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Learning Corner With Jeffrey Pfeffer: How to Redesign Jobs to Improve Employee Health & Company Performance

Jeffrey Pfeffer

Professor of Organizational Behavior, Stanford University

Employers today face an epidemic of workplace stress and depression that takes an enormous toll on employees and company performance. In late 2019, the American Institute of Stress pulled together "42 Worrying Workplace Stress Statistics" from a variety of sources, including Gallup, Korn Ferry and the American Psychological Association. Some of the most troubling revelations:

83% of U.S. workers suffer from work-related stress

In 2018, a third of US-based respondents visited a doctor for something stress-related

16% of workers have quit their jobs due to stress

And then there’s depression: The American Psychiatric Association reported that depression "significantly impacts productivity" (along with stress, it also leads to absenteeism, presenteeism and turnover), and the World Health Organizationnoted that it’s one of the leading causes of disability. But that’s not all: Numerous studiesshow that depression has physiological repercussions and can increase the risk of heart disease, insomnia, weight gain and other unexplained aches or pains. No wonder employers are placing more focus on employees’ mental and physical health.

But to make a difference, they—and we—need to acknowledge the causes. Research has uncovered some principal sources of workplace-induced stress, anxiety and depression:job strain resulting from a combination of high job demands and low job control,long work hours, economic insecurity due tojob loss and scheduling uncertainty, low wages that produce economic insecurity, work-family conflict, workplace bullying and harassment, perceived unfairness or a sense of injustice and a lack of social support. So how do we go about fixing these issues?

Redesigning Jobs and Work Environments to Fix the Problem

Many of the factors causing stress and burnout can be at least partly remedied if companies stop taking existing jobs and organizational arrangements as sacrosanct and engage in serious redesign initiatives. Below are two examples of businesses doing just that:

Removing Unnecessary Distractions

When I wrote a case on SAS, the largest privately owned software company in the world, I interviewed co-founder and CEO Jim Goodnight about the company’s 35-hour workweek and what made it possible. Goodnight, his VP of HR and many other SAS employees all had the same response: Few people work 35 productive hours in a week.

SAS successfully reduced distractions that wasted time by providing employees with high-quality help for their life issues. This included on-site childcare, assistance with elder care, a chief medical officer to help choose the best health providers and select health plans that didn’t bog people down with paperwork and adoption assistance.

An emphasis on employee trust and the decentralization of decision-making also eliminated endless "check-in meetings" and the need to get approval from layers of management—processes that unnecessarily consume much of people’s time.

Using Automation to Relieve Burdens

Recently, I met with the CEO of a company that is redesigning the primary care experience for both patients and providers. To be successful, he needs to reduce physician turnover and burnout (a massive problem within the industry) and to provide an outstanding patient experience by increasing doctors’ level of engagement. Doing so requires addressing a dramatic rise in bureaucratic tasks, too many hours spent at work, and the increasing computerization of practice—what some people call desktop medicine.

The company is doing something that any organization can do to reduce the wasted effort that makes long hours necessary and work stressful. I describe it as "user-centered work design." User-centered product design, which was more or less pioneered by IDEO, has become de rigueur and typically includes an almost anthropological observation of people’s product experiences.

User-centered work design takes the same form. The company has hired more than 100 software engineers—and does not use off-the-shelf software. Instead, the engineers engage with physicians to figure out what tasks can be automated to reduce doctors’ workloads and to provide doctors with software designed to be easy to use and helpful. Groups of people from all jobs and levels at the company now meet regularly to determine how to allocate work in ways that reduce stress. This helps the employees figure out what practices, tasks and operations can be eliminated without any adverse consequences.

Making a Real Commitment to Change

The number of unnecessary work tasks performed in a given day is pretty astounding. Many activities are simply leftovers from long-established policies that no longer serve a purpose. Certain processes, including some owned by human resources—think job requisitions and the now-disappearing annual performance review—do not add significant economic value. And many companies take current job designs and work arrangements for granted, thereby foregoing opportunities to seriously reduce workplace stress.

