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Talent-Pool: Wie lange dürfen Bewerbungsunterlagen gespeichert werden?

Lars Kripko

Privacy Officer, HR Data Privacy geek and GDPR evangelist

In älteren Beitragen hatten wir uns bereits ausführlich damit beschäftigt, wie man mit Kündigungen von Mitarbeitern umgeht. Doch viele Firmen speichern die Personaldaten noch lange Zeit, nachdem der Trennungsschmerz schon längst überwunden ist. Das mag noch einigermaßen verständlich sein. Doch wie sieht es mit Unterlagen von Bewerbern aus, die niemals Teil des Unternehmens waren?

"Leider müssen wir Ihnen jedoch mitteilen..." so oder ähnlich liest sich immer der entscheidende Abschnitt einer jeden Absage. Bleibt unternehmensseitig die Frage, ob mit dem Versand der Absage die Arbeit getan ist? Eigentlich nicht. Denn bei manchen Firmen werden solch personenrelevante Informationen über die Bewerber selbst dann noch gespeichert, wenn dieser schon fast das Rentenalter erreicht haben. Zudem flattern tatsächlich oft noch weiterhin Bewerbungen per Post oder eMail ins Haus, nachdem die Stellenausschreibung geschlossen wurde. Während gedruckte Bewerbungen wohl meist schnell entsorgt werden, könnte man sich digitale Unterlagen „auf Halde“ legen. Ganz nach dem digitalen Motto: Irgendwann braucht man das bestimmt noch mal.

Digital aufheben ‚kostet ja auch nichts‘, also können die Anlagen im Emailpostfach oder auf den Massenspeichern liegen. Diese Überlegung trifft natürlich nicht nur die Recruiter, sondern alle am Auswahlverfahren Beteiligten, also auch die anfordernden Fachvorgesetzten und andere Entscheider. Diese Unterstellung wirft zwei praxisrelevante Fragen auf: Solche Unterstellung wird möglicherweise nur vom Datenschutz direkt angesprochen, sie gibt aber die unausgesprochene Befürchtung vieler Bewerber wieder. Wie erklärt man den Bewerbern also die Löschung und Vernichtung von Bewerbungsunterlagen? Auf der anderen Seite stellt sich intern die Frage: Wie werden Bewerbungsunterlagen in unterschiedlichen Formen (Fotokopien, eMail-Anhänge) gesteuert und vor allem von wem?

Aus Sicht der Compliance sind die Anforderungen mehr oder weniger einfach. Das Bundesdatenschutzgesetz (auch in der künftig gültigen Fassung) erlaubt die Aufbewahrung, so lange die Unterlagen für die Entscheidung über eine Einstellung des Bewerbers erforderlich sind. Wenn also eine Stelle nicht besetzt werden kann oder der Kandidat ungeeignet ist, fällt der Zweck des Abschlusses eines Arbeitsvertrages weg. Die Unterlagen und Daten sind zu löschen und zwar von allen Beteiligten.

Nun wissen wir aber auch, dass mit der Entscheidung für oder gegen einen Bewerber in Einzelfällen gerichtliche Überprüfungen des Auswahlverfahrens einhergehen können. Um Tatsachen aus dem Auswahlverfahren vor Gericht auch belegen zu können, ist es erforderlich die Dokumentation der Bewerbung und Schritte des Auswahlprozesses aufzubewahren. Aus diesem Grund sehen Aufsichtsbehörden in Deutschland eine Aufbewahrung der Unterlagen für 4 bis 6 Monate nach Abschluss eines Auswahlverfahrens als angemessen an.

Der für die Recruitingprozesse Verantwortliche sollte also auf Grundlage der beiden unterschiedlichen Ziele der Aufbewahrung von Bewerbungsunterlagen entscheiden und definieren, welche interne Stelle bis wann welche Unterlagen und in welcher Form braucht. Der Lebensweg von Fotokopien und auch eMails als digitale Kopien der Unterlagen eines Bewerbers lassen sich erfahrungsgemäß schwer steuern. Dabei wird zu bedenken sein, dass neben dem Auswahlverfahren für eine definierte Stelle die zu einem definierten Datum besetzt werden soll Initiativbewerbungen oder permanent ausgeschriebene Stellen differenziert zu beurteilen sind.

