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Dear ReWorker: How Do I Successfully Communicate Policy Changes to Employees?

Suzanne Lucas

Founder, Evil HR Lady

Dear ReWorker,

With all the new laws, policy changes and recommendations lately, I feel like our handbook needs to be updated every three days. How do we successfully communicate these changes to employees? Given the high volume, it feels like more people are going to ignore them.

Signed,

Clearing Things Up

_____________________

Dear Clearing Things Up,

In the past four months, you’ve probably implemented and adjusted about 400 policies, sometimes changing the same one back and forth multiple times. When even the CDC reverses course on mask usage, how on earth is your Human Resource department supposed to keep up?

While you’re furiously researching new guidelines, double-checking with your employment attorney and scouring the internet for best practices, it’s possible to forget the most critical step: communicating with staff. (Luckily, you seem to be on top of that.)

Communicating policy changes can be tricky, especially when it’s information that employees need to know and act on immediately. Here are some ideas for getting that information out.

1. Don’t Use HR Speak

"The EEOC has declared COVID-19 a direct threat, and, as such, there is a suspension of the ADA when it comes to medical tests at work. You will have your temperature taken every morning."

That first sentence is your justification for why you’re taking temperatures, but your staff doesn’t know about the EEOC, direct threats or the ADA. Making that the focus of a policy change announcement will most likely make employees’ eyes glaze over, and they’ll miss out on critical information.

2. Lead With the What, Not the Why

Instead, lead with the action, or the "what." The "why," or your reason for putting a policy in place, is obviously important. It’s the larger problem you’re trying to solve, while the "what" is what you’ve painstakingly chosen as the best possible solution. Employees, however, are generally less interested in the "why"—especially when there are a lot of new policies to review.

Try this language: "During the pandemic, we will be taking temperatures every morning before you enter the building. Anyone with a fever of X or above or with other COVID-19-related symptoms (outlined below) will be sent home to recover."

Then, you can add more details, such as whether they will receive sick pay or not, how long they need to stay home and if they need to contact their doctor.

For hand-sanitizing standards, you could simply write, "Help keep everyone safe! Use the provided hand sanitizer when you arrive at work and every time you step out of your office." This messaging is clear and understandable.

3. Vary How You Distribute New or Updated Policy Information

If you have an online handbook and you simply update it, precisely no one will read it. If everyone has a company email address (though this isn’t the case as often as you might think it is), sending the policy change via email can be effective, but not completely. Consider some of the following channels as well.

  • Post a sign on the fridge in the breakroom (if workers are back on site).
  • Ask managers to communicate directly to their staff.
  • Send out a text message.
  • Mail information to employees’ homes.
  • Share in an all-hands meeting.
  • Share in a corporate messaging system, like Slack.
  • Do all of the above.

But when should you use which method?

Determining how to distribute information depends on how you typically communicate. If you regularly send out information via text message, this is a good way to go. If you’ve never done it before, employees may feel like it’s a weird invasion of privacy. If employees are coming back to work in three months, consider sending hard copy information to their houses ahead of their return. This will give them plenty of time to review the changes—but if they start tomorrow, this technique won’t work. Figure out where employees gather, what has been effective in the past and how you can track the exchange of information.

Depending on how significant a policy change is, getting it out there effectively can require multiple steps. In some instances, you may need proof that everyone has seen and understood it. Managers might have to oversee the collection of signed forms or ask employees log into the company website to acknowledge they’ve read it.

4. Prepare for Questions

No matter how much effort you go through to explain a new policy, you’ll get people who signed without reading, tuned out when their manager spoke or deleted the email unread. You’ll get people complaining that they were never told, that the policy is unfair and that you are a careless person for enforcing it. Be prepared. Do your best to answer questions and provide backup for the change—even if the how, what and why were all clearly explained in your communications.

People don’t like change, and there has been too much lately. Making sure you cover all your bases when you communicate a policy shift will help things go much more smoothly.

For more information on how to help your organization adapt, stay informed, and build a workplace strategy now and beyond this crisis, you can access these resources provided by industry experts and Cornerstone clients and partners.

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3 habilidades que cada empleado necesita en 2020 (y más allá)

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3 habilidades que cada empleado necesita en 2020 (y más allá)

