How to Convert Instructor-Led Training to Virtual Classroom

Steve Dobberowsky

Director, Strategy and Value Service, Cornerstone

"Just deliver the training online!"

That’s easy for your boss (or your boss’s boss) to say. But successfully converting instructor-led training (ILT) to a virtual classroom setting takes real work. Traditional methodologies are going to need a makeover, and developing ways to foster real human connection will be critical. In the midst of an unprecedented period of transformation and disruption, the importance of having truly effective training and development can hardly be overstated.

Cornerstone recently partnered with the Training Officers Consortium (TOC) for a wide-ranging and insightful session designed to provide tactical and practical tips for making the conversion from ILT to the virtual classroom.

There were many helpful takeaways from my discussion with host Melissa Chambers, director of online instruction at MSC Consulting, and Chris King, Chief Technologist at TOC, and I’ve highlighted some of my favorites below. To take a deeper dive into the full presentation, please access the on-demand recording.

ILT-to-Virtual Is Not a One-for-One

One of the common pitfalls when translating pre-existing in-person training to synchronous online training is believing that the virtual session should be a near-clone of its predecessor.

"Just because it was an eight-hour, full-day course does not mean that it needs to be an eight-hour, full-day course again," Chambers said. And really, who would want to participate in an eight hour—full-day course virtually? Moving online means it's necessary to rethink the best way to format the course from many different angles.

Make Sure You Get Regular Feedback

When you’re in an instructor-led session, you’re usually paying attention to the body language and eye contact of your learners as indicators of engagement. Since those are less clear online, you need to proactively build opportunities for interaction into your virtual classroom. Set the expectation for participation at the outset of the session and then be sure to check in with participants regularly throughout.

"You’re training them to know that you’re going to be asking something of them on a regular basis so they’re less tempted to multitask while they’re in the virtual classroom," King said.

While it may seem difficult to know whether your participants are truly engaged, Chambers and King pointed out that you also don’t necessarily know who’s engaged in an in-person classroom, either (despite nonverbal hints).

Time Is Different Online Than It Is Face-to-Face

Some things are faster online, while others are much slower. While it’s great to have participants get to know each other, a round-the-horn virtual introduction with webcams can easily eat up a significant chunk of your presentation time. Think about tools that will maximize time efficiency; it’s much faster to do introductions via chat, for example.

Have a Deliberate Design

"You certainly need to bring a little bit of project management discipline to this and have a deliberate design—and focus—on what you’re trying to accomplish," King reminded us.

Whether you’re thoroughly grounded in instructional design or just kind of winging it, you need to have a plan in place. What is your technology? How long are your sessions? Exactly who will be involved? Do you need a producer, a moderator and an instructor to deliver the session successfully? These are all important factors to consider ahead of time.

Design First... Then Select the Tools

Everyone loves a shiny, new toy, and some platforms are packed with tools that make for fun experiments and engaging user experiences. It can be tempting to think, We have these cool widgets, so let’s have a breakout room and some whiteboarding.

Instead, let your design light your path. What do you want your learners to be able to do at the end of the session? What do you really need for engagement? You’re looking to reduce the cognitive load of both your students and facilitators. If people are worried about how to use a dozen unfamiliar tools, they aren’t going to be absorbing the content or having an effective learning experience.

During our discussion, one of our attendees even chatted us some great advice: "Don’t build your outfit around your socks!"

After you select your tools, practice on them! All of your teachers’ and coaches’ advice holds true here: Practice makes perfect!

Facilitators: Mitigate Virtual Lurking and Ask Open-Ended Questions

While there is no literal back row in a virtual classroom, you may encounter the occasional disengaged learner slouching and tuning out of your training. Maybe they never turn their camera on or they never talk in chat. This doesn’t necessarily mean they aren’t engaged, to be sure, but if interactivity is important, facilitators may need to solicit it.

As Chambers pointed out, facilitators run into a potential pitfall with questions. Be wary of closed questions that can be easily dispatched with a simple "yes" or "no." Even if you ask an open-ended question, like "Do you have any questions?" you are likely to be met with crickets. (Don’t be afraid of occasional crickets, especially during online training, as it can take participants a few seconds to gather their thoughts and type a response or take themselves off mute.)

She suggests providing a succinct option for hand-raising—e.g., "Do you have any questions? If so, please click the green check for ’yes’ or the red x for ’no.’" This allows people to virtually raise their hand without going too far out on a limb. Also, note that extroverts dominate voice-driven Q&A, so try to mix it up between audio and text.

Always, Always Have a Plan B!

If you watch the recorded presentation, you will see a lengthy list of the ways that a session can get upended for even the best-prepared presenter. Chambers, for example, once had a puppy eat through a computer cable prior to an online session, leaving her without a power cord. Talk about a twisted version of "my dog ate my homework"! But, hey, electricity goes out sometimes. Demo sites refuse to load. Sessions fail to record. Have a Plan B!

In addition to thinking through some contingency plans, make peace with the fact that it’ll never go perfectly. If you do, you’ll be in good company, and the chances for a successful virtual session are much greater.

The full session is available on-demand and includes many more tips and details about the six guiding principles that Chambers and King see as the key to a successful conversion to the virtual classroom. I hope you find it useful in helping make your work easier and more impactful.

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Wann sind Arbeitsbedingungen wirklich flexibel?


