Kundberättelse

Team Rubicon: Reducing Disaster Relief Volunteer Recruiting From 4 Hours to 2 Minutes

Team Rubicon unites the skills and experiences of military veterans with first responders to rapidly deploy emergency response teams all over the world. By providing veterans a mission that helps them regain a sense of purpose, community and identity, Team Rubicon is building the strongest, most effective cadre of disaster response workers in the world.

Team Rubicon recruits, trains and deploys volunteer emergency response teams comprised mainly of veterans all over the world. Yet the nonprofit’s paper and spreadsheet-based volunteer management system severely hampered timely deployments. “We used Excel for our rosters and had to do everything manually. Communication was by email, and yet because we had 200 new volunteers a week, one-on-one email correspondence was completely unsustainable,” said Pat Ross, national membership coordination at Team Rubicon. “Because all of our information was decentralized and housed on individual computers, we really depended on human will to muscle through the volunteer coordination and deployment process.”

Why Cornerstone

Team Rubicon knew they needed a better solution to efficiently manage and deploy hundreds of new volunteers joining every week. “We were hoping to change the way disaster response works, but our systems were brittle and not scalable,” said Ross. “When we conducted an operation to the Philippines, we had to fly in 5-10 regional leaders to Los Angeles, review social media, send emails and man the phones. It took 4 hours to recruit, organize and coordinate the deployment of each individual. We really needed a system that could keep up with our sheer velocity in volunteer processing, orientation and engagement.”

Team Rubicon implemented Cornerstone’s Connect, Learning and Extended Enterprise solutions. “Cornerstone doesn’t crash. You log in, it works,” said Ross. “One of the coolest things about Cornerstone is that we can do a bunch of integrations through APIs, including background checks, personnel management and mass notifications. Cornerstone is willing to participate with other companies to make the entire ecosystem better and make things easier for us. In the software space, that is a huge deal.”

The Results

Reduced individual volunteer recruiting, mobilization and coordination time from 4 hours to 2 minutes. Via Cornerstone, Ross and his team can rapidly manage a volunteer’s location, find their airport code, deliver training and certify background checks. “With Cornerstone, it takes 2 minutes to verify someone is administratively and logistically ready to deploy. It makes a huge difference. We sent 60 people to Nepal and only had to make one phone call. We had zero misses.”

Delivered training instantly. Team Rubicon relies on Cornerstone Learning to deliver critical training the minute a volunteer is accepted. “How do you get 200 new volunteers a week oriented and familiar with your culture?” said Ross. “With Learning, we can tell volunteers ‘if you sign up today, we can deploy you today’ because the training is online.”

Improved the volunteer experience through faster communication. Team Rubicon uses Cornerstone to connect with volunteers quickly and efficiently. “Imagine you’re just out of the military, you hear about Team Rubicon, and you think ‘this fits the bill for bringing me back into the community and giving me purpose.’ Then imagine the frustration you would feel if you had to wait days for a response,” said Ross. “Part of our relationship with volunteers is making the entire experience meaningful and efficient. We use Connect to share information and create communities. They don’t have to wait days to hear from us. We’re getting them from ‘click to shovel’ even faster.”

Related Resources

Want to keep learning? Explore our products, customer stories, and the latest industry insights.

E-bok: Skapa engagerade superchefer

eBook

E-bok: Skapa engagerade superchefer

Anställda slutar inte för att de inte gillar jobbet, utan för att de inte gillar chefen. Det är dåliga nyheter för organisationer som investerat stora summor på innovation och satsar på att bli kvar länge på marknaden. Humankapitalet är en organisations mest värdefulla resurs – en hög personalomsättning kostar inte bara mycket när det gäller att rekrytera och utbilda ersättare, utan också i form av förlorad produktivitet. Men det är inte lätt att vara en bra chef, och ännu svårare att vara en riktigt bra chef. Ladda ner e-boken för att lära dig hur man skapar marknadens bästa chefer, som medarbetarna älskar.

En fullt integrerad lösning för virtuellt lärande

Datablad

En fullt integrerad lösning för virtuellt lärande

Dagens medarbetare är mer utspridda än någonsin och att kunna lära nytt och kommunicera oavsett plats är avgörande för en framgångsrik verksamhet. Din organisation behöver därför stötta medarbetarna med lärande och verktyg som möjliggör detta var de än befinner sig. Med Saba Meeting kan du erbjuda virtuell utbildning av hög kvalitet där team kan lära sig och kommunicera effektivt tillsammans. Saba Meeting är en helt integrerad virtuell klassrumslösning. Den hjälper dig skapa interaktivt och engagerande virtuellt lärande med funktionalitet som breakout-sessioner, desktop, delad skärm och videodelning, whiteboardtavlor för samarbete, enkäter, textchatt under sessionen, emojis med mera.

