Blogbeitrag

Cartoon Coffee Break: Defining a Work From Home Policy

Terry LaBan

Cartoonist and Illustrator

Editor's Note: This post is part of our "Cartoon Coffee Break" series. While we take talent management seriously, we also know it's important to have a good laugh. Check back regularly for a new ReWork cartoon.

Even before the pandemic upended employees’ daily routines, workers craved flexibility. A 2018 survey found that almost a third of workers valued it more than extra vacation time or higher job titles. And beyond helping companies attract and retain employees, flexible workplace policies make companies more agile and save them money.

Nontraditional work setups due to the pandemic have shown that people need flexibility more than ever—and more than just the ability to work from home. Take a closer look at what flexibility really means when crafting work from home policies for your company.

Flexibility in the Workplace Means Different Things to Different People

Not everyone is looking for the same thing when it comes to having a flexible work arrangement. Some people may want to work from a geographical location not tied to a physical office, while others might work most efficiently outside of the typical 9-to-5, or even with their hours distributed across more or fewer days per week. Others might actually prefer having a dedicated office space outside their home to visit, even if it’s not five days per week.

The need for flexibility can come from many different places. For some, it’s about remaining productive or meshing with their best workstyles—perhaps working better at certain hours of the day or in specific environments. Others might need flexibility—whether of location, hours or accomodation—in order to care for dependents or manage a disability.

Establish Clear Boundaries Around Flexible Work

Having flexible work policies doesn’t—and shouldn’t—mean that you expect your employees to be available around the clock (or while, say, on a hike!). When considering flexible work schedules for your employees, emphasize and establish boundaries to avoid employee burnout and help them maintain a work-life balance. Encourage employees to set away messages, pause chat or email notifications or block time on their calendars when they are not available. After all, trust is key to a strong manager-employee relationship: Focus on measuring the results of your employees’ work rather than micromanaging their daily behaviors.

Finding the Best Work from Home Policy For Your Team

Crafting work from home policies will not necessarily be one-size-fits-all—you’ll likely have to make some exceptions. Know what factors are likely to impact your employees’ ability to complete work and where logistical challenges might pop up—such as managing time zones with colleagues or clients, or completing collaborative work.

Ultimately, flexibility is still one of the most important factors people consider when deciding whether to accept or remain at jobs. As you develop policies moving forward, understand what flexibility really means for your company.

Read more about how to measure productivity to find the best flexible work situations for your organization.

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Unterstützung der Mitarbeiter beim Home-Office und der Work-Life-Balance

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Unterstützung der Mitarbeiter beim Home-Office und der Work-Life-Balance

Finden Sie heraus, wie Cornerstone Ihren Mitarbeitern mit relevantem Content und einer modernen Learning-Lösung helfen kann sich in der aktuellen sowie in zukünftigen Situationen wohl zu fühlen, kooperativ und effektiv zu bleiben, egal wo sie sich befinden.

Warum bald kein Chef mehr an Home-Office vorbeikommt

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Warum bald kein Chef mehr an Home-Office vorbeikommt