El auge de la tecnología en los puestos de trabajo hace que muchos empleados busquen adoptar nuevas habilidades para no quedarse atrás, como la codificación o el análisis de datos. Pero estas habilidades probablemente tendrán una vida útil corta. La inteligencia artificial ya ha sido entrenada para codificar, lo que significa que ni siquiera el trabajo de un desarrollador está a salvo de futuras interrupciones. Mientras tanto, nuestras habilidades sociales, como la empatía y la comunicación, necesitan urgentemente nuestra atención. Eso es porque, aunque la tecnología tiene como objetivo impulsar la eficiencia, ahorrar tiempo, aumentar la productividad, nos está provocando estrés. Y bajo el estrés, es difícil practicar habilidades como la empatía. En lugar de entender que algunas personas tardan más que otras en adaptarse al cambio, por ejemplo, los directivos pueden ejercer mucha presión contra un empleado que se está quedando atrás. El empleado, a su vez, podría sentirse más resistente a una iniciativa de cambio debido al estrés que ya está experimentando en el trabajo. Pero a medida que la tecnología sigue cambiando nuestra forma de trabajar, estas soft skills (habilidades blandas) -específicamente: adaptabilidad, proporcionar retroalimentación y empatía- asegurarán que los empleados puedan seguir trabajando juntos para resolver problemas. Al desarrollar una práctica regular para cada uno de ellos, los managers y los empleados pueden adaptarse mejor a los cambios del puesto de trabajo de hoy en día, como el auge de la macroeconomía o el aumento de las fusiones y adquisiciones. Estas habilidades ayudan a los empleados a mantenerse al margen de las tendencias pasajeras y los cambios continuos y les dan poder de permanencia. El cambio es constante, por lo que hay que adaptarse Aunque el cambio es un proceso habitual de la vida, la gente no suele adaptarse bien a él. Parte de la razón se describe en el ciclo de cambio de Ann Salerno, que muestra que todos experimentamos sentimientos de miedo y pérdida cuando nos enfrentamos por primera vez al cambio. Piensa en el anuncio de una adquisición de fusión, por ejemplo: Con él, los empleados sienten la pérdida del status quo, el miedo a posibles despidos, la incertidumbre sobre los nuevos miembros del equipo o la tecnología. De hecho, la mayoría de las fusiones y adquisiciones fracasan, y a menudo se debe a la falta de preparación y adaptabilidad para tal cambio. Pero el cambio es la nueva normalidad en nuestra era digital. Para ver el éxito con la trasformación como en las fusiones y adquisiciones, necesitamos practicar la adaptabilidad, empezando por la aceptación de esos sentimientos de pérdida, miedo y duda. Saber que estos son temporales y trabajar para tomar medidas accionables hacia una nueva normalidad, donde todos cosecharán los beneficios del cambio. El objetivo es pasar más rápidamente de esas etapas iniciales a experiencias más productivas con el cambio, que vendrán con la práctica. Cada vez que tu empresa experimente un cambio, grande o pequeño, reconócelo y discútelo. Reúnete regularmente con los equipos para discutir las iniciativas de cambio en curso. Al mantener a los empleados conscientes de lo que se avecina, pueden prepararse para ello, e incluso ser buenos en la transformación. Dar feedback ya no es el trabajo del manager, sino el de todos. Así como cambia el cómo y el dónde trabajamos, también cambia la dinámica de la oficina. En todas las industrias, los títulos se han disipado y hay menos ordenes de arriba hacia abajo. Más gente está trabajando a distancia. Y más oficinas están contratando trabajadores con habilidades especializadas para proyectos a corto plazo. Como resultado, las típicas cadenas de dar feedback ya no son efectivas; en su lugar, cada empleado necesita ser capaz de aceptar el feedback desde todos los ángulos y saber cuándo ofrecerlo también. Como manager de muchos, he recopilado técnicas para dar feedback que pueden ser aplicada a todos los niveles: Primero, tomar el tiempo para conocer a los compañeros y sus fortalezas y debilidades. Esto ayudará a construir una relación y hacer que la retroalimentación sea justa y coherente. Luego, fijar un objetivo. Este paso es crucial: Al establecer expectativas específicas al principio, es más fácil determinar si es necesario o no un feedback crítico - si alguien no cumplió con las expectativas, mantener una conversación. Empatía: la mejor manera de manejar cualquier tipo de cambio La empatía es la capacidad de examinar una situación desde la perspectiva de otro para comprender mejor su reacción o lucha. Y en nuestros siempre cambiantes lugares de trabajo es más que una simple habilidad suave, es una superpotencia. De hecho, un estudio señala que el 92% de los empleados creen que la empatía está infravalorada en su lugar de trabajo. La empatía permite a los empleados acercarse a los demás con amabilidad y comprensión primero, y dejar de lado el estrés o la frustración que puedan estar experimentando en este nuevo mundo de trabajo. Al practicar la empatía, tanto los managers como los empleados pueden hacer espacio para que todos procesen los cambios, por ejemplo. Esto significa no emular la frustración - a través del lenguaje corporal, las palabras o el tono de voz - cuando algunos son lentos para adaptarse. Para ejercer más empatía, comienza por verificarlo contigo mismo. Crea una cita semanal en el calendario y dedica tiempo a pensar dónde practicaste la empatía dentro o fuera de la oficina. ¿Tuviste un ataque de rabia cuando alguien te cortó el paso en el tráfico? ¿Arremetiste contra un compañero de trabajo remoto al que no podías contactar cuando lo necesitabas? Siéntate y piensa dónde practicó y no practicó la empatía, observa tus errores y piensa en formas de cambiar tus respuestas inmediatas. Ya no se prevé la incorporación de la innovación tecnológica en el lugar de trabajo, y los empleados tendrán que seguir adaptándose a los cambios resultantes. Pero en medio de toda esta variabilidad, hay una solución constante: perfeccionar nuestras capacidades humanas innatas. El hecho es que la IA y los robots no pueden practicar la empatía, la resistencia o la comunicación reflexiva de la misma manera que los humanos. 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