Was der Bewerber bezüglich des Umgangs mit seinen Unterlagen erwarten kann, kann und sollte man ihm auch gleich offen kommunizieren. Ergibt sich aus den Informationen zum Bewerbungsverfahren keine Erklärung dazu, neigen tatsächlich einige Bewerber zu Interpretationen. Im ungünstigen Fall wird der Bewerber die eingangs dargestellte Unterstellung zum Employer Brand hinzuspeichern und damit abwerten. Daher sollte man klare Formulierungen nutzen wie: „Ihre an uns übersandten Bewerbungsunterlagen werden wir bis spätestens X vernichten.“ Natürlich kann ein Bewerber auch freiwillig seine Einwilligung dazu geben, dass seine Unterlagen länger beim Unternehmen verbleiben sollen. Dies könnte womöglich in Fällen eintreten, wenn ein Bewerber vom Unternehmen überzeugt ist und hofft in der Zukunft dort an Bord kommen zu können.

In einem folgenden Teil werden wir uns mit der Alternative zum Talent -Pool beschäftigen, die dem Bewerber auf ähnliche Weise eröffnet werden kann: „Wir würden gerne in den folgenden 6 Monaten nach einer passenden Gelegenheit für eine erfolgreiche Zusammenarbeit suchen und deshalb Ihre Unterlagen in dieser Zeit weiternutzen.“ Wir werden uns dann um die Einwilligung in die Speicherung von Bewerbern beschäftigen.

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15 Tried and Tested Competency-based Interview Questions

Creating a meaningful competency framework or model is about identifying the key abilities required to improve performance and achieve success. It's why competency management touches many different talent management processes, including talent acquisition. And when it comes to assessing whether a job candidate has the competencies that align with your organization's needs, competency-based interview questions can really help. For example, if your company's life blood is its focus on customer support, then you better make sure that the candidates you are assessing possess the kind of skills required to deliver outstanding customer service and support. The same principle applies for other competencies that might be core to your company's success such as innovation, collaboration, or adaptability. 15 Real-World Examples of Competency-Based Interview Questions We recently asked our customers to share some examples of competency-based interview questions that they've used to predict the future performance of a candidate. Here are 15 questions they shared with us. Customer Orientation What was your most challenging customer service moment, and how did you make the customer satisfied that they'd been heard? Please share an example of when you went above and beyond for a customer. Initiating Action Talk to me about a time when you initiated a people process or program that was successful in your organization. Why did you believe your organization needed the program and what steps did you take to initiate and develop the program? Continuous Learning Tell me about a time you created an error. Tell me what you learned. What was your last work related mistake? What did you do after the mistake? What could have been done to prevent the mistake? What did you put in place, if anything, to avoid making that mistake again? Have you ever championed a process or a program that failed to take hold in the organization? What steps did you take, and how would you change your approach the next time so that your organization would integrate the initiative? Adaptability Tell me about a time when you were faced with a challenge and you were unable to meet the deliverable. Tell me about a time when you were working on a project and things did not go as planned. How did you complete that project? What have you done when you have run into significant obstacles or barriers that were blocking you from what you were trying to accomplish? Give a specific example that captures your approach. Collaborating and Valuing Difference Please describe the most recent thing you have done at work that demonstrated your willingness to work with others. In order to create a spirit of teamwork and unity, how do you show appreciation for diverse backgrounds and talents of others? Tell me about a time when working as part of a team seemed like a challenge and how you overcame the obstacles. Stress Tolerance Describe a project that had a lot of moving parts and how you handled it. What was the most difficult day EVER on the job (can be any job you've had), why was it the most difficult day and how did you handle it? Operational Decision-Making Tell me about a time when you did not have all of the information you needed to complete an assignment or project. How did you proceed? A big thank you to our customers who are always so generous with their experience and expertise. In particular, to the following customers whose questions were used in this article: Aircastle Advisor Bank of Queensland Builders Mutual Insurance Company CGB Enterprises ECI H.O. Penn Machinery Co. Kershaw Health, Killian Construction Co. Mag Pellet Richland County Public Library SGT Inc. Solix Inc. Southern Careers Institute Southern Management Corporation Swope Health Services