Im November 2016 stellte Bundesarbeitsministerin Andrea Nahles mit dem Weißbuch „Arbeiten 4.0“ konkrete Regierungsvorschläge für die Arbeitswelt von morgen vor. Neben der Digitalisierung sind vor allem flexiblere Arbeitsmodelle vorgesehen, darunter vor allem Home-Office. Doch deutsche Unternehmen zieren sich noch davor, ihre Mitarbeiter so weit von der Leine zu lassen. Ist die Angst berechtigt? Eingeläutet wurde die Entwicklung durch eine Presseerklärung von Andrea Nahles und die Veröffentlichung des dazugehörigen Weißbuches. Die Stabsstellen im Arbeitsministerium beschäftigten sich darin konkret mit der Digitalisierung bis hin zu deren Auswirkungen auf die Demographie. Die Kernaussage: Noch hätten Deutschlands Unternehmen aufgrund der Exporte und des effizienten Wirtschaftens einen Wettbewerbsvorteil, doch dieser könnte schnell dahinschmelzen, denn die deutsche Unternehmenswelt sei einfach noch zu patriarchisch aufgestellt. Neue Ideen entwickeln sich nur langsam und werden oft geknebelt durch Bürokratie und konservative Wertvorstellungen. Auch die jüngst erschienene IDC-Studie „Future People“ diagnostizierte trotz gegenwärtig guter Lage für den Standort Deutschland eine Verknöcherung bei den Arbeitspraktiken und der digitalen Transformation. U.a. gaben nur 70 Prozent der deutschen Manager an, dass sie Remote Working fördern. In der Praxis umgesetzt wird es sogar noch seltener. Home-Office ist also einer jener Punkte, bei denen die konservative Vorstellung der deutschen Manager nicht mit der Wirklichkeit des 21. Jahrhunderts zusammenpasst. Dabei ist die Thematik um flexiblere Arbeitszeitmodelle und Home-Office eines der zentralen Themen des Weißbuches. Vereinbarkeit von Beruf und Familie als wichtigstes Kriterium Vor allem in Zeiten des demographischen Wandels und der höheren Nachfrage nach qualifizierten Fachkräften müsse endlich ein Ruck durch die deutsche Unternehmenslandschaft gehen (wie es der ehemalige Bundespräsident Roman Herzog ausdrücken würde), damit die Arbeitgeber in diesem Punkt ihre Einstellung verändern. Diese Herausforderung ist auch mit einer anderen Problematik verbunden, die sich aber durch ein Umdenken gemeinsam lösen ließe: Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie. Doch viele Arbeitgeber sträuben sich vor allem noch deshalb, weil sie fürchten, ihre Mitarbeiter nicht kontrollieren zu können. Immerhin ist nicht klar ersichtlich, ob der Mitarbeiter wirklich die abgesprochenen Stunden arbeitet. Hier gilt das Vertrauen; ein Prinzip, das vielen Managern fremd ist. Paradoxerweise regiert hier in den Chefetagen häufig die alte kommunistische Doktrin Lenins: „Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser!“ Richtig eingesetzt ist Home-Office aber ein Tool, um sowohl die Interessen von Arbeitnehmern und Unternehmen besser aufeinander abzustimmen. Denn über das Home-Office können viele Mitarbeiter sich das Arbeitsfenster in vielen Fällen selbst einteilen, um das Optimum aus sich rauszuholen. Die Kollegen wären nicht mehr von den Bürozeiten abhängig und können ganz nach ihrem eigenen Rhythmus arbeiten. So manche „Nachteulen“ sind spät am Abend schließlich besonders produktiv, während sogenannte „Early Birds“ lieber die frühen Morgenstunden nutzen möchten. Wer nicht mehr dem sozialen Jetlag