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Preparing for a More Flexible World of Work

Carol Anderson

Founder, Anderson Performance Partners

Every so often, I become overwhelmed by how much our world has changed in the past decade. We don't wait for snail mail anymore because email arrived, and all but replaced it. And even emails are now getting replaced by messaging tools that allow us to discuss business issues with all the appropriate stakeholders and come to a decision in a matter of minutes.

As a result, a remote workforce is more realistic than ever. For example, I have a client whose leadership team is scattered across the eastern United States, yet they interact with each other (virtually) more often than they do with colleagues down the hall.

Other phenomena are changing the way companies do business as well. When customers are upset, for example, they post a review on TripAdvisor. The same goes for disgruntled employees—they go straight to Glassdoor.

Still, despite some of these changes, we continue to cling to 40-hour work weeks, brick-and-mortar workplaces and budget planning cycles that distract everyone from real work for a month.

Perhaps it's time to challenge some of those strongly-held paradigms and consider a more flexible world of work. After all, if we've seen so much change already—image what the next decade holds.

Boston College recently published a study that defines various types of workplace flexibility, including flex schedules, reduced hours and flexible work spaces. The research also identified an idea new to me called ROWE, or a Results Only Work Environment. What a concept! Define the work to be done, and pay for that alone. Think about how freeing that could be—no overtime, no schedules and actual business results.

2016 research study found that "workers who are allowed to have a voice in the hours and location of their work not only feel better about their jobs, but also less conflicted about their work-to-family balance." Forgive me, but duh.

So how can organizations begin to challenge the status quo? Here's what they need to do.

Define the Work

As leaders and HR executives, we do a poor job of defining expected results. We offer job descriptions with specific duties, but the process of setting expectations, providing feedback and redirecting where necessary is infrequent and often inept.

That won't cut it in a flex workforce. We have to get better at expressing clear expectations, and following through on them.

Pinpoint the Role of Leadership

Leaders today seldom realize how critical their roles are. They rail against setting expectations, giving feedback and holding their employees accountable—that's likely because today's performance management process doesn't work.

The latest research argues for more frequent, two-way performance dialogue. But unless leaders see the value in it, have the necessary skills to implement it and make time for it, even revamped processes will still generate management frustration.

It's leadership's responsibility to set expectations, provide feedback and evaluate results. It has to start at the top.

Provide Tools, and Teach the Skills Needed to Use Them

It's up to HR to not only provide leaders with key tools, but also demonstrate their value and usefulness. One employer I worked with had a massive and robust SharePoint site with access to resources for dealing with change management, giving feedback and holding effective meetings. But these resources were dormant. Leaders either didn't know they needed them, or simply didn't know how to use them.

If we want to evolve to a more flexible workplace, leaders have to lead effectively in a consistent and appropriate manner.

The message to HR? Provide tools, sell their benefits, coach leaders on their value and, of course, teach leaders how to use them. Whether it's an introductory class or a quick coaching session, guidance makes all the difference.

Photo: Creative Commons

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3 habilidades que cada empleado necesita en 2020 (y más allá)

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3 habilidades que cada empleado necesita en 2020 (y más allá)