PROFILE OF THE MONTH: Andrea Sennett

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PROFILE OF THE MONTH: Andrea Sennett

It is becoming a great tradition to tell the stories of some of our amazing team members in the blogs under the umbrella “Profile of the month”. We kicked off with Sarah Spence, sharing with you all her incredible successes within the business. After that we had Gary Evans who spoke up about gender balance and how he manages modern challenges as a team manager. And now, I am delighted to introduce you to Andrea Sennett, Senior Content Partner Manager, EMEA, who has been part of the Cornerstone family since 2013. Hope you enjoy this conversation between Andrea and myself. I’m responsible for… acquiring new partners in the content ecosystem and ongoing management of our Content ecosystem in EMEA. I got here… thanks to Gary Evans! He used to be my client in the olden days when I was at Thomson NETg and he was at Direct Line (20 years ago!). He pinged me an email on LinkedIn pretty much 7 years ago and you know the rest! My typical day… it’s so diverse. I can be talking to potential new partners, handling pricing negotiations with our partner network, speaking to internal teams about what we offer, working with Content Operations’ to get partners ready for sale or presenting to clients! Not one day is the same as the next and that’s what I love about it! My most memorable moment… shaking Princess Diana’s hand as she opened a hospice when I was 11 years old and went to see her with school. Closely followed by sitting less than 5 meters way from Bill Clinton at a charitable dinner. The worst and best part of the job… honestly, I adore my role here. As naff as it sounds… I am going to say the worst part is having to use Salesforce! Clearly the best part to me are the people. Pretty much everyone I work with internally and externally are simply awesome. My funniest/worst and best trait… my dislike of bad manners 😊 and I am not afraid to tell someone when they have been rude! My best trait is tenacity and willing to have a voice. Watching Adam Grant I realised why I am so very often underestimated… I am a ‘Disagreeable Giver’ and proud to be one! How come you’re so good at giving presentations? I know what I don’t want to listen to, and I try not to put others through it!! People buy from people and even though I am not in direct sales that fact has always stuck in my mind. I work to understand my audience and aspire to never read a deck, only have it as a background filler! I like to tell a story. Why do you think W@C is an important network? I was told early in my career: “You need to realise life isn’t fair”… My response, “It doesn’t mean I can’t aspire for fairness!”. At the time, that moment taught me that speaking out like that was actually a career limiting move for me! Fairness in my mind comes from the heart of everything in life, not just being female. To have a network like W@C that I can be part of to channel that voice and progression towards fairness gives us a collective voice and helps us to be heard. If you want to join the Cornerstone family, check out our careers page and apply for your dream job today!

2019 Nucleus Research talent management value matrix

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2019 Nucleus Research talent management value matrix

As organization's look for new and better ways to engage their employees, foster cultures of continuous learning and development, and build agile workforces of the future - technology certainly plays a big role. But evaluating talent management technology providers can be challenging. Who will deliver the most value for your investment? Cornerstone named a talent management technology "leader" In the 2019 Value Matrix, Nucleus has assessed select talent management vendors based on their product usability and functionality as well as the value that customers realize from the capabilities of the product. "Cornerstone OnDemand continues to be a “one stop shop” application for all facets of talent management." Investments in machine learning and predictive analytics have contributed to Cornerstone's leadership position in the 2019 Value Matrix. The use of machine learning allows the Cornerstone clients to regularly analyze employee information and learning activity so that they can deliver relevant content aligned to personalized learning journeys based on platform recommendations. You can that see Saba Software, who Cornerstone acquired in April of 2020, is also placed in the “Leader” quadrant, further solidifying our place as an industry leader and value-packed solution provider. Download the report and see why Cornerstone was cited as the top leader for both usability and functionality in the 2019 Talent Management Technology Value Matrix!

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