der vorgeschriebenen Arbeitszeit unterliegt, arbeitet auf diese Weise effizienter und liefert bessere Ergebnisse. Am Ende steht eine höhere Produktivität und Zufriedenheit. Und zufriedene Mitarbeiter bleiben Ihrem Arbeitgeber in der Regel auch länger treu. In den Niederlanden gibt es immerhin schon einen Rechtsanspruch auf Home-Office – verständlicherweise nur in Jobsparten, wo dies auch durchsetzbar ist. Eine Reinigungskraft kann das Büro hingegen schlecht von ihrem Wohnzimmersofa aus putzen. Aber auch über ein Gesetz hinaus, gibt es in Deutschland bisher kein grundlegendes Modell, an welchem sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer orientieren könnten. Jede Form des Remote Working muss individuell und separat mit dem Chef ausgehandelt werden. Gibt der Chef seinen Segen zum Home-Office, sollten alle wichtigen Fragen entweder im Arbeitsvertrag oder in einer speziellen Home-Office-Vereinbarung geregelt werden. Sicherheit VS Gemütlichkeit Bei solch einer Vereinbarung wird etwa festgehalten, welche Aufgaben der Mitarbeiter zu Hause erledigt, in welchem Stundenumfang er dies tut und wann er etwa für Meetings in der Firma anwesend sein muss. Außerdem wird festgelegt, ob und in welchem Umfang sich der Arbeitgeber an den Kosten für das heimische Büro beteiligt. Wie das heimische Büro aussieht, darf der Arbeitgeber nicht kontrollieren, denn er darf die Wohnung seines Mitarbeiters nicht ohne Weiteres betreten. Das bedeutet allerdings auch, dass der Arbeitgeber nicht über den Gesundheitsschutz des Arbeitnehmers wachen kann. Der Mitarbeiter ist somit dafür verantwortlich, dass sein Desktop z.B. genau so steht, dass ihm nicht die Sonne in die Augen strahlt. Zu der häufig gestellten Frage, ob der Weg zur Kaffeemaschine als Arbeitsweg gilt, gibt es immer wieder gegensätzliche Rechtsurteile. Klar geregelt ist der Weg vom Schlafzimmer ins Arbeitszimmer, der als Dienstweg gilt. Wer allerdings neben der Arbeit ein paar private Touren unternimmt, zum Beispiel noch schnell etwas einkaufen geht und draußen von einem Fahrrad angefahren wird, kann dies auf keinen Fall als Arbeitsunfall deklarieren. Also aufpassen und gut informieren, was als Arbeitsweg gilt und was nicht. Und diese Arbeitswege (den Umständen entsprechend) absichern, sodass man bei einem möglichen Unfall daheim nachweisen kann, dass man alles getan habe, um die Sicherheit am Arbeitsplatz zuhause zu gewährleisten. Dabei zeigen bereits etablierte Arbeitsmodelle, dass nicht jeder Home-Office in Anspruch nehmen will, schließlich kann einem zuhause auch die Decke auf den Kopf fallen, wenn man ständig sein Privatleben um sich hat oder aus Mangel an Konversation mit den Türen spricht – da sind auch virtuelle Meetings nur ein kleiner Trost. So gibt es ähnlich wie bei Rechtsprechungen auch hier diverse Studien mit unterschiedlichen Aussagen. Eine Erhebung der Stanford University gab zum Beispiel an, dass Mitarbeiter im Home-Office im Schnitt neun Prozent produktiver sind als im Büro. Eine Studie der Vereinten Nationen hingegen fand dagegen nicht unwesentlich später heraus, dass Home-Office mehr erschöpfe als Büroarbeit. Zwar wird auch dem Home-Office zugebilligt, dass es für bessere Konzentration sorgt, aber genau dies powere die Mitarbeiter aus. Zudem würden sie