5 façons de simplifier la mise en conformité grâce aux modèles de formation de Cornerstone Learn

Consacrez-vous plus de temps à la gestion des missions de formation qu’à la mise en œuvre d’initiatives d’apprentissage stratégiques ?

Pour de nombreux leaders en L&D, la charge administrative liée à la gestion d’exigences de formation complexes et basées sur les rôles est accablante. Des certifications de conformité à l’intégration des nouveaux employés, chaque nouvelle exigence semble ajouter une couche supplémentaire de complexité et de risque.

Les modèles de formation offrent une méthode plus intelligente et plus évolutive pour gérer la formation requise. En centralisant, automatisant et suivant la conformité et la formation basée sur les rôles, les entreprises peuvent réduire la charge de travail manuelle, atténuer les risques et garantir que les collaborateurs restent qualifiés.

Cet article de blog explore cinq façons dont les modèles de formation simplifient la conformité et rendent vos effectifs plus agiles.

Le défi de la formation des collaborateurs d’aujourd’hui

Avec cinq générations présentes parmi les effectifs actuels, différents modèles de travail et d'exploitation, ainsi que des collaborateurs géographiquement dispersés, il est difficile pour les entreprises de faire évoluer l'apprentissage afin de répondre aux différents besoins de formation, préférences et niveaux de compétence. Les méthodes traditionnelles d'affectation des formations nécessitent souvent une connaissance approfondie du système, des mises à jour manuelles constantes et un suivi fastidieux. Les administrateurs passent des heures à configurer les exigences basées sur les rôles ou les tâches, avec les risques suivants :

• Un déploiement des formations incohérent

• Un manque de visibilité sur les personnes qualifiées

• Des manquements à la conformité qui menacent les audits et les certifications

Ces difficultés engendrent une approche réactive plutôt que proactive de l’apprentissage, ce qui entrave la capacité d’une entreprise à croître, à être productive et à être compétitive. Les entreprises doivent être en mesure de dispenser des formations aux bons collaborateurs au bon moment, non seulement pour des raisons de conformité, de certifications et de recertifications, mais aussi pour bâtir et mobiliser une main-d’œuvre productive et performante. La technologie et l'automatisation peuvent absolument aider les entreprises à y parvenir avec la précision et l'agilité dont elles ont besoin dans l'environnement actuel.

Que sont les modèles de formation ?

Les modèles de formation sont un système centralisé permettant de définir, de gérer et de déployer les formations requises en fonction des règles métier liées à des tâches, des rôles ou des postes spécifiques. Les modèles de formation garantissent que les collaborateurs, quelles que soient leur langue, leur situation géographique, leur unité commerciale et leur discipline, reçoivent une formation contextualisée et adaptée à leur rôle afin de soutenir les initiatives et les résultats en matière de conformité, de qualification et de performance. Cela permet aux entreprises de regrouper plusieurs ressources d'apprentissage afin de garantir la sécurité, la productivité et la cohérence de l'entreprise.

Les principaux avantages sont les suivants :

• Une gestion centralisée des exigences de formation

• Un déploiement automatisé à grande échelle, réduisant la duplication et les chevauchements

• L'appui de l'IA générative aide les administrateurs à créer des modèles, à générer des descriptions et même à traduire les exigences plus rapidement

• Une amélioration des rapports et de la préparation aux audits, y compris le statut de qualification et l’historique des modifications

En regroupant les exigences dans des modèles simplifiés, les entreprises gagnent à la fois en efficacité et en confiance en matière de conformité.

Optimisation de l’efficacité : principaux cas d’utilisation des modèles de formation

Intégration

Les 90 premiers jours d'une nouvelle recrue sont cruciaux car c'est à ce moment-là que les collaborateurs décident de rester ou de partir. Pour éviter les départs rapides, les entreprises doivent offrir une expérience intentionnellement conçue, percutante et accueillante.

Les nouvelles recrues peuvent automatiquement recevoir toutes les formations essentielles, allant des connaissances des systèmes spécifiques à leur poste aux cours obligatoires sur la conformité, tels que la protection des données et les codes de conduite. Les nouvelles recrues peuvent bénéficier d'une formation liée à leur poste afin d'accélérer leur mise à contribution. La formation liée au poste et la formation en cours d'emploi peuvent également être alignées sur le niveau de compétence ou d'ancienneté au sein de l'entreprise afin d'offrir des expériences pertinentes sur le plan contextuel. Les modèles de formation garantissent une intégration structurée, cohérente, évolutive et efficace.

L’intégration devrait aller au-delà de l’expérience des nouvelles recrues et inclure d’autres points d’inflexion dans le cycle de vie des collaborateurs, tels que les promotions et les mutations. Les modèles de formation peuvent être utilisés pour dispenser la formation requise aux premiers postes de direction, comme la formation contre le harcèlement ou au feedback sur les performances, ou pour les personnes qui intègrent un projet ou une initiative critique nécessitant une formation à la sécurité ou un accord de confidentialité, par exemple.

Conformité et certification

Les modèles de formation peuvent être utilisés pour dispenser des formations à la conformité à des fins de certification et de recertification au moment opportun afin de garantir la conformité. Ces formations peuvent inclure la cybersécurité, la sécurité physique, la formation des collectivités locales, ainsi que les accords de confidentialité ou de non-concurrence, etc.

