10 conseils pour des entretiens reguliers efficaces

Organiser des entretiens réguliers avec chaque collaborateur est un prérequis à une gestion d'équipe efficace. Pourtant, si elles manquent de préparation ou d'angle, ces réunions individuelles s'apparentent souvent à un supplice pour les collaborateurs. Les responsables doivent les considérer comme de véritables opportunités, au-delà de la simple formalité. Pour les optimiser, ils doivent s'y préparer, établir un ordre du jour clair et écouter attentivement les préoccupations et commentaires des collaborateurs.

Il faut que les managers perçoivent ces points individuels comme autant d'occasions d'entretenir de bonnes relations de travail, de prodiguer des conseils et de permettre aux collaborateurs de s’exprimer. En manifestant un intérêt sincère pour le développement professionnel et le bien-être des membres de leur équipe, les responsables peuvent instaurer un climat de confiance et de collaboration, et faire de ces réunions une source de motivation plutôt que d’appréhension.

1) Ajoutez-les à votre calendrier – Faites de ces entretiens un événement récurrent, à prioriser. Si vous avez habitude de les annuler ou de les reporter, vos collaborateurs peuvent se sentir négligés. Prévoyez suffisamment de temps