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Why Public Sector Compliance Management Needs an Upgrade

Steve Dobberowsky

Director, Strategy and Value Service, Cornerstone

The public sector is facing a crisis. Despite being tasked with overseeing and ensuring compliance across industries, government agencies and organizations often don't have a handle on their own internal compliance practices. In fact, less than half of public sector HR teams have implemented an automated solution to help them manage their compliance efforts, relying instead on siloed, outdated management tools like spreadsheets.

Progress is being made as the public sector starts to adopt automation, but the process is gradual. According to "State of Human Capital in Management and Government," a report by HCMG, WBR Insights and Cornerstone OnDemand, 62 percent of government employees said their organization is currently investing in technology to support digital transformations, or will be in the next 12 months. Still, even as AI and data-enabled software starts to simplify processes and procedures throughout certain departments, HR teams are often last on the list for upgraded technology, including compliance tools.

Confronted with tight budgets that can change at any given moment and initiatives that are often delayed due to new leadership, it can be difficult for HR professionals in the public sector to get approval to implement new solutions, but with compliance management on the line, they simply can't afford to wait any longer. To change the status quo, it will be up to HR leaders to prioritize these innovations by demonstrating the difference that automation can make. After all, effectively implementing modern, automated compliance tools can improve efficiency and help HR teams keep up with changing laws, while giving workers an opportunity to apply the human touch where it counts.

Doing More in Less Time

According to the report, the majority of HR teams are spending 36 to 60 percent of their time on managing compliance requirements, but a new age compliance tool can take many tasks off their plates. For example, automated compliance systems track internal policy and security documents documents and enable HR departments to create controls within the software that are specific to their organization. If an employee or manager forgets to take very sensitive and critical compliance training, an AI powered compliance tool can not only flag this issue, but also remind that employee directly with an automated email. The tool also is capable of escalating any notices should the employee not complete the compliance activity as needed. With these systems and processes in place, employees would get back time to focus on more strategic tasks, such as hiring and people management.

Change won't come overnight—the public sector has historically been slower to innovate than its industry peers, and much of that is the result of a reluctance of people in power to embrace change. Yet, millennials are now the largest generation in the U.S. workforce, and they're bringing with them a technology-first mindset—after all, many of them don't remember a world without computers. As more millennials obtain positions of power in the public sector, the industry will start to see the use of automation increase.

Keeping Up With Changing Regulations

Government agencies and organizations face specific challenges when it comes to compliance, as processes can change based on budget cuts or administration priorities. Even for organizations that have been proactive in implementing these tools, the nature of how the government operates can complicate things.

Jessica Lynch, Director of Human Capital Strategy and Management for Logistics & Industrial Operations at Naval Air Systems Command has experienced these challenges firsthand.

"What's frustrating is when the regulations are just changed," Lynch said in the HCMG report. "Some of them change so frequently. You have to go back and reprogram your system." Lynch has found that deploying automated systems into her organization's compliance strategy has been integral in helping mitigate many of these challenges.

"Once you have a process set up, and that is the nice part of automation, you don't need to keep doing it," she said. "The system will enforce that for you." With the right solutions, employees can take control of the work that matters—and handover the manual processes to automation.

Aligning Humanity and Technology

Many long-time employees remain concerned about the rise of automation because they fear their jobs may be at stake, but on the contrary, automation can help employees and leaders do their job better. "The reality is that we've got a lot of tenured leaders and supervisors in the federal government who still think in terms of people management and knowledge management from the human perspective and less on how technology enables those processes," says Dr. Rebecca Ayers, Manager of Performance Management Solutions at the Office of Personnel Management."

These concerns are valid—a report from McKinsey global institute predicts that automation could take over 800 million jobs globally by 2030. But despite these frightening statistics, new technology will still require a human element.

Lynch says automated systems will evolve the role of compliance subject matter experts. These tools will continue to rely on humans to implement, analyze and communicate across systems.

With the right solutions, employees at these organizations can take control of the work that matters — and hand over the manual processes to automation.

Photo: Creative Commons

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3 habilidades que cada empleado necesita en 2020 (y más allá)

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3 habilidades que cada empleado necesita en 2020 (y más allá)