Some of my colleagues from Stanford’s School of Medicine and I conducted more than 20 interviews with supposedly leading-edge companies that have embraced a holistic definition of health and well-being and claim to understand the connections between health and economic performance. We found that most organizations consider their work environments and habits necessary and never question what they are doing or how they are doing it. For instance, one financial services firm never even considered the idea that its 100 hour work-weeks were neither mandated by law nor useful in attracting or retaining talent. No wonder workplace stress is not only high, it’s on the rise.

Job redesign to reduce stress—and thereby increase health and productivity—is not a formulaic activity. Just like product design, it requires observation, employee interactions to ascertain how to remove unnecessary tasks and consultation with the people who do the work every day.

Mostly, it requires people who refuse to accept workplace stress and depression as unchangeable and who don’t apply Band-Aids like yoga classes and stress-reduction workshops to the problem. Any organization can accomplish this if, and maybe only if, it’s willing to place employees at the center of the job redesign process.

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Riflettori su Cognita Schools e Symphony RetailAI

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Riflettori su Cognita Schools e Symphony RetailAI

Nelle aziende multinazionali, l'idea dello smart working non è certo una novità. Coordinare dipendenti sparsi fra diversi Paesi e fusi orari è da sempre parte integrante del lavoro degli uffici HR delle grandi organizzazioni. Tuttavia, gestire questo livello di complessità non è mai facile e il successo dipende dalla scelta della strategia giusta: è meglio avere diversi approcci locali decentralizzati oppure un unico approccio globale? Al di là della dimensione multinazionale, Symphony RetailAI e Cognita Schools hanno ben poco in comune. Eppure, entrambe hanno avuto successo nella gestione dei loro team globali adottando approcci simili che sfruttano una piattaforma basata sull'intelligenza artificiale. In che modo l'IA ha reso lo smart working fattibile ed efficace al tempo stesso? Sia Symphony RetailAI che Cognita Schools utilizzavano già la soluzione Cornerstone HCM, e sono partite da questa tecnologia per estendere lo smart working a tutta la forza lavoro durante la pandemia. Per molti dipendenti che lavorano in Paesi diversi ed erano già abituati allo smart working, l'utilizzo di un sistema unificato ha contribuito a snellire le comunicazioni, oltre a rendere le informazioni HR (contatti, policy aziendali e altro ancora) più facili da accedere e aggiornare. In Symphony RetailAI, i dipendenti hanno avuto accesso a materiali su temi quali salute mentale e smart working, con la possibilità di richiedere supporto secondo necessità. Dal canto suo, Cognita Schools ha integrato il proprio programma di onboarding nella piattaforma Cornerstone, agevolando i neoassunti nell'approccio al nuovo ambiente di lavoro. Come ha contribuito questo sistema al benessere mentale dei dipendenti? Symphony RetailAI e Cognita Schools hanno entrambe messo il benessere mentale in cima alla lista di priorità durante la pandemia. Symphony RetailAI ha garantito che il supporto psicologico fosse facilmente accessibile a tutti i dipendenti.L'azienda ha investito in pacchetti di formazione alla salute mentale, alcuni dei quali autogestiti, per attirare anche coloro che preferiscono aiutarsi da soli. Symphony Retail AI ha inoltre promosso la creazione di community per incoraggiare i manager a condividere conoscenze ed esperienze. Mentre Symphony Retail AI ha introdotto colloqui trimestrali nel corso di quest'anno, Cognita Schools sta già traendo beneficio da questa particolare funzionalità. Grazie ai riscontri raccolti dai dipendenti, Cognita Schools ha scoperto che i colloqui programmati a una data e un'ora specifiche creavano