Fallstudie Vitronic - Recruiting für die neuste Generation der Bewerber

Das Unternehmen VITRONIC zählt heute zu den Weltmarktführern für Bildverarbeitungssysteme und wurde 1984 von Dr. Norbert Stein in Wiesbaden gegründet. Dr. Stein sah damals das Potential für Bildverarbeitungssysteme im B2BSegment und setzte erfolgreich auf diesen Trend. Das Unternehmen befindet sich bis heute in Familienbesitz und zählt zur begehrten Gruppe der Hidden Champions.

Heute ist das Unternehmen weltweit aktiv, Kerngeschäftsfeld ist die Bildverarbeitung im B2B-Segment mit einem Fokus auf Industrie, Logistik und Verkehr. Von Standardprodukten mit jeweils kundenspezifisch erweiterbaren Modulen bis hin zu individuellen Sonderlösungen steckt VITRONIC sich gemeinsam mit Kunden Ziele und entwickelt darauf basierend komplette Lösungskonzepte. Dabei haben die Produkte eines gemeinsam: Es werden Daten durch Zeilen- oder Matrixkameras aufgezeichnet und ausgewertet. Zum Portfolio zählen unter anderem Verkehrssicherheitssysteme, AUTO-ID Lösungen in der Logistikbranche und Prüfsysteme in der Automobilindustrie.

Dass VITRONIC ausschließlich im B2B-Segment arbeitet und nur wenigen Endverbrauchern und Studienabgängern bekannt ist, entpuppte sich in der Vergangenheit zusehends als Herausforderung für das Recruiting. Insbesondere junge und hochqualifizierte Fachkräfte waren schwer zu erreichen. Noch 2017 steckte das Talent Management in den Kinderschuhen und das Unternehmen war nicht zufrieden mit der eigenen Performance gegenüber den Kandidaten. „Vor dem Launch verwalteten wir Bewerbungen noch ausschließlich mit Excel. Allerdings war eine adäquate Bearbeitung von 3.000 Bewerbungen im Jahr nicht mehr möglich. Wir entschieden uns daher, das Recruiting strategisch neu aufzubauen, damit wir der heutigen Zeit entsprechend schnell auf Bewerbungen reagieren können“, erinnert sich Manuel Wüst, HR Projektmanager für Prozesse und IT-Systeme.

Angesichts des Fachkräftemangels machte sich das Unternehmen 2019 auf die Suche nach einer Lösung, die eine bessere Ausrichtung des Recruitings an der neuen Generation von Bewerbern zuließ. Unter den eingehenden Bewerbungen fanden sich viele gute Profile, die jedoch teilweise nicht auf die jeweilige Stellenausschreibung passten. Dennoch bestand großes Interesse, diese Bewerber langfristig ins Unternehmen zu holen – sobald sich ein professioneller Fit ergab. Doch mit Excel war dies nicht zu bewerkstelligen – ein neues System musste her. Als entscheidender Knackpunkt stellte sich heraus, dass viele Bewerber bisher erst innerhalb einiger Wochen Rückmeldung erhielten – viel zu spät im Zeitalter der Instant-Response, wie jeder Nutzer sie von Echtzeit-Apps kennt. Eine weitere Herausforderung war das rasante Unternehmenswachstum, wodurch der Bedarf an Mitarbeitern permanent stieg. Auf Basis objektiver Kriterien wurden mehrere Anbieter für Softwarelösungen im Human Capital Management unter die Lupe genommen, um die optimale Lösung für die vorab definierten Anforderungen zu finden. Die Anforderungen wurden hierfür im Vorfeld definiert. Grundlage waren Lösungskonzepte aus der Perspektive der Führungsebene, der Belegschaft, dem Projektmanagement und der Geschäftsführung. Entsprechend des Anforderungskatalogs kamen vier Anbieter in die engere Auswahl – darunter auch Cornerstone, das erfolgreich aus dem anschließenden Pitch hervorging.

Reibungslose Einführung. VITRONIC unterhielt vor der Einführung keine Software im Bereich Kandidatenmanagement. Daher verlief die Cloud-basierte Implementierung der Cornerstone-Software reibungslos und ohne Kompatibilitätsprobleme, weil keine Daten aus einem anderen System übertragen werden mussten. „In dieser optimalen Ausgangssituation gewährleistete Cornerstone einen schnellen Workflow und wir konnten Cornerstone Recruiting innerhalb von sechs Monaten nutzen. Besonders gut kam bei der Einführung die Mischung aus Webtrainings, Downloads und Webex-Meetings an, was dazu beitrug, dass wir rasch umsatteln konnten“, erläutert Manuel Wüst.

Endlich eine ‚candidate journey‘. Vor der Umstellung auf Cornerstone war aufgrund der hohen Zahl der Ausschreibungen und Bewerbungen keine adäquate Kommunikation mit den Bewerbenden möglich. Durch Cornerstones Unterstützung gelingt es nun viel besser, die Kandidaten wie Kunden zu behandeln. „Uns war es wichtig, den Bewerbungsprozess konsequent aus Bewerbersicht zu betrachten. Er ist jetzt kurz, unaufwendig, spielerisch und so persönlich wie möglich“, erklärt Anja Bach, Head of HR.

Weniger Administration – mehr Sicherheit. Selbstverständlich war auch das Thema Datenschutz bei der Auswahl eines Recruiting-Systems wichtig. Schließlich ermöglichte das neue System, dass Mitarbeiter oder Kollegen ausgeschriebene Stellen extern teilen und weiterempfehlen konnten – ein potenzielles Einfallstor. Durch den von Cornerstone bereitgestellten Datenschutz und ein durchdachtes Berechtigungskonzept konnte eine durchgängige Datensicherheit bei der CloudAnwendung gewährleistet werden. Zugleich blieb das Zwischenmenschliche im Prozess erhalten.

Optimierte und transparente Prozesse. Die an manchen Stellen vorhandene Skepsis gegenüber einer digitalen Recruiting-Lösung konnte dank der großen Vorteile, die das System bietet, rasch abgebaut werden. „Hilfreich war an dieser Stelle“, so Wüst, „dass fünfzig Prozent meiner Position von Anfang an für IT-Themen in HR vorgesehen waren. Wir hatten dadurch weitere Synergieeffekte.“

Qualitätssteigerung. Ein weiteres Ziel war es, die Anzahl der qualitativ hochwertigen Bewerbungen zu erhöhen. Gemessen werden die Ziele etwa anhand von KPIs wie Reaktionszeiten oder externe Bewertungen von Kandidaten auf Kununu. „Seit der Implementierung kann VITRONIC nun 30 Prozent mehr Bewerbungen entgegennehmen und gleichzeitig managen. Und das bei gleichbleibendem Einsatz von Ressourcen“, betont Anja Bach.