El auge de la tecnología en los puestos de trabajo hace que muchos empleados busquen adoptar nuevas habilidades para no quedarse atrás, como la codificación o el análisis de datos. Pero estas habilidades probablemente tendrán una vida útil corta. La inteligencia artificial ya ha sido entrenada para codificar, lo que significa que ni siquiera el trabajo de un desarrollador está a salvo de futuras interrupciones. Mientras tanto, nuestras habilidades sociales, como la empatía y la comunicación, necesitan urgentemente nuestra atención. Eso es porque, aunque la tecnología tiene como objetivo impulsar la eficiencia, ahorrar tiempo, aumentar la productividad, nos está provocando estrés. Y bajo el estrés, es difícil practicar habilidades como la empatía. En lugar de entender que algunas personas tardan más que otras en adaptarse al cambio, por ejemplo, los directivos pueden ejercer mucha presión contra un empleado que se está quedando atrás. El empleado, a su vez, podría sentirse más resistente a una iniciativa de cambio debido al estrés que ya está experimentando en el trabajo. Pero a medida que la tecnología sigue cambiando nuestra forma de trabajar, estas soft skills (habilidades blandas) -específicamente: adaptabilidad, proporcionar retroalimentación y empatía- asegurarán que los empleados puedan seguir trabajando juntos para resolver problemas. Al desarrollar una práctica regular para cada uno de ellos, los managers y los empleados pueden adaptarse mejor a los cambios del puesto de trabajo de hoy en día, como el auge de la macroeconomía o el aumento de las fusiones y adquisiciones. Estas habilidades ayudan a los empleados a mantenerse al margen de las tendencias pasajeras y los cambios continuos y les dan poder de permanencia. El cambio es constante, por lo que hay que adaptarse Aunque el cambio es un proceso habitual de la vida, la gente no suele adaptarse bien a él. Parte de la razón se describe en el ciclo de cambio de Ann Salerno, que muestra que todos experimentamos sentimientos de miedo y pérdida cuando nos enfrentamos por primera vez al cambio. Piensa en el anuncio de una adquisición de fusión, por ejemplo: Con él, los empleados sienten la pérdida del status quo, el miedo a posibles despidos, la incertidumbre sobre los nuevos miembros del equipo o la tecnología. De hecho, la mayoría de las fusiones y adquisiciones fracasan, y a menudo se debe a la falta de preparación y adaptabilidad para tal cambio. Pero el cambio es la nueva normalidad en nuestra era digital. Para ver el éxito con la trasformación como en las fusiones y adquisiciones, necesitamos practicar la adaptabilidad, empezando por la aceptación de esos sentimientos de pérdida, miedo y duda. Saber que estos son temporales y trabajar para tomar medidas accionables hacia una nueva normalidad, donde todos cosecharán los beneficios del cambio. El objetivo es pasar más rápidamente de esas etapas iniciales a experiencias más productivas con el cambio, que vendrán con la práctica. Cada vez que tu empresa experimente un cambio, grande o pequeño, reconócelo y discútelo. Reúnete regularmente con los equipos para discutir las iniciativas de cambio en curso. Al mantener a los empleados conscientes de lo que se avecina, pueden prepararse para ello, e incluso ser buenos en la transformación. Dar feedback ya no es el trabajo del manager, sino el de todos. Así como cambia el cómo y el dónde trabajamos, también cambia la dinámica de la oficina. En todas las industrias, los títulos se han disipado y hay menos ordenes de arriba hacia abajo. Más gente está trabajando a distancia. Y más oficinas están contratando trabajadores con habilidades especializadas para proyectos a corto plazo. Como resultado, las típicas cadenas de dar feedback ya no son efectivas; en su lugar, cada empleado necesita ser capaz de aceptar el feedback desde todos los ángulos y saber cuándo ofrecerlo también. Como manager de muchos, he recopilado técnicas para dar feedback que pueden ser aplicada a todos los niveles: Primero, tomar el tiempo para conocer a los compañeros y sus fortalezas y debilidades. Esto ayudará a construir una relación y hacer que la retroalimentación sea justa y coherente. Luego, fijar un objetivo. Este paso es crucial: Al establecer expectativas específicas al principio, es más fácil determinar si es necesario o no un feedback crítico - si alguien no cumplió con las expectativas, mantener una conversación. Empatía: la mejor manera de manejar cualquier tipo de cambio La empatía es la capacidad de examinar una situación desde la perspectiva de otro para comprender mejor su reacción o lucha. Y en nuestros siempre cambiantes lugares de trabajo es más que una simple habilidad suave, es una superpotencia. De hecho, un estudio señala que el 92% de los empleados creen que la empatía está infravalorada en su lugar de trabajo. La empatía permite a los empleados acercarse a los demás con amabilidad y comprensión primero, y dejar de lado el estrés o la frustración que puedan estar experimentando en este nuevo mundo de trabajo. Al practicar la empatía, tanto los managers como los empleados pueden hacer espacio para que todos procesen los cambios, por ejemplo. Esto significa no emular la frustración - a través del lenguaje corporal, las palabras o el tono de voz - cuando algunos son lentos para adaptarse. Para ejercer más empatía, comienza por verificarlo contigo mismo. Crea una cita semanal en el calendario y dedica tiempo a pensar dónde practicaste la empatía dentro o fuera de la oficina. ¿Tuviste un ataque de rabia cuando alguien te cortó el paso en el tráfico? ¿Arremetiste contra un compañero de trabajo remoto al que no podías contactar cuando lo necesitabas? Siéntate y piensa dónde practicó y no practicó la empatía, observa tus errores y piensa en formas de cambiar tus respuestas inmediatas. Ya no se prevé la incorporación de la innovación tecnológica en el lugar de trabajo, y los empleados tendrán que seguir adaptándose a los cambios resultantes. Pero en medio de toda esta variabilidad, hay una solución constante: perfeccionar nuestras capacidades humanas innatas. El hecho es que la IA y los robots no pueden practicar la empatía, la resistencia o la comunicación reflexiva de la misma manera que los humanos. Este matiz diferenciará a los empleados, e incluso se convertirá en un punto clave, ya que la interrupción se acelera en la próxima década.

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