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HR-Controlling im Recruiting (Teil I): Prozessorientierte KPIs auf dem Prüfstand

Sascha Grosskopf

Senior Manager, Field Marketing EMEA at Cornerstone OnDemand

Statistiken und KPIs mögen nicht jedermanns Sache sein. Doch gerade im Recruiting spielen Kennzahlen eine wichtige Rolle. Sie helfen, den Recruiting-Mix zu optimieren und die Personalbeschaffungsstrategie exakt auf die Zielgruppe auszurichten. Doch welche Kennzahlen sind zum Anfang wichtig. Und lässt sich auch der Erfolg eines Mitarbeiters nach Unterzeichnung des Arbeitsvertrags tatsächlich sinnvoll messen?

In einem älteren Blogbeitrag haben wir uns mit KPIs im Recruiting bereits auseinandergesetzt. Aus mehreren Studien stach dabei hervor, dass nicht einmal jedes zweite Unternehmen sein Recruiting gezielt oder effizient kontrolliert. Erklärt wurde dies einerseits mit der einhergehenden Transparenz – Recruiter hegen verständlicherweise eine Antipathie dagegen, ihre Erfolge und Misserfolge klar offenzulegen – andererseits wird auch ein hohes Maß an Unwissenheit und Skepsis gegenüber der Statistik und der IT ins Feld geführt. Natürlich geht es im Recruiting zu allererst um die Menschen. Doch ohne Kennzahlen wird es nur sehr schwer funktionieren, exakt die Bewerberzielgruppe zu erreichen, die ein Unternehmen erreichen will. Daher ist Controlling im Recruiting heutzutage eigentlich unverzichtbar. Doch welche KPIs sind als Basis besonders wichtig, um den Recruitingprozess messbar zu machen und zu analysieren? Hier muss man vor allem zwischen zwei Arten von KPIs entscheiden.

Einmal die Klassischen KPIs, welche eine empirische Analyse des Prozesses generieren. Die bekannteste Kennzahl hierzu stellen die Costs-per-Hire dar. Sie geben die Gesamtkosten an, die je nach Stellenbesetzung für die Firma im Schnitt anfallen und können je nach Spezifizierung auch in weitere Kategorien klassifiziert werden. Mit diesen wollen wir uns im vorliegenden Blogbeitrag beschäftigen. Auf der anderen Seite gibt es die sogenannten Impact-KPIs, welche weniger die Kosten und Quantität des Recruiting, sondern weitaus mehr die Qualität im Fokus haben. Diese KPIs gehen über den klassischen Bewerbungsprozess hinaus, denn sobald der Recruiting-Prozess mit allen Stakeholdern aufgesetzt ist, können die Parameter gemessen werden – ist das Recruiting mit einem Talent Management-System verbunden oder gar integriert, ergeben sich viele strategische Werte, die den Einfluss des Recruitings auf den Unternehmenserfolg darstellen. Die bekannteste Kennzahl in diesem Fall stellt die Quality-of-Hire dar. Sie beschreibt beispielsweise eine Performance-Evaluation der Neueinstellungen nach einem festgelegten Zeitraum und kann auch ideal mit der Aufschlüsselung nach Beschaffungskanal bzw. nach verantwortlichem Recruiter kombiniert werden. Diese Parameter werden in einem separaten Blogbeitrag weiter beleuchtet.

Doch zunächst zurück zu den klassischen KPIs – es folgt hier eine Auswahl weiterer bekannter Kennzahlen, die jedes Unternehmen eigentlich schon als Starter-Kit immer auf Abruf haben sollte:

Time-to-Application: Wie lange dauert es für einen Kandidaten von der Stellenaussschreibung bis zum Absenden der Bewerbung? Wieviele Barrieren werden Bewerbern in den Weg gelegt, die die Absprungquote erhöhen? Sind „Apply With“-Funktionen eingesetzt?

Time-to-Fill: Beschreibt die Zeit, die von der Personalbedarfsmeldung bis zur Besetzung einer Stelle, benötigt wird (im Idealfall auch bis zum Arbeitsantritt des neuen Mitarbeiters).

Cost-of-Vacancy: Definiert die Kosten einer spezifischen, unbesetzten Stelle pro Tag und ermöglicht es, die Besetzungsprioritäten objektiv zwischen Jobprofilen abzuwägen. Auf diese Weise können auch die Gesamtkosten aller nicht-besetzten Positionen ins Verhältnis zum jährlichen Personalmarketing-Etat gebracht werden.

Service-Rate: Gemeint ist der Prozentsatz unbesetzter Stellen nach X Tagen. Definiert ein Unternehmen z.B. für sich, dass es strategisch wichtig ist, 50 Prozent aller offenen Stellen binnen maximal 30 Tagen nach Bedarfsmeldung zu besetzen, so ist dieser Grenzwert elementar.

Beschaffungskanal-Effektivität: Die Kosten-Nutzen-Betrachtung je Personalbeschaffungskanal gibt an, wie viel Prozent der Einstellungen je nach Kanal im Verhältnis zu den über diesen Kanal generierten Bewerbungen vorgenommen wurden.

Offer-Rate: Anzahl angenommene vs. ausgesprochene Jobangebote (nach geführten Interviews).

Besetzungsquelle: Verhältnis zwischen (neuen und/oder alten) externen Bewerbern durch interne Bewerber.

