. Instead, the engineers engage with physicians to figure out what tasks can be automated to reduce doctors’ workloads and to provide doctors with software designed to be easy to use and helpful. Groups of people from all jobs and levels at the company now meet regularly to determine how to allocate work in ways that reduce stress. This helps the employees figure out what practices, tasks and operations can be eliminated without any adverse consequences.

Making a Real Commitment to Change

The number of unnecessary work tasks performed in a given day is pretty astounding. Many activities are simply leftovers from long-established policies that no longer serve a purpose. Certain processes, including some owned by human resources—think job requisitions and the now-disappearing annual performance review—do not add significant economic value. And many companies take current job designs and work arrangements for granted, thereby foregoing opportunities to seriously reduce workplace stress.

Some of my colleagues from Stanford’s School of Medicine and I conducted more than 20 interviews with supposedly leading-edge companies that have embraced a holistic definition of health and well-being and claim to understand the connections between health and economic performance. We found that most organizations consider their work environments and habits necessary and never question what they are doing or how they are doing it. For instance, one financial services firm never even considered the idea that its 100 hour work-weeks were neither mandated by law nor useful in attracting or retaining talent. No wonder workplace stress is not only high, it’s on the rise.

Job redesign to reduce stress—and thereby increase health and productivity—is not a formulaic activity. Just like product design, it requires observation, employee interactions to ascertain how to remove unnecessary tasks and consultation with the people who do the work every day.

Mostly, it requires people who refuse to accept workplace stress and depression as unchangeable and who don’t apply Band-Aids like yoga classes and stress-reduction workshops to the problem. Any organization can accomplish this if, and maybe only if, it’s willing to place employees at the center of the job redesign process.

Related Resources

Want to keep learning? Explore our products, customer stories, and the latest industry insights.

Slimmere recruiting – Drie technologietips voor 2021


Slimmere recruiting – Drie technologietips voor 2021

We kunnen gerust stellen dat 2020 een jaar vol onverwachte wendingen is geweest. Er is veel veranderd voor bedrijven en dat geldt ook voor recruiting. De belangrijkste vereisten voor het bedrijf – wendbaar zijn, voor een geweldige ervaring zorgen, meer diversiteit – hadden voor recruiting altijd al de hoogste prioriteit. Die vereisten bestonden al vóór de pandemie en zijn nu alleen nog maar belangrijker voor zakelijk succes. Recruiters staan nu wel voor nieuwe uitdagingen, bijvoorbeeld als het gaat om flexibiliteit, thuiswerken en welzijn. Bekijk onze video over de rol van recruiters in deze veranderende wereld: Het vinden van de juiste technologie voor talentacquisitie is behoorlijk ingewikkeld. Maar geen zorgen. We hebben de belangrijkste aandachtspunten voor u op een rijtje gezet. De ervaring die u creëert U moet goed nadenken over de verwachtingen van uw kandidaten. Ons leven is gevuld met intuïtieve technologieën waarop we zijn gaan vertrouwen. De verwachtingen zijn hooggespannen. Bovendien vormen kandidaten zich tijdens de eerste contacten al een idee van het type werkgever dat u bent en dat is vooral belangrijk als u met andere werkgevers concurreert. Vraag uzelf af: Is mijn carrièresite aantrekkelijk en weerspiegelt hij echt ons werkgeversimago? Moderne volgsystemen voor sollicitanten Er bestaan veel Applicant Tracking Systems (ATS), maar ze moeten aan uw behoeften kunnen worden aangepast. Met een systeem dat alleen maar de sollicitaties volgt en de gegevens van kandidaten opslaat, kan het wervingsproces niet worden geoptimaliseerd. Uw ATS moet sourcing ondersteunen, de betrokkenheid vergroten, sollicitatiegesprekken helpen plannen, geavanceerde analysemogelijkheden bieden, zoals benchmarking en metrics, en moet natuurlijk naadloos in uw carrièresite zijn in te passen. Vraag uzelf af: Kunnen recruiters en hiring managers, afgezien van alle machtigingen voor gebruikers- en toegangsbeheer, de views aan hun persoonlijke voorkeuren aanpassen? Beheer van uiteenlopende vereisten voor recruiting Het centraliseren van een proces en aanpak mag niet ten koste gaan van de specifieke behoeften van een land, dochteronderneming, businessunit of merk. U kunt de complexiteit van een groot aantal technologieën vermijden en de consistentie en kosten onder controle houden. U zorgt er door een basis te creëren ook voor dat u schaalvergroting en groei in uw organisatie kunt ondersteunen. Vraag uzelf af: Kunnen recruitingteams voor verschillende landen, dochterondernemingen, businessunits en merken hun eigen workflows en carrièresites beheren en kunnen ze hun eigen kandidaatervaring cultiveren? Investeringen in technologie worden steeds strenger getoetst, en dat is eigenlijk geen verrassing. De pandemie heeft de transformatie misschien versneld, maar het budget moet zorgvuldig worden besteed en de juiste partner moet met zorg worden gekozen. Beoordeel dus niet alleen de technologie maar ook het bedrijf erachter. Controleer bij het evalueren van technologie in de laatste fase of uw leverancier financieel stabiel is, referenties kan verstrekken en over beproefde implementatiemethoden beschikt. Vond u deze informatie nuttig? We hebben ook nog een complete, uitgebreide checklist voor u. Download hier de volledige gids voor kopers van recruitingtechnologie. Deze blog is oorspronkelijk gepubliceerd in de Cornerstone Blog. 

U kiest uw nieuwe medewerkers niet. Zij kiezen u!


U kiest uw nieuwe medewerkers niet. Zij kiezen u!

Cornerstone Skills Graph - Technische datasheet


Cornerstone Skills Graph - Technische datasheet

Cornerstone Skills Graph is de beste manier om vaardigheden centraal te stellen in uw talentstrategie. Welk Cornerstone-product u ook gebruikt, u heeft altijd toegang tot onze intelligente verzameling van meer dan 53.000 vaardigheden verspreid over 250 miljoen functies. Dit is in elk medewerkersprofiel inbegrepen. Download de datasheet en ontdek alle belangrijke technische details over Cornerstone Skills Graph, van taalondersteuning en ethische AI tot implementatieprocessen en beveiliging.

Plan een persoonlijk gesprek

Praat met een Cornerstone-expert over hoe wij kunnen helpen met de unieke behoeften van uw organisatie op het gebied van personeelsmanagement.

© Cornerstone 2022