Les secteurs hautement réglementés tels que la santé, les sciences de la vie ou le manufacturing peuvent utiliser des modèles de formation pour gérer les exigences de l'OSHA, de l'HIPAA, de Medicare, des dispositifs médicaux, des bonnes pratiques de fabrication (BPF) ou du RGPD.

Des règles intégrées telles que les périodes de validité, les délais de grâce et la recertification automatisée facilitent la mise en conformité sans effort.

Pour en savoir plus sur la simplification de la gestion des certifications et des accréditations, explorez les certifications et la formation continue avec Cornerstone.

Formation des clients et partenaires, et conformité

La formation peut être étendue au-delà des collaborateurs pour inclure des populations non salariées telles que les clients, les partenaires, les membres et les sous-traitants. Les entreprises peuvent utiliser des modèles de formation pour certifier leurs clients et partenaires sur leurs produits et services, ou leurs membres sur un sujet particulier, en fournissant une collection complète et ciblée de supports et d'objets d'apprentissage pour renforcer l'adoption, la maîtrise, la confiance et la fidélisation. Les modèles de formation peuvent également prendre en charge des certifications par niveaux, à mesure que les clients, les partenaires ou les membres progressent dans leurs connaissances ou leur niveau de partenariat.

Initiatives de qualification stratégiques

Pour les initiatives à grande échelle (par exemple, l’innovation, les nouveaux modèles ou lignes d’affaires ou la maîtrise de l’IA), les modèles de formation peuvent combiner des politiques obligatoires avec des parcours d'apprentissage basés sur les rôles, assurant un renforcement des compétences cohérent tout en dotant les collaborateurs des compétences pertinentes pour atteindre les objectifs et les résultats organisationnels.

Pour les entreprises qui adoptent de nouvelles technologies à l'appui d'une initiative d'innovation ou de R&D, les modèles de formation peuvent être utilisés pour dispenser une formation adaptée à un rôle, composée de multiples ressources d'apprentissage réparties selon différentes modalités et niveaux de compétence. Cela permet de respecter les échéanciers d'innovation et les prévisions de revenus. Les listes de contrôle d'observation peuvent également être utilisées pour évaluer et consigner les compétences d'un collaborateur par l'observation directe d'activités ou de comportements spécifiques.

Dans le cadre d'une initiative de maîtrise de l'IA, les modèles de formation peuvent être utilisés pour diffuser les reconnaissances de la politique d'utilisation acceptable de l'IA propre à l'entreprise, les bonnes pratiques du secteur, l'expertise interne en la matière et le contenu afin de favoriser une qualification ciblée au sein de l'ensemble des effectifs.

Reconnaissances de politiques

Les reconnaissances de politiques peuvent aller des accusés de réception du manuel du collaborateur aux codes de conduite, à la non-discrimination, à la violence dans l'environnement de travail, à la confidentialité, à la protection et à la sécurité des données, à la lutte contre la corruption, etc. Chaque entreprise doit gérer les reconnaissances de politiques pour chaque collaborateur, ce qui peut s’avérer complexe à déployer et à suivre. Il arrive parfois que des circonstances nécessitent la modification ou la création de politiques en raison de facteurs ou de changements réglementaires, environnementaux ou concurrentiels. La capacité à créer, déployer et finaliser les reconnaissances de politiques est essentielle à la fois pour la conformité et les opérations commerciales.

Grâce aux modèles de formation, les entreprises peuvent facilement attribuer et suivre les reconnaissances de politiques initiales et annuelles de manière rapide et efficace à l'échelle de l'entreprise. Cela permet de visualiser l'achèvement, de réduire les risques lors des audits, de maintenir les pratiques de sécurité et d'améliorer la capacité et les performances opérationnelles.

L’impact stratégique sur votre entreprise

• Réduisez les risques de non-conformité : Grâce aux rapports de qualification en temps réel, à la récurrence automatisée et à l’historique des modifications, vous réduisez la préparation des audits ainsi que les risques et les coûts liés à la non-conformité

• Optimisation des ressources opérationnelles : Les actions groupées, l’importation Edge et l’IA générative réduisent considérablement la charge de travail manuelle, permettant aux équipes L&D de se concentrer sur la prise de décision fondée sur les données

• Amélioration de l'expérience de l'apprenant : Le centre de formation à la conformité offre aux collaborateurs une vue d'ensemble de toutes les formations requises, des échéances et des qualifications, réduisant ainsi la confusion et améliorant les taux d'achèvement

• Optimiser la gestion de la formation : Garantir la conformité et suivre efficacement la maîtrise des compétences

Conclusion : Constituer des effectifs plus agiles et conformes

Les modèles de formation sont bien plus qu'un simple outil administratif : Ils constituent un atout stratégique pour constituer des effectifs qualifiés et conformes. Ils aident les entreprises à :

• Rationaliser les processus de mise en conformité

• Intégrer les exigences de manière transparente entre les rôles, les tâches et les postes

• Donner aux leaders, aux administrateurs et aux apprenants une vision claire et la confiance nécessaire

Arrêtez de gérer la formation, commencez à favoriser la performance.

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