Rathaus von Kobe: Vielfältiger Content motiviert Mitarbeitende zum freiwilligen Lernen

Um das Umfeld für die Entwicklung von Humanressourcen zu verbessern, führte die Stadt Kobe ein Learning Management System (LMS) ein und entwickelte mit Cornerstone Learning eine Schulungsplattform für seine Mitarbeitenden.

Das LMS der Stadt Kobe, das von rund 14.000 Mitarbeitenden genutzt wird, ist ein umfassendes System, das die Personalentwicklungsstrategie der Stadt unterstützt und die weitere Transformation der Organisationskultur fördert. Durch die zentrale Verwaltung von Gruppenschulungen und E-Learning sowie durch die Erfassung und Nutzung von Verlaufsdaten fördert das System die Bereitschaft der Beschäftigten, ihre Kompetenzen und ihre Karriere inmitten des gesellschaftlichen Wandels aktiv voranzutreiben.

Seit ihrer Gründung im Jahr 1889 hat Kobe, eine Stadt mit internationalem Flair, einen fortschrittlichen Geist gepflegt, der sich in Projekten wie der fußgängerfreundlichen Neugestaltung von Sannomiya und dem Konzept "Hydrogen Smart City Kobe" für eine dekarbonisierte Stadt zeigt. Diese Initiativen spiegeln den Basisplan zur Entwicklung der Humanressourcen der Stadt wider, dessen Schwerpunkt auf Tatkraft, Führung und Kreativität liegt.

Takeshi Hideshima, Chief of the Human Resource Development Section, spricht über die Herausforderungen der Stadt im Bereich der Weiterbildung.

"Die Stadt Kobe hat die Entwicklung der Humanressourcen stets als vorrangiges Ziel betrachtet und fördert diesbezüglich verschiedene Initiativen. Als Eckpfeiler der Personalentwicklung hat das Staff Training Office Schulungsprogramme entwickelt und implementiert und das Lernumfeld entsprechend den Eigenschaften der einzelnen Mitarbeitenden verbessert. Dabei wird eine Kombination aus Gruppenschulungen und E-Learning eingesetzt. Aufgrund der jüngsten Veränderungen in der Arbeitswelt und durch die Covid-Pandemie besteht jedoch ein dringender Bedarf, das Schulungsprogramm für die Mitarbeitenden zu erweitern. Ziel dabei ist, den unterschiedlichen Bedürfnissen gerecht zu werden, das Learning Management so zu präsentieren, dass die Mitarbeitenden zum eigenmotivierten Lernen angeregt werden, und Lerndaten für die Personalentwicklung zu nutzen", so Takeshi Hideshima.

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, erneuerte die Stadt Kobe ihre Schulungsplattform mithilfe des LMS und ergänzte sie mit Funktionen für die Verwaltung individueller Kursverläufe, zentralisierte Schulungen und die Erstellung spezifischer Inhalte.

"Als für die Weiterbildung zuständige Abteilung haben wir uns für die Einführung eines LMS entschieden, das fördert und fordert, um zum richtigen Zeitpunkt einen Schritt nach vorne zu machen. Das System war hinsichtlich Kosten und Umfang ein beachtliches Unterfangen. Daher haben wir uns für ein System entschieden, das vor allem unsere Mitarbeitenden motiviert, es auch zu nutzen", so Hideshima.

Nachdem wir mehrere Angebote evaluiert hatten, implementierten wir Cornerstone Learning als Grundlage für eine neue Plattform zur Personalschulung. Das zentrale Management der Schulungen verbesserte die administrative Effizienz. Aus Sicht der Teilnehmenden erleichtert die Plattform das selbstgesteuerte Lernen. Gleichzeitig stellt sie den Administratoren Tools zur Verfügung, mit denen sie potenzielle Teilnehmende identifizieren und benachrichtigen sowie deren Kurshistorie beobachten können. Darüber hinaus soll das System durch die Visualisierung der individuellen Kursverläufe und der am häufigsten besuchten Kurse der jeweiligen Abteilung das eigeninitiierte Lernen der Mitarbeitenden fördern und so die Personalentwicklung unterstützen.

Mayumi Aso, Chief of the Staff Training Office of the Administrative and Financial Affairs Bureau, erklärt, dass die intuitive Benutzeroberfläche und die umfassenden Learning-Management-Funktionen ausschlaggebend für ihre Entscheidung für Cornerstone Learning waren.

"Wir haben mehrere Systeme ausprobiert, aber Cornerstone hat uns durch seine Benutzerfreundlichkeit überzeugt. Um ein LMS zu implementieren, das von den Mitarbeitenden auch genutzt wird, ist es wesentlich, dass man es gerne öffnet und das Lernen damit Spaß macht. Design war einer der wichtigsten Punkte für uns, um das LMS benutzerfreundlich zu gestalten, sodass die Mitarbeitenden damit nicht nur die ihnen zugewiesenen Schulungen absolvieren, sondern es auch für selbständiges Lernen nutzen wollen", sagt Aso.

Ein weiterer entscheidender Faktor für die Wahl waren die verschiedenen Funktionen von Cornerstone Learning zur Förderung der Kommunikation. Eine dieser Funktionen ist die Community-Funktion, mit der sich Nutzer in Gruppen mit anderen Trainees und Mitarbeitenden mit ähnlichen Interessen zusammenschließen können, um das gegenseitige Verständnis zu vertiefen.

"Wir nutzen schon seit einiger Zeit Chat-Tools. Aufgrund dieser Erfahrungen war uns klar, dass eine Umgebung, in der wir uns organisationsübergreifend miteinander beraten können, schnell zu besseren Geschäftsergebnissen führen und die Organisation beleben würde. Ich finde, dass die Funktionalität, die eine organisationsübergreifende Kommunikation ermöglicht, sehr nützlich ist", sagt Aso.