più stress di quanto ne avrebbero dovuto togliere. Ora i dipendenti sono liberi di farsi carico dei loro colloqui, programmandoli e spostandoli come desiderano e fissandoli con la frequenza che preferiscono. Questa flessibilità ha consentito a Cognita Schools di adattarsi alle esigenze dei propri dipendenti. Come viene utilizzata la piattaforma in Symphony RetailAI per fornire risposte e promuovere l'inclusione? Una cultura inclusiva sul lavoro è fondamentale per avere una forza lavoro sana e un'organizzazione di successo. Symphony RetailAI ha condotto un sondaggio per valutare la percezione dei dipendenti rispetto all'impegno dell'azienda a essere un datore di lavoro attento alla diversità e all'inclusione. I punteggi sono stati molto elevati, ma l'azienda vuole mantenere vivo il dialogo sulla diversità e ampliare ulteriormente le sue iniziative per promuovere una cultura inclusiva. Symphony RetailAI ha investito in pacchetti di formazione su diversità e inclusione, tra cui un corso sui pregiudizi inconsci (bias) che è diventato parte integrante del processo di assunzione. I candidati che si offrono per posizioni lavorative attraverso la piattaforma vengono anonimizzati per evitare pregiudizi nelle fasi iniziali del processo di recruitment; inoltre, il sistema viene gestito in diverse lingue. In che modo l'utilizzo di una piattaforma HR con intelligenza artificiale garantisce la raccolta e la conservazione di dati sanitari in piena sicurezza? Per Cognita Schools, le funzionalità di Cornerstone si sono dimostrate indispensabili nella fase di raccolta e conservazione dei dati sanitari. Cognita Schools aveva problemi relativi alla quantità di dati sanitari conservati in diversi sistemi, con diversi livelli di dettaglio, per scopi diversi e in luoghi diversi. L'utilizzo di un'unica piattaforma per raccogliere e conservare questi dati sensibili, dove le informazioni vengono inserite direttamente dal dipendente, ha consentito non solo di risparmiare tempo nella gestione HR, ma anche di rendere più efficienti, sicuri e conformi i processi di archiviazione e aggiornamento dei dati. Una strategia centralizzata globale ha portato numerosi benefici a Cognita Schools e Symphony RetailAI. La piattaforma Cornerstone ha consentito di ridurre le attività di amministrazione che richiedevano molto tempo e fornito ai dipendenti uno strumento semplice e intuitivo per interagire con le risorse umane a vari livelli, migliorando la loro esperienza. Informazioni su Symphony RetailAI Symphony RetailAI è tra i principali fornitori globali di soluzioni di gestione basate sull'intelligenza artificiale per la crescita del fatturato incentrate sul cliente, per distributori e produttori di beni di largo consumo lungo l’intera catena del valore. La combinazione del nostro software basato su AI leader di settore e CINDE, l’unica interfaccia AI conversazionale in linguaggio naturale del settore, fornisce agli utenti raccomandazioni prescrittive e preventive affidabili per aiutare a identificare opportunità di crescita, implementare piani operativi e raggiungere una crescita significativa dei ricavi e dei profitti. Le nostre soluzioni sono specificamente progettate per i principali ruoli decisionali che perseguono una crescita redditizia lungo l’intera catena del valore nella vendita al dettaglio, dalla fonte al consumatore. Attraverso il nostro solido ecosistema di partner, serviamo oltre 1.200 organizzazioni in tutto il mondo, tra cui 15 dei 25 principali rivenditori di prodotti alimentari, i 25 principali produttori di beni di largo consumo, migliaia di marchi retail e centinaia di catene nazionali e regionali. Symphony RetailAI è un'azienda di SymphonyAI. Per maggiori informazioni: Symphony RetailAI.

CHECKLIST dellacquirente tecnologia per la selezione del personale

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Employer branding, un aspetto da non sottovalutare. Mai.

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Employer branding, un aspetto da non sottovalutare. Mai.

