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RH et pass sanitaire: les vertus du digital

Cornerstone Editors

La période complexe que nous traversons depuis mars 2020 se traduit par une grande instabilité réglementaire dans le domaine des ressources humaines. En réponse aux évolutions de la situation sanitaire, des mesures à fort impact ont été prises régulièrement par les pouvoirs publics, soumettant les services RH à une forte pression à l’adaptation. Dernier changement en date, le pass sanitaire obligatoire dans certaines professions introduit de nouvelles règles qu’il incombe à l’employeur de faire respecter. Comment développer l’agilité suffisante pour introduire en temps réel toutes ces transformations dans les processus RH ? Les solutions digitales constituent assurément une partie de la réponse.

Une crise exigeante pour les RH

La gestion Covid pèse lourdement sur les services RH. Depuis mars 2020, il a fallu repousser des sessions de formation ou les reprogrammer en distanciel, gérer le passage en activité partielle (dont les paramètres et les règles ont changé au cours du temps), gérer les arrêts et congés exceptionnels, la mise en place et l'évolution du télétravail, l'application des mesures sanitaires en lien avec la médecine du travail, au fil des nouvelles versions du protocole officiel, passer en distanciel pour les réunions, pour certaines formations, pour les recrutements... Selon une enquête Gereso, 6 DRH sur 10 estiment que leur charge de travail a augmenté, et 1 sur 2 se déclare « épuisé ».

Le juridique pèse sans doute beaucoup dans ce sentiment de surmenage : selon le baromètre 2021 des RH au quotidien (Editions Tissot), si un bon génie pouvait exaucer 3 vœux des DRH, ceux-ci lui demanderaient en premier lieu de « garantir la conformité juridique de [leurs] décisions et de [leurs] écrits » et de leur « donner les clés pour maîtriser les évolutions réglementaires » !

Le pass sanitaire, instauré par la loi du 9 août 2021 relative à la gestion de la crise, a été largement commenté. Il s’agit d’un document, électronique ou papier, que l’on doit être en capacité de montrer dans certaines circonstances. Le document atteste soit de la vaccination du détenteur (2e dose + 7 jours), soit d’un test négatif dans les 72 heures précédentes, soit d’une guérison du Covid il y a plus de 11 jours et moins de 6 mois, soit encore d’une contre-indication médicale à la vaccination. Le pass s’impose à tout le monde dans le contexte de la fréquentation de certains lieux ouverts au public, mais aussi à une partie des salariés dans leur vie professionnelle. Ce deuxième volet du pass sanitaire affecte directement les services RH.

Le pass sanitaire : quel impact sur les RH ?

Sans entrer dans le détail des questions pratiques et juridiques posées par le dispositif, les principaux points d’impact sont les suivants :

  • Définir qui sont les collaborateurs concernés. En règle générale, il s’agit des salariés, intérimaires, prestataires en contact avec le public travaillant dans les établissements qui accueillent des clients soumis à l’obligation du pass sanitaire. Les salariés qui ne sont pas en contact avec le public n’ont pas à présenter le pass. L’employeur est tenu de vérifier le statut des salariés concernés ; mais il ne doit en aucun cas contrôler les autres salariés, au risque de se mettre en faute !
  • Organiser le contrôle. Là encore, l’employeur est pris entre deux risques : celui d’en faire trop (il ne peut pas demander de justificatif d’identité, par exemple) ou celui de ne pas en faire suffisamment (le non-contrôle peut être sanctionné). Les salariés doivent être contrôlés tous les jours, avec l’application officielle ; celle-ci ne divulguant pas d’information médicale, l’employeur ne peut pas savoir si le salarié est vacciné ou s’il a juste fait un test. Un salarié qui justifie de son statut vaccinal, en revanche, n’a plus besoin d’être contrôlé.
  • Gérer les données. Là encore, il faut naviguer entre deux écueils : la protection des données et l’obligation de contrôle. Les personnes autorisées à contrôler les pass doivent être nommément désignées, et les dates et heures des contrôles consignées pour chaque service. Le secret médical doit être respecté : le salarié ne doit pas être obligé de divulguer son statut vaccinal, notamment, et l’employeur ne peut pas conserver de justificatifs médicaux. Avec une exception cependant : avec l’accord du salarié, il peut garder le justificatif de vaccination.
  • Manager les conséquences en matière de contrat de travail pour les salariés non détenteurs du pass sanitaire. Un salarié qui ne présente pas son pass ne peut pas venir travailler : son contrat est suspendu, sans rémunération ni accumulation de droits à ancienneté, jusqu’à ce qu’il puisse présenter le pass. Au bout de trois jours de suspension, l’employeur a l’obligation de le convoquer à un entretien pour trouver des solutions (changement de poste, télétravail…). A la difficulté de la situation humaine s’ajoute donc un formalisme qu’il est nécessaire de respecter.


L’apport des solutions digitales

La question du contrôle du pass sanitaire apparaît donc comme l’archétype de la problématique RH : c’est la rencontre entre le juridique, l’humain, l’économique et la gestion des données.

Techniquement, la mise en place du pass relève, en elle-même, de la gestion de l’information. Il faut identifier les personnes, collecter et conserver des données, gérer le cycle de l’information. Le digital RH apparaît comme un outil indispensable pour faire face à ces aspects pratiques, mais aussi à la dimension juridique, généralement prise en compte par les éditeurs de solutions, dont la veille bénéficie à leurs clients.

La gestion des contrats de travail, à cet égard, se trouve également facilitée par le recours à un SIRH performant, appuyé sur une expertise juridique pointilleuse : suivi des entretiens, mise à jour du statut du contrat (congés, suspension, reprise), envoi des déclarations obligatoires…

Une opération de cette ampleur, conduite dans des délais très courts et pour une durée limitée (pour le moment jusqu’au 15 novembre), implique en outre une communication interne rapide et efficace, associée à des actions de formation ciblées pour les collaborateurs concernés par le contrôle, intégrées dans le flux de travail... Là encore, les entreprises qui disposent d’une solution d’échanges collaboratifs internes et/ou d’une plate-forme de formation en ligne partent avec un avantage en matière de réactivité.

Bien sûr, beaucoup d’entreprises accueillant du public et concernées par le pass sanitaire sont des TPE et des PME. Mais de plus en plus de plates-formes permettent aux petites entreprises d’accéder à des services Saas susceptibles de répondre à leurs besoins RH et formation. Surtout, l’exemple du pass sanitaire illustre l’agilité nécessaire à toutes les entreprises pour faire face aux évolutions incessantes de l’environnement juridique, qui réagit lui-même à une situation économique, politique, sociale, technologique et sanitaire en transformation permanente. L’avènement du digital RH met cette agilité à la portée de toutes les entreprises, en combinant gestion intelligente des données, expertise RH et expertise juridique. La crise sanitaire, en contraignant les entreprises à multiplier les procédures à distance, aura sans doute permis de franchir un nouveau seuil psychologique dans l’adoption des solutions digitales RH.

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