Blogg: Alternativ till Performance Management som motiverar på riktigt

Blogginlägg

Blogg: Alternativ till Performance Management som motiverar på riktigt

I förra inlägget pratade jag om konsekvenserna av den traditionella Performance Managementprocessen och vad den gör med våra medarbetares uppriktiga vilja att prestera bättre och vara motiverad på jobbet. Hur ska vi arbeta med måluppfyllelse och prestation om vi inte får stoppa in medarbetarna i en box och sätta en etikett på dem? Vi vill ju att våra medarbetare ska arbeta effektivt och leverera värde! Här kommer den paradoxala sanningen. Om vi pressar människor att leverera så får vi en motreaktion, som är helt normal. Om vi istället låter människor bidra efter sin förmåga, i linje med sina drivkrafter och kompetenser och vilja, i roller som är skräddarsydda för varje person, så kan vi förvänta oss att vi ökar förutsättningarna för prestation. Istället för att kontrollera, mäta, utvärdera och bedöma ägnar vi oss som chefer och HR åt att skapa de bästa förutsättningarna för alla att kunna prestera optimalt och känna inre motivation, driv, arbetsglädje och engagemang. Det gör vi genom att kommunicera, lära känna människor djupt och verkligen förstå vad som skulle får varje person att kunna prestera och må bra i organisationen. Performanceprocessen har många syften. De som brukar komma upp under mina utbildningar, när jag ber deltagarna berätta varför man arbetar med Performance Management, har jag listat i tabellen nedan tillsammans med vad man kan göra istället för traditionella prestationsutvärderingar. Om syftet är att jag feedback och coacha medarbetare till högre prestation, så gör man det genom regelbundna avstämningar och som chef visar att man bryr sig om medarbetaren och försöker skapa rätt förutsättningar. T ex kan man ha en kortare avstämning varannan vecka och en längre var tredje månad. Formen och hur ofta man ses är inte det viktigaste, utan att man involverar medarbetaren och låter dem påverka agendan och vad som ska diskuteras. Fokus bör vara på att ta bort hinder så att medarbetaren kan prestera optimalt. Om syftet är att öka prestation genom att sätta utmanande mål, så kan man t ex arbeta med metoden Objectives and Key Results - se en bra sida för mer information om OKRs här: https://felipecastro.com/en/okr/what-is-okr/ Det innebär att man sätter personliga, relativa mål som är transparenta och sammankopplade med företagets övergripande mål. Det handlar alltså inte om att nå ett fast mål, utan om att jobba så bra man kan, givet sina personliga förutsättningar, för att nå så långt som det är möjligt under perioden. OKRs ska aldrig kopplas till lön eller bonus. De är till för att öka prestation, lärande och samarbete i organisationen, inte ha en direkt effekt på lön. Om syftet är att lära sig nya saker och utveckla medarbetare, jobba med kontinuerligt lärande varje dag och se till att en stor andel av det du gör är experiment där du lär dig när du lyckas, men också då du misslyckas. Jobba över funktionsgränser för att bredda lärandet ytterligare och skapa goda effekter i systemet genom t ex Buddy Systems (se lärandedelen av den här bloggserien för mer info om det). Om syftet är att fatta beslut om kompensation och förmåner, använd istället metoder för att sätta lön som inte är direkt kopplade till måluppfyllelse eller bestämda av en eller några få personer med formell makt. Låt medarbetare ge input på hur det görs och vem som presterat bäst givet fastställda, transparenta kriterier för hur löner sätts i er organisation. Upplevd rättvisa ska alltid guida lönestrategin. I bilden ser ni några förändringar som vi behöver genomföra för att arbeta effektivt med Performance Management och vad som ersätter de gamla arbetssätten. Du kan fundera på var ni befinner er på skalan mellan From - To och hur ni ska ta er i den riktning som ni vill gå i. Årliga prestationsutvärderingar ersätts av kontinuerliga möten där medarbetare coachas och får feedback och hjälp med att ta bort hinder för prestation Obligatoriska rankningar ersätts av inga rankningar eftersom det finns bättre verktyg för att öka prestation och måluppfyllelse Den årliga processen ersätts av ett kontinuerligt flöde av check-ins för månatliga eller kvartalsvisa mål Den årliga bedömningen utförd av chefen ersätts av regelbunden feedback från alla medarbetare Belöning och feedback som bestäms av cheferna ersätts av att alla påverkar belöningssystemen i organisationen Karriärplaner för talanger och påläggskalvar ersätts av karriärplaner för alla Fokus på att röra sig upp i organisationen eller ut ur organisationen ersätts av att kunna röra sig i organisationen på det sätt som passar varje medarbetares unika situation Utvärdering av prestation av chefen ersätts med att alla kontinuerligt utvärderar sig själva med hjälp av t ex OKRs och syftet är att ständigt förbättra sig, inte att sätta lön Dålig synlighet av mål i en gemensam riktning ersätts med total transparens i vilka som har vilka mål och hur målsättningsprocessen går till Utvärderingar som är länkade direkt till prestation och resultat (om dessa behålls) länkas istället till beteenden, lärande och kontinuerlig utveckling Det här är bara några av de förändringar som sker på området som traditionellt kallats Performance Management och som i framtiden istället blir en integrerad del av bra ledarskap i en kultur där alla arbetar för att förbättra sig själva och skapa en organisation som kan skapa värde för kunder på ett mer konkurrenskraftigt sätt som tar fram det bästa hos människor.

Boka ett personligt möte

Prata med en Cornerstone-expert om hur vi kan hjälpa dig med just din organisations personalbehov.

© Cornerstone 2022
Juridiskt