Natürlich sind viele dieser KPIs eng miteinander verknüpft. Die Costs-per-Hire haben beispielsweise Einfluss auf die Time-to-Hire, je nachdem wie viel Zeit und Geld man in den Prozess investieren will. Indem man die Effizienz der Beschaffungswege für das Personal stärkt, die für die Vakanzen am erfolgversprechendsten sind, reduziert man beispielsweise die Time-to-Hire. Doch um die Effizienz der Recruiting-Prozesse zu steigern, ist die Auswertung der durchgeführten Maßnahmen zur Personalrekrutierung von enormer Wichtigkeit. Die klassischen KPIs sollten dabei wenn möglich nach Rekrutierungskanälen, Zielgruppen und Qualifikationsgruppen berechnet werden. Die Erfolgsmessung kann es auf diese Weise ermöglichen, Beschaffungswege, die nur kaum oder nur wenige gute Bewerber hervorbringen, aus dem Medien-Portfolio und Verteiler des Unternehmens zu streichen und so das freigewordene Budget unter anderem für erfolgreichere Plattformen oder andere Lösungen zu investieren. Natürlich hängt der Erfolg der verschiedenen Rekrutierungswege auch stark von den jeweiligen Stellenanforderungen und Jobprofilen ab. Doch die Erkenntnisse kann man nutzen, um individueller auf einzelne Anomalien zu reagieren, um letztendlich den maximalen Erfolg für jede Personalbeschaffungskampagne zu erzielen.

Soweit so gut, doch mit diesen Parametern kann man lediglich die reinen Kosten reflektieren. Wie aber misst man schwammige und schwer greifbare Eigenschaften? Wie kann beispielsweise gemessen werden, inwieweit die 20 Neueinstellungen – die vom Management gefordert wurden – auch wirklich ein Erfolg sind? Sind die 20 neuen Mitarbeiter am Ende wirklich ein Gewinn für die Firma oder verlassen viele nach der Probezeit schon wieder das Unternehmen? Diese und viele weiteren Sachverhalte lassen sich mit den Impact-KPIs erheben, die wir in unserem nächsten Blogbeitrag abhandeln werden. Für eine persönliche Einführung zu dem Thema können Sie sich auch hier ein Webinar anschauen, welches bereits einen guten Ausblick gibt.

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It is becoming a great tradition to tell the stories of some of our amazing team members in the blogs under the umbrella “Profile of the month”. We kicked off with Sarah Spence, sharing with you all her incredible successes within the business. After that we had Gary Evans who spoke up about gender balance and how he manages modern challenges as a team manager. And now, I am delighted to introduce you to Andrea Sennett, Senior Content Partner Manager, EMEA, who has been part of the Cornerstone family since 2013. Hope you enjoy this conversation between Andrea and myself. I’m responsible for… acquiring new partners in the content ecosystem and ongoing management of our Content ecosystem in EMEA. I got here… thanks to Gary Evans! He used to be my client in the olden days when I was at Thomson NETg and he was at Direct Line (20 years ago!). He pinged me an email on LinkedIn pretty much 7 years ago and you know the rest! My typical day… it’s so diverse. I can be talking to potential new partners, handling pricing negotiations with our partner network, speaking to internal teams about what we offer, working with Content Operations’ to get partners ready for sale or presenting to clients! Not one day is the same as the next and that’s what I love about it! My most memorable moment… shaking Princess Diana’s hand as she opened a hospice when I was 11 years old and went to see her with school. Closely followed by sitting less than 5 meters way from Bill Clinton at a charitable dinner. The worst and best part of the job… honestly, I adore my role here. As naff as it sounds… I am going to say the worst part is having to use Salesforce! Clearly the best part to me are the people. Pretty much everyone I work with internally and externally are simply awesome. My funniest/worst and best trait… my dislike of bad manners 😊 and I am not afraid to tell someone when they have been rude! My best trait is tenacity and willing to have a voice. Watching Adam Grant I realised why I am so very often underestimated… I am a ‘Disagreeable Giver’ and proud to be one! How come you’re so good at giving presentations? I know what I don’t want to listen to, and I try not to put others through it!! People buy from people and even though I am not in direct sales that fact has always stuck in my mind. I work to understand my audience and aspire to never read a deck, only have it as a background filler! I like to tell a story. Why do you think W@C is an important network? I was told early in my career: “You need to realise life isn’t fair”… My response, “It doesn’t mean I can’t aspire for fairness!”. At the time, that moment taught me that speaking out like that was actually a career limiting move for me! Fairness in my mind comes from the heart of everything in life, not just being female. To have a network like W@C that I can be part of to channel that voice and progression towards fairness gives us a collective voice and helps us to be heard. If you want to join the Cornerstone family, check out our careers page and apply for your dream job today!

2019 Nucleus Research talent management value matrix

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2019 Nucleus Research talent management value matrix

As organization's look for new and better ways to engage their employees, foster cultures of continuous learning and development, and build agile workforces of the future - technology certainly plays a big role. But evaluating talent management technology providers can be challenging. Who will deliver the most value for your investment? Cornerstone named a talent management technology "leader" In the 2019 Value Matrix, Nucleus has assessed select talent management vendors based on their product usability and functionality as well as the value that customers realize from the capabilities of the product. "Cornerstone OnDemand continues to be a “one stop shop” application for all facets of talent management." Investments in machine learning and predictive analytics have contributed to Cornerstone's leadership position in the 2019 Value Matrix. The use of machine learning allows the Cornerstone clients to regularly analyze employee information and learning activity so that they can deliver relevant content aligned to personalized learning journeys based on platform recommendations. You can that see Saba Software, who Cornerstone acquired in April of 2020, is also placed in the “Leader” quadrant, further solidifying our place as an industry leader and value-packed solution provider. Download the report and see why Cornerstone was cited as the top leader for both usability and functionality in the 2019 Talent Management Technology Value Matrix!

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