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Nicht erst seit der Corona-Pandemie in den Jahren 2020 bis 2022 stellt sich für viele Unternehmen die Frage nach der Flexibilisierung von Arbeitsort und Arbeitszeit. Aber gerade jetzt stehen Unternehmen vor der besonderen Herausforderung, wie sie mit dem Thema Homeoffice umgehen wollen. Es scheint eine große Unsicherheit in dieser Frage zu geben. Man rätselt, wie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zurück ins Büro geholt werden können und ob dies überhaupt als sinnvoll erscheint. Hier gehen die Meinungen weit auseinander. Nun stelle man sich in einem kleinem Gedankenexperiment folgende Situation vor. Ein Unternehmen entschließt sich dazu, die Frage nach der Flexibilität von Arbeitszeit und Arbeitsort den Teams zu überlassen: „Ihr entscheidet selbst, wie Ihr die Dinge handhaben wollt und was für Euch als sinnvoll erscheint. Findet eine Regel für Euch und handelt danach. Wir erwarten nur, dass Ihr Euch irgendwie einigt“. Ein Team folgt dem Aufruf, stimmt sich ab. Unterschiedliche Aspekte werden in Erwägung gezogen und man kommt nach einer intensiven Debatte zu der gemeinsamen Einigung, dass alle Mitglieder des Teams jeden Tag von 9 bis 16 Uhr im Office erscheinen. Würden wir in diesem Fall von flexiblen Arbeitsbedingungen sprechen? Die Antwort lautet: Ja. Schließlich konnten die Mitglieder des Teams frei und flexibel entscheiden, wie sie es haben wollen. Die Antwort lautet aber zugleich: Nein. Offensichtlich haben hat sich das Team für feste Arbeitszeiten im Office entschieden. Was jetzt? Haben wir es hier mit einem Paradox zu tun? Die Lösung dieses logischen Problems liegt in der Unterscheidung zweier Arten von Regeln. Es gibt die Regel erster Ordnung. Sie beschreibt, wie die Dinge tatsächlich geregelt sind. Im hier beschriebenen Fall sind die Arbeitszeiten ganz offensichtlich fest geregelt. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erscheinen jeden Tag von 9 bis 16 im Office. Dann gibt es die Regel zweiter Ordnung. Sie regelt, wer die Regeln wie aufstellt. In gewisser Weise ist dies eine Metaregel – eine Regel über den Umgang mit Regeln. Das klingt zugegebenermaßen etwas philosophisch, ist aber äußerst praktisch. Im hier beschriebenen Gedankenexperiment entscheiden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter selbst über die Regeln. Es könnte auch die Geschäftsführung sein oder eine andere Autorität innerhalb des Unternehmens. Führt man diesen Gedanken fort, gelangt man zu vier, einfachen Konstellationen. Erstens, das Unternehmen entscheidet über die Arbeitsbedingungen und legt fest, dass die Mitarbeiter zu festen Zeiten an einem festen Ort sein müssen. Das ist die klassische, eher paternalistische Variante. Zweitens, das Unternehmen entscheidet über die Arbeitsbedingungen und räumt der Belegschaft ein hohes Maß an Selbstbestimmung ein – „Ihr könnt arbeiten wo und wann Ihr wollt“. Das wäre Arbeitsflexibilität nach Gutsherrenart. Die Mitarbeiter dürfen selbst bestimmten, weil es eine übergeordnete Autorität ihnen gnädig erlaubt. Drittens, die Mitarbeiter bestimmen selbst über die Flexibilität ihrer Arbeitsbedingungen und sie entscheiden sich für feste Arbeitszeiten und feste Arbeitsorte. Dies ist der im obigen Gedankenexperiment beschriebene Fall, eine Art selbstbestimmte Fixiertheit. Viertens, die Mitarbeiter bestimmten selbst über die Flexibilität ihrer Arbeitsbedingungen und sie entscheiden sich für Selbstbestimmtheit. Verfolgt man die öffentliche Diskussion rund um das Thema Arbeitsflexibilität und Homeoffice, dann scheinen die ersten beiden Konstellationen implizit im Raum zu stehen. Reflexartig geht man davon aus, dass das Unternehmen, der Betriebsrat oder irgendeine andere Autorität über die Arbeitsbedingungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entscheidet. Auf ihren Schultern ruht die Verantwortung. Was ergibt Sinn? Wie können wir (die Autorität) es den Mitarbeitern recht machen? Wie gehen wir mit der Vielfalt individueller Präferenzen um? Wo ist der gemeinsame Nenner? Auf diese Fragen gibt es allerdings keine Antwort, die für alle Betroffenen, einschließlich der Kunden und Lieferanten zufriedenstellend sein wird. Zu vielfältig sind die Rahmenbedingungen, die Aufgaben, Anforderungen, Lebenssituationen etc. Vermutlich kann man die Frage nach der richtigen und sinnvollen Flexibilisierung der Arbeit nicht für alle Mitarbeiter lösen, wenn man nur die Regel erster Ordnung in Betracht zieht. Entscheidend ist die Frage, wer, wie über die Regeln entscheidet, also die Regel zweiter Ordnung. Dies führt zu einer gänzlich anderen Diskussion und zu anderen Schlussfolgerung als das Problem, wie man Dinge am Ende für Alle gleichermaßen regeln soll. Einfach ist diese Diskussion nicht. Wollen wir es einfach den Mitarbeitern selbst überlassen oder braucht es eine Ansage „von oben“? Am Ende bedeutet echte Arbeitsflexibilität, die Arbeitsbedingungen den Teams zu überlassen, worauf immer sie sich einigen.

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