unbewusst Überstunden machen, da Arbeit und Privates nicht mehr so leicht zu trennen sind. Home-Office und Digitalisierung gehören zusammen Einen befürchteten Run auf das Arbeitsmodell müssen Manager also nicht befürchten. Jedoch können im Zeitalter der Globalisierung und Digitalisierung Arbeitgeber es sich nicht mehr lange erlauben, von den Arbeitnehmern Flexibilität zu verlangen, aber die Arbeitsumgebungen des Unternehmens so dynamisch aufzustellen, wie der Felsen von Gibraltar. Dennoch können Unternehmen, die sich vor Home-Office zieren, den Mitarbeitern zumindest in den eigenen vier Firmenwänden mit modernen Büros wie den Co-Working-Spaces etwas entgegenkommen. Dennoch ist keine Methode so günstig wie das Home-Office, da man hier den Angestellten kein Raum – nicht einmal ein Großraum-Büro – zur Verfügung stellen muss. Selbst die einmaligen Kosten für die Unterstützung und Einrichtung des heimischen Büros liegen weit unterhalb einer jeglichen Miete. Das Gefühl des Loslassens von Seiten des Arbeitgebers ist ähnlich einzustufen, wie die mangelnde Digitalisierung. Beides erfordert Neuerungen und noch neueres Denken, aber beide Inhalte stellen zwei Seiten sind Teil von ein und derselben Herausforderung. Die Überschrift müsste also eigentlich lauten: „Warum an der Digitalisierung bald kein Chef mehr vorbeikommt“. Dabei müssen Manager gerade im Kampf um die besten Fachkräfte in Zeiten des demographischen Wandels die Zeichen der Zeit erkennen. Denn der angebliche Fachkräftemangel ist eher ein Transformationsprozess – ausgelöst auch durch die Urbanisierung. High-Performer lassen sich via Home-Office auch in der entlegensten Region Deutschlands anheuern. Die Manager müssen einfach nur loslassen können. Und für den Anfang würden sich Home-Office-Lösungen auch erstmal in Teilzeit anbieten – man muss ja nicht direkt auf volle 100 Prozent gehen. Zu oft wird die Heimarbeit zwar in Verbindung gebracht, dass die Mitarbeiter nie mehr wieder ins Büro einkehren werden, doch häufig ist das Home-Office nur ein Ausdruck des flexiblen Arbeitens. Natürlich können die Kollegen weiterhin fünf Tage die Woche in die Firma kommen, aber wenn es das Wetter mit Glatteis auf der Straße oder ein krankes Kind im Bett nicht erlaubt, das Haus zu verlassen, wäre jeder Chef dankbar, wenn er vorher solche eine Vereinbarung für Heimarbeit getroffen hätte. Wenn die Mitarbeiter nämlich aus solchen oder ähnlichen Gründen dann nicht in die Firma eintrudeln, fallen sie für den Tag ganz aus. Das flexible, unabhängige Arbeiten könnte auf diese Weise sogar Werktätigen zu Gute kommen, deren Beruf eigentlich überhaupt kein Home-Office zulässt. Mitarbeiter im Retail oder Manufacturing-Sektor zum Beispiel. Es bleibt die Frage, ob in ferner Zukunft die Arbeitsprozesse bereits so entschlackt und modernisiert werden, dass selbst eine Kassiererin irgendwann Managerin ihrer eigenen Arbeitszeiten wird – oder ob am Ende immer noch die Firmenorganisation alles regeln will. Ob es nach der bevorstehenden Bundestagswahl überhaupt ein Gesetz wie in den Niederlanden geben wird, welches auf dem Weißbuch basiert, ist fraglich. Es steht in den Sternen geschrieben, ob Frau Nahles ihre Vision wird umsetzen können oder ob sich das Weißbuch letztendlich als zahnloser Papiertiger herausstellt.

Warum Video-Konferenzen schlauchen und wie man Abhilfe schaffen kann

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Warum Video-Konferenzen schlauchen und wie man Abhilfe schaffen kann

Schöne neue Arbeitswelt. Dank Corona muss sich niemand mehr für den Job ordentlich stylen. Denn beim Home-Office ist es ziemlich egal, ob man in Jogginghose und T-Shirt vor dem Rechner hockt. Auch sind viele sehr froh darüber, dass sie sich nun das Pendeln im Auto oder der überfüllten U-Bahn sparen können. Dafür zoomt und skypt derzeit die gesamte Wirtschaft – schließlich haben die vergangenen Monate gezeigt, dass Videokonferenzen nicht nur so manche teure Geschäftsreise ersetzen können, sondern ebenfalls viele Meetings, Briefings oder sonstige Besprechungen im Team, bei denen man zumindest physisch anwesend sein musste. In so manchem Kalender jagt jetzt ein Zoom- oder Skype-Termin den nächsten. Und was am Anfang noch neu und irgendwie aufregend war, wurde zur täglichen Routine und damit für manche auch zu einer Belastung. Experten haben bereits ein neues Phänomen identifiziert: die neue Zoom-Müdigkeit. Video-Konferenzen gehören in den meisten Unternehmen spätestens seit dem Pandemie-bedingten Lockdown zum Alltag. Auf diese Weise lassen sich die Kollegen von einer völlig neuen Seite kennenlernen, weil man beim Zoomen oder Skypen mit den anderen das improvisierte Büro auf dem Küchentisch sieht oder jetzt weiß, was der Teamleiter so alles im Bücherregal stehen hat – oder sogar wie das Kinderzimmer aussieht. Das kann mitunter sogar recht unterhaltsam sein. Das Netz ist voll von Videos, die zeigen, wie Haustiere oder Kleinkinder geschäftliche Video-Konferenzen sprengen. Auch waren alle anfangs hochmotiviert bei der Sache. Jeder wollte so seinen Beitrag leisten, dass in der Krisensituation alles weiterläuft und das Unternehmen möglichst unbeschadet über die Runden kommt. Und schnell wurde eine sehr praktische Seite erkannt: Mit Zoom oder Skype lassen sich deutlich mehr Termine an einem Tag wahrnehmen als vor der Pandemie. Und damit beginnen auch die Probleme. Zwischenmenschliches bleibt auf der Strecke Eines der größten Probleme ist dabei das Gefühl vieler Mitarbeiter, ständig erreichbar sein zu müssen. Das erzeugt Druck auf Mitarbeiter im Home-Office und damit oft auch in Video-Konferenzen in Serie. Nicht wenige verzichten auf ihre Mittagspause oder sonstige kleine Fluchten, um mal für einen paar Minuten abzuschalten und sich zu sammeln. Oder sie sind rund um die Uhr verfügbar, weil das Unternehmen auf Märkten in verschiedenen Zeitzonen aktiv ist. Dass der Jetlag jetzt wegfällt, ist da nur ein schwacher Trost. Denn all das Zoomen und Skypen erzeugt neue Formen von Stress, die vorher eher unbekannt waren. Vor allem das Deuten der Körpersprache seiner Gesprächspartner in der Video-Konferenz schlaucht. Das jedenfalls hat der Verhaltensforscher Professor Gianpiero Petrigrili von der INSEAD Business School herausgefunden. Mimik, Gestik und der Klang der Sprache sind nicht so offensichtlich wie im Face-to-Face-Gespräch, weshalb deutlich mehr Energie dafür aufgewendet werden muss, sein Gegenüber auf dem Bildschirm auch „richtig“ zu verstehen. Zudem gibt es in den Konferenzen in der realen Welt immer wieder Möglichkeiten, sich für kurze Momente auszuklinken. Virtuelle Begegnungen dagegen erlauben einem diese Freiheiten nicht. Und da ist noch dieser Moment, wo man auf „Meeting verlassen“ klickt. Dann stellt sich ein abruptes Gefühl des Alleinseins ein, wie es die Professorin Jutta Rump, Direktorin am Institut für Beschäftigung und Employability, auf den Punkt bringt. Die Möglichkeiten eines informellen Austauschs wie sie nach einer persönlichen Begegnung üblich sind, fallen also gänzlich weg. Während also auf der Sachebene Videokonferenzen fantastische Tools sind, um Informationen auszutauschen und Themen anzupacken, bleibt das Soziale eher auf der Strecke. Für den Teamgeist kann das mitunter verheerend sein. Kleine Maßnahmen helfen bereits Dabei reichen einige simple Maßnahmen bereits, um die Situation zu entschärfen, weniger Stress aufkommen zu lassen und es sich gegenseitig einfacher zu machen, ohne Reibungsverluste zu kommunizieren. Das beginnt mit einem Entzerren des Terminplans. Niemand sollte von einer Video-Konferenz zur nächsten umschalten, ohne nicht mindestens eine Viertelstunde Pause dazwischen einzulegen – die Augen werden es einem danken. Auch muss nicht jede Besprechung am Bildschirm stattfinden. Das gute alte Telefon reicht manchmal völlig aus und verhindert eine Reizüberflutung. Die Mediations-Experten Noam Ebner und Jeff Thompson empfehlen darüber hinaus den Gebrauch einer expliziten Körpersprache sowie einer Sitzposition, die es dem Gegenüber einfacher machen, Mimik und Stimmungen zu deuten. Natürlich muss das Ganze wohldosiert zum Einsatz kommen, um nicht vom Wesentlichen abzulenken oder als Gezappel zu wirken. Schweigen ist ein weiterer Killer bei Video-Konferenzen. Denn während es im Gespräch im realen Leben völlig normal ist, kurze Pausen einzulegen, geraten auf Zoom oder Skype alle schnell in Panik, dass ein technisches Problem vorliegt, wenn bereits 1,2 Sekunden Verzögerung bei der Übertragung des Gesprochenen auftreten, wie eine Studie belegt. Etwas Gelassenheit kann da nicht schaden. Aber auch wildes Durcheinanderreden nervt gewaltig. Sinnvoll ist neben einer Begrenzung der Teilnehmerzahl daher die vorherige Festlegung einer Tagesordnung und klarer Regeln. So sollte man sich durch ein Zeichen mit der Hand zu Wort melden oder manche Fragen ausschließlich über einen betreuten Chat stellen. Das vermeidet Stress und Chaos. Aber nach Feierabend sollte endgültig Schluss sein. Wer darüber hinaus in seiner Freizeit soziale Kontakte vor allem über Video-Chat pflegt, sorgt selbst dafür, dass sich die Zoom-Müdigkeit zwangsweise einstellt.

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