Ebenfalls sehr beliebt sind eine Playlist-Funktion, mit der Benutzer für sie interessante Schulungsinhalte sammeln und mit anderen teilen können, sowie eine Badge-Funktion, mit der Benutzer anderen, die ihnen bei ihrer Arbeit geholfen haben, ein wertschätzendes Feedback geben können.

Das LMS der Stadt Kobe auf Grundlage von Cornerstone Learning umfasst mittlerweile über 700 eigens entwickelte Schulungsmodule. Diese Ressourcen richten sich in erster Linie an neue Mitarbeitende, bieten aber auch niveau- und themenspezifische Schulungen. Vor allem Führungskräfte aus verschiedenen Abteilungen außerhalb des Staff Training Centers haben zu mehr als 240 dieser spezialisierten Schulungsmodule beigetragen.

"Die Möglichkeit, ganz einfach spezialisierte Inhalte nach Abteilungen/Bereichen zu erstellen, war eine Anforderung, auf die wir uns von Anfang an konzentriert haben. Und wie wir gehofft hatten, werden die erforderlichen Inhalte jetzt bedarfsgerecht erstellt. Wir möchten zum Beispiel die Inhalte in Spezialbereichen wie Brandbekämpfung, Architektur und Bauingenieurwesen ausbauen und ein Umfeld schaffen, in dem Schulungen, die direkt auf die Arbeit der Mitarbeitenden anwendbar sind, in Echtzeit angeboten werden", erklärt Aso.

Yoshinori Sugimura, der für den Support des LMS der Stadt Kobe im Staff Training Center verantwortlich ist, fügt hinzu: "Wir erhalten immer mehr Anfragen von Managern verschiedener Abteilungen, die ihre eigenen Schulungsinhalte erstellen möchten. So haben wir von der Feuerwehr und dem Planungs- und Koordinierungsbüro spezifische Fragen hinsichtlich Konfigurationen zum Erstellen und Registrieren von Inhalten erhalten. Das LMS wird in der Behörde definitiv immer weiträumiger eingesetzt". Man verzeichnet einen Anstieg der proaktiven Bemühungen jeder einzelnen Abteilung bzw. jedes Bereichs.

Darüber hinaus beobachtet man eine zunehmende Tendenz zur freiwilligen Teilnahme der Mitarbeitenden an nicht obligatorischen Kursen. So veröffentlichte beispielsweise ein Mitarbeiter, der zu Ausbildungszwecken vorübergehend in einem privaten Unternehmen eingesetzt wurde, seine Erfahrungen. Obwohl der Kurs nur außerhalb der Arbeitszeiten zugänglich war, nahmen innerhalb eines Monats etwa 300 Mitarbeitende daran teil. Ausgestattet mit einer umfassenden Content-Suche und einer KI-gesteuerten Empfehlungs-Engine liefert Cornerstone Learning maßgeschneiderte Vorschläge für Lerninhalte auf der Grundlage von beruflichen Aufgaben, Interessengebieten und früheren Kursen. Diese Funktion wird die Mitarbeitenden voraussichtlich noch stärker zum autonomen Lernen anregen.

Die Stadt Kobe intensiviert ihre Personalentwicklung mit dem Schwerpunkt auf Innovation, Führung und Kreativität und fördert flexibles Denken für eine schnelle kommunale Verwaltung, die den zunehmend vielfältigen, komplizierten und komplexen Anforderungen ihrer Bürger gerecht wird. Die Stadt hat außerdem ihre Absicht bekundet, ihre Belegschaft zu diversifizieren, indem sie verstärkt erfahrene Fachkräfte einstellt und sich damit von ihrer derzeitigen, auf Hochschulabsolventen ausgerichteten Einstellungspraxis abwendet. Das LMS von Kobe wird eine noch bedeutendere Rolle als Kern der Mitarbeiterschulung spielen und diese sich entwickelnde Personalstrategie untermauern.

Die Stadt Kobe beabsichtigt, u. a. Funktionen wie die Interaktion mit der Community, die Zusammenstellung von Playlists und die Vergabe von Badges zu nutzen, um die Mitarbeiterkommunikation zu verbessern.

"Wenn zum Beispiel ein Badge als Zeichen der Anerkennung an einen Mitarbeitenden vergeben wird, weil er mit Informationen und Ratschlägen bei der Lösung eines Problems geholfen hat, steht das Badge für den Erfolg des Mitarbeitenden, dem es verliehen wurde. Die Playlist wird verwendet, um Inhalte zu markieren, die von angesehenen Führungskräften und namhaften Kolleg:innen angesehen wurden, sowie Inhalte, die für sie selbst von Interesse sind, als Referenz für ihre eigenen Studien. Wir würden gerne Funktionen hinzufügen, die diese Art der Kommunikation beleben, um das LMS zu einem "natürlichen Ort für die Mitarbeitenden" zu machen, so Frau Aso.

Die Stadt Kobe stellt sich der Herausforderung und nutzt die Leistung des Lernmanagementsystems, um eine Belegschaft zu entwickeln, die sich schnell an unsere sich ständig verändernde Zeit anpassen kann. Das LMS von Kobe City ermöglicht es den Mitarbeitenden, die Initiative zu ergreifen und die von Cornerstone Learning CSX angebotenen Erfahrungen und Funktionen voll zu nutzen. Es wird ständig weiterentwickelt und stellt eine Schulungsplattform dar, die das proaktive Lernen der Mitarbeitenden fördert.