Fino a non molto tempo fa, quando mi capitava di guardare i career site delle aziende, ammesso che ne avessero uno, non potevo fare a meno di notare che erano un po’ tutti uguali; descrivevano una mission aziendale con parole molto in voga, ma sostanzialmente prive di significato, e mostravano immagini di impiegati felici e sorridenti che dichiaravano quanto meraviglioso fosse il loro lavoro. Fortunatamente le cose cambiano e sempre più aziende si rendono conto che l’employer branding è cosa seria. In particolare, cresce la consapevolezza che la reputazione che una realtà si costruisce come datore di lavoro è decisiva per attirare e fidelizzare i talenti. Fare brand è in cima ai trend 2020 Non a caso, l’employer branding è una delle tendenze che caratterizzeranno le strategie delle aziende nell’anno in corso. Secondo un’indagine di Universum, la costruzione del marchio diventerà sempre più una priorità per il business e nei prossimi cinque anni le organizzazioni si concentreranno prevalentemente su questo. La capacità delle aziende di raccontarsi è infatti sempre più importante soprattutto per attrarre i talenti che, nei settori più competitivi in particolare, hanno molte opzioni fra le quali scegliere. Come mettere in atto una strategia di employer branding La cosa migliore per attrarre candidati di valore per l’organizzazione è dunque creare un branding aziendale efficace e comunicare nel miglior modo possibile cosa si fa per i propri dipendenti. Ma come fare esattamente e da dove partire? Di seguito, qualche suggerimento su alcuni passaggi apparentemente semplici ma fondamentali per sviluppare una strategia di employer branding di successo. 1. Conoscere a fondo la value proposition dell’azienda Innanzitutto, è importate concentrarsi sulla mission, i valori, la visione e la cultura dell’azienda per identificare chiaramente quali sono le esigenze e quindi comprendere quali talenti occorre acquisire per raggiungere gli obiettivi preposti. 2. Effettuare un audit del brand Non sempre le aziende sono pienamente consapevoli della propria reputazione tra le persone in cerca di lavoro o tra i dipendenti stessi. È molto utile in questi casi condurre sondaggi interni, ricerche sui social media e controllare siti come Glassdoor per leggere le recensioni di dipendenti ed ex dipendenti. Sarà quindi possibile scoprire gli elementi che le persone apprezzano di più della cultura aziendale, metterli bene in evidenza e lavorare al miglioramento degli aspetti più deboli. 3. Scrivere una employer value proposition Una volta effettuato l’audit e stilato un elenco di valori e benefici offerti dall’azienda, è consigliabile creare una employer value proposition. Una proposta di valore del datore di lavoro è un messaggio di marketing e una promessa; quindi mai dire nulla che non sia vero o che i vostri dipendenti non condividerebbero. 4. La parola ai dipendenti Se i candidati vogliono saperne di più sul vostro brand, cercano soprattutto informazioni dai vostri attuali dipendenti. Chi infatti meglio di loro potrebbe raccontare come si vive realmente nella vostra azienda? Fate parlare le vostre persone attraverso interviste e testimonianze da condividere sul sito web. 5. Non trascurate l’onboarding Instillare un'immagine aziendale positiva inizia sicuramente da un buon processo di onboarding. È fondamentale coinvolgere le persone e far sì che siano entusiaste dei loro ruoli e dei loro team sin dall'inizio. Fornire ai nuovi dipendenti le istruzioni e gli strumenti necessari per eccellere nei loro ruoli è garanzia di transizione graduale, tassi di turnover più bassi e team più produttivi. 6. Offrire formazione e sviluppo Contrariamente a quanto si possa pensare, il motivo principale per cui le persone lasciano il lavoro non sono i soldi, ma la noia. Offrendo ai dipendenti la possibilità di perseguire opportunità di apprendimento e acquisire competenze per nuovi ruoli, dimostrerete quanto sono importanti la formazione e il miglioramento continui nella vostra azienda. Date ai vostri dipendenti la possibilità di cimentarsi con nuove sfide, sarete certi che non si annoieranno e avrete tassi di fidelizzazione migliori. 7. Create iniziative di diversity e inclusion Altro elemento molto importante è il vostro impegno nella creazione di team diversi. Investire in iniziative di D&I non solo vi permette di ottenere molti vantaggi, come idee più innovative, una cultura del posto di lavoro più forte e un migliore servizio clienti, ma è fondamentale per coltivare un’immagine positiva del brand e condividerla con nuovi gruppi di persone. In conclusione, una strategia di employer branding vi consente di controllare e modificare in positivo ciò che si dice della vostra azienda, migliorando l’acquisizione e la fidelizzazione dei talenti e riducendo i costi di assunzione e il turnover dei dipendenti.

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