El auge de la tecnología en los puestos de trabajo hace que muchos empleados busquen adoptar nuevas habilidades para no quedarse atrás, como la codificación o el análisis de datos. Pero estas habilidades probablemente tendrán una vida útil corta. La inteligencia artificial ya ha sido entrenada para codificar, lo que significa que ni siquiera el trabajo de un desarrollador está a salvo de futuras interrupciones. Mientras tanto, nuestras habilidades sociales, como la empatía y la comunicación, necesitan urgentemente nuestra atención. Eso es porque, aunque la tecnología tiene como objetivo impulsar la eficiencia, ahorrar tiempo, aumentar la productividad, nos está provocando estrés. Y bajo el estrés, es difícil practicar habilidades como la empatía. En lugar de entender que algunas personas tardan más que otras en adaptarse al cambio, por ejemplo, los directivos pueden ejercer mucha presión contra un empleado que se está quedando atrás. El empleado, a su vez, podría sentirse más resistente a una iniciativa de cambio debido al estrés que ya está experimentando en el trabajo. Pero a medida que la tecnología sigue cambiando nuestra forma de trabajar, estas soft skills (habilidades blandas) -específicamente: adaptabilidad, proporcionar retroalimentación y empatía- asegurarán que los empleados puedan seguir trabajando juntos para resolver problemas. Al desarrollar una práctica regular para cada uno de ellos, los managers y los empleados pueden adaptarse mejor a los cambios del puesto de trabajo de hoy en día, como el auge de la macroeconomía o el aumento de las fusiones y adquisiciones. Estas habilidades ayudan a los empleados a mantenerse al margen de las tendencias pasajeras y los cambios continuos y les dan poder de permanencia. El cambio es constante, por lo que hay que adaptarse Aunque el cambio es un proceso habitual de la vida, la gente no suele adaptarse bien a él. Parte de la razón se describe en el ciclo de cambio de Ann Salerno, que muestra que todos experimentamos sentimientos de miedo y pérdida cuando nos enfrentamos por primera vez al cambio. Piensa en el anuncio de una adquisición de fusión, por ejemplo: Con él, los empleados sienten la pérdida del status quo, el miedo a posibles despidos, la incertidumbre sobre los nuevos miembros del equipo o la tecnología. De hecho, la mayoría de las fusiones y adquisiciones fracasan, y a menudo se debe a la falta de preparación y adaptabilidad para tal cambio. Pero el cambio es la nueva normalidad en nuestra era digital. Para ver el éxito con la trasformación como en las fusiones y adquisiciones, necesitamos practicar la adaptabilidad, empezando por la aceptación de esos sentimientos de pérdida, miedo y duda. Saber que estos son temporales y trabajar para tomar medidas accionables hacia una nueva normalidad, donde todos cosecharán los beneficios del cambio. El objetivo es pasar más rápidamente de esas etapas iniciales a experiencias más productivas con el cambio, que vendrán con la práctica. Cada vez que tu empresa experimente un cambio, grande o pequeño, reconócelo y discútelo. Reúnete regularmente con los equipos para discutir las iniciativas de cambio en curso. Al mantener a los empleados conscientes de lo que se avecina, pueden prepararse para ello, e incluso ser buenos en la transformación. Dar feedback ya no es el trabajo del manager, sino el de todos. Así como cambia el cómo y el dónde trabajamos, también cambia la dinámica de la oficina. En todas las industrias, los títulos se han disipado y hay menos ordenes de arriba hacia abajo. Más gente está trabajando a distancia. Y más oficinas están contratando trabajadores con habilidades especializadas para proyectos a corto plazo. Como resultado, las típicas cadenas de dar feedback ya no son efectivas; en su lugar, cada empleado necesita ser capaz de aceptar el feedback desde todos los ángulos y saber cuándo ofrecerlo también. Como manager de muchos, he recopilado técnicas para dar feedback que pueden ser aplicada a todos los niveles: Primero, tomar el tiempo para conocer a los compañeros y sus fortalezas y debilidades. Esto ayudará a construir una relación y hacer que la retroalimentación sea justa y coherente. Luego, fijar un objetivo. Este paso es crucial: Al establecer expectativas específicas al principio, es más fácil determinar si es necesario o no un feedback crítico - si alguien no cumplió con las expectativas, mantener una conversación. Empatía: la mejor manera de manejar cualquier tipo de cambio La empatía es la capacidad de examinar una situación desde la perspectiva de otro para comprender mejor su reacción o lucha. Y en nuestros siempre cambiantes lugares de trabajo es más que una simple habilidad suave, es una superpotencia. De hecho, un estudio señala que el 92% de los empleados creen que la empatía está infravalorada en su lugar de trabajo. La empatía permite a los empleados acercarse a los demás con amabilidad y comprensión primero, y dejar de lado el estrés o la frustración que puedan estar experimentando en este nuevo mundo de trabajo. Al practicar la empatía, tanto los managers como los empleados pueden hacer espacio para que todos procesen los cambios, por ejemplo. Esto significa no emular la frustración - a través del lenguaje corporal, las palabras o el tono de voz - cuando algunos son lentos para adaptarse. Para ejercer más empatía, comienza por verificarlo contigo mismo. Crea una cita semanal en el calendario y dedica tiempo a pensar dónde practicaste la empatía dentro o fuera de la oficina. ¿Tuviste un ataque de rabia cuando alguien te cortó el paso en el tráfico? ¿Arremetiste contra un compañero de trabajo remoto al que no podías contactar cuando lo necesitabas? Siéntate y piensa dónde practicó y no practicó la empatía, observa tus errores y piensa en formas de cambiar tus respuestas inmediatas. Ya no se prevé la incorporación de la innovación tecnológica en el lugar de trabajo, y los empleados tendrán que seguir adaptándose a los cambios resultantes. Pero en medio de toda esta variabilidad, hay una solución constante: perfeccionar nuestras capacidades humanas innatas. El hecho es que la IA y los robots no pueden practicar la empatía, la resistencia o la comunicación reflexiva de la misma manera que los humanos. 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