Mairie de Kobe : un contenu diversifié pour encourager les employés à l'apprentissage volontaire

Pour améliorer l’environnement de développement des ressources humaines, la mairie de Kobe a mis en place un logiciel LMS (Learning Management System) et créé une plateforme de formation des employés à l’aide de Cornerstone Learning.

Utilisé par environ 14 000 collaborateurs, le LMS de la ville de Kobe est un système complet qui soutient la stratégie de développement du personnel de la ville et la transformation de sa culture organisationnelle. En centralisant la gestion de la formation en groupe et de l’apprentissage en ligne, ainsi qu’en recueillant et en exploitant les données historiques, le système favorise l’émergence d'un personnel proactif, désireux de faire évoluer ses compétences et sa carrière, dans un contexte de changement sociaux et environnementaux.

Depuis sa fondation en 1889, Kobe, ville internationale, cultive un esprit progressiste, illustré par des projets tels que le réaménagement piéton de Sannomiya et le concept Hydrogen Smart City Kobe, pour une ville décarbonée. Ces initiatives reflètent le plan de développement des ressources humaines de la mairie, qui met en avant le goût du challenge, l'esprit de leadership et la créativité.

M. Takeshi Hideshima, directeur de la section développement des ressources humaines, évoque les challenges rencontrés par la ville en matière de formation.

« La ville de Kobe a toujours considéré le développement des ressources humaines comme une priorité, et soutient différentes initiatives. Clé de voûte du développement des ressources humaines, le service chargé de la formation des employés a développé et implémenté des programmes de formation. Il a également amélioré l’environnement d’apprentissage en fonction des qualités de chaque collaborateur, en combinant formation en groupe et apprentissage en ligne. Suite aux récents changements dans nos manières de travailler et à la pandémie de Covid-19, il a fallu élargir rapidement notre programme de formation du personnel pour répondre à des besoins plus divers ; promouvoir une gestion de l’apprentissage qui encourage les employés à apprendre par eux-mêmes ; et utiliser les données d’apprentissage pour le développement des ressources humaines », explique M. Takeshi Hideshima.

Pour relever ces défis, la ville de Kobe a transformé sa plateforme de formation à l’aide d’un LMS, en ajoutant des fonctionnalités de gestion de l’historique des cours individuels, de formation centralisée et de création de contenu spécialisé.

« En tant que service chargé de la formation, nous avons décidé d'implémenter un LMS paré pour les challenges, nous permettant d'aller de l’avant au moment opportun. Le coût et l’ampleur du système étant sans précédent, nous avons choisi un système engageant, que notre personnel serait prompt à utiliser », déclare M. Hideshima.

Après avoir évalué plusieurs services, nous avons déployé Cornerstone Learning comme base pour notre nouvelle plateforme d’apprentissage du personnel. Cette gestion centralisée de la formation a amélioré l’efficacité administrative. Du point de vue des participants, la plateforme facilite l’apprentissage autonome, tandis qu'elle fournit aux administrateurs des outils permettant d’identifier, de notifier et de suivre l’historique des cours des participants potentiels. De plus, en rendant visibles l’historique des cours individuels, ainsi que les formations les plus suivies du service, le système encourage les collaborateurs à l'apprentissage auto-initié, soutenant ainsi le développement des ressources humaines.

Mme Mayumi Aso, responsable de la formation du personnel au Bureau des affaires administratives et financières, affirme que le choix de Cornerstone Learning était motivé par son interface utilisateur intuitive et ses nombreuses fonctions de gestion de l’apprentissage.

« Nous avons essayé plusieurs solutions, Cornerstone s’est distingué par sa facilité d’utilisation. Pour concevoir un LMS que le personnel souhaite utiliser, il faut le doter d’éléments attrayants et ludiques. Le design était l’un des points les plus importants pour nous. Le LMS devait être agréable à utiliser, de sorte que les collaborateurs ne l’utilisent pas simplement lors des sessions de formation qui leur sont assignées, mais aussi lorsqu’ils veulent apprendre par eux-mêmes », déclare Mme Aso.

Les différentes fonctions de Cornerstone Learning destinées à promouvoir la communication ont également été un facteur décisif de notre choix. Notamment, la fonction communauté. Elle permet aux utilisateurs de former des groupes avec d’autres apprenants et collaborateurs partageant les mêmes centres d'intérêt, afin d’approfondir l'entente mutuelle.

« Nous utilisons des outils de chat depuis un certain temps. L'expérience nous a montré qu’un environnement qui nous permet de nous consulter les uns les autres sur des sujets sortant du cadre organisationnel, mène rapidement à de meilleurs résultats commerciaux et redynamise l’entreprise. Je trouve que la fonctionnalité de communication au-delà des frontières organisationnelles est utile », a déclaré Mme Aso.

Parmi les autres fonctionnalités très appréciées, citons la « playlist » qui permet aux utilisateurs de recueillir et partager leurs contenus de formation préférés ; ainsi que la fonction badge, pour faire part de leur appréciation à ceux qui les ont aidés dans leur travail.

Le LMS de la ville de Kobe, reposant sur Cornerstone Learning, compte aujourd’hui plus de 700 modules de formation développés de manière unique. Ces ressources s’adressent principalement aux nouvelles recrues, ainsi qu’aux formations par niveaux ou à thèmes spécifiques. Les responsables de divers services, extérieurs au centre de formation du personnel, ont notamment contribué à plus de 240 modules de formations spécialisées.

« La possibilité de créer facilement des contenus spécialisés, propres à un service/section, était un prérequis. Et, comme nous l’espérions, les contenus nécessaires sont désormais créés au moment opportun. Par exemple, nous aimerions avoir plus de contenu dans des domaines spécialisés tels que la lutte contre les incendies, l’architecture et le génie civil ; et créer un environnement où la formation impactant directement le travail des collaborateurs est fournie en temps réel », déclare Mme Aso.

M. Yoshinori Sugimurawho, chargé du support LMS de la ville de Kobe au centre de formation du personnel, a ajouté : « Nous recevons un nombre croissant de demandes de la part de responsables de différents services qui souhaitent créer leur propre contenu de formation. Nous avons d'ailleurs reçu des questions spécifiques du service des incendies, ainsi que du bureau de la planification et de la coordination, concernant les configurations pour créer et enregistrer du contenu. Le recours au LMS est en train de se généraliser au sein de l’agence », a-t-il déclaré, et l’on constate une augmentation de la proactivité dans chaque service/section.

De plus, ils observent une tendance croissante à la participation volontaire des collaborateurs à des cours facultatifs. Par exemple, à la suite d'une affectation temporaire dans une entreprise privée pour suivre une formation, un membre du personnel, a partagé son expérience publiquement. Bien que le cours ne soit accessible qu’en dehors des heures de travail, près de 300 collaborateurs s'y sont connectés en l’espace d’un mois. Doté d’un moteur de recherche de contenu complet et d’un moteur de recommandation piloté par l’IA, Cornerstone Learning personnalise les suggestions de contenu éducatif en fonction des responsabilités professionnelles, des centres d’intérêt et de l’historique des cours. Cette fonctionnalité devrait stimuler davantage l’apprentissage autonome chez les collaborateurs.

La ville de Kobe intensifie le développement de ses ressources humaines en mettant l’accent sur l’innovation, le leadership et la créativité. Elle encourage ainsi la pensée flexible, pour une administration municipale réactive qui répond aux demandes de plus en plus diverses et complexes de ses citoyens. La ville a également fait part de son intention de diversifier ses effectifs, en développant son recrutement de professionnels expérimentés, s’éloignant ainsi de sa pratique actuelle d’embauche centrée sur les candidats fraîchement diplômés. Le LMS de la ville de Kobe a vocation à jouer un rôle encore plus important : celui de base pour la formation du personnel, renforçant ainsi la stratégie évolutive des ressources humaines.

Kobe City a l’intention de tirer parti de fonctionnalités telles que l’interaction communautaire, la curation de playlists et la récompense par badge, pour une meilleure communication entre collaborateurs.

« Par exemple, si un badge est remis, en signe de reconnaissance à un membre du personnel qui a contribué à résoudre un problème en fournissant des informations ou conseils, ce badge symbolise la réussite du membre du personnel qui le reçoit. La « playlist » permettra de consulter le contenu qui a été visionné par des seniors respectés et des collègues importants, ainsi que le contenu qui les intéresse. Ce contenu leur servira de point de référence pour leurs propres études. Nous aimerions ajouter des fonctions pour dynamiser ce type de communication, afin de faire du LMS un « espace vers lequel le personnel gravite naturellement », déclare Mme Aso.

Fidèle à son esprit de challenge, la ville de Kobe a exploité la puissance du système de gestion de l'apprentissage pour se doter de collaborateurs s’adaptant rapidement aux évolutions constantes de notre époque. Le LMS de la ville de Kobe incite le personnel à prendre des initiatives, en tirant pleinement parti de l’expérience utilisateur et des fonctions de Cornerstone Learning CSX. En constante évolution, le LMS de Kobe City est une plateforme de formation qui favorise l’apprentissage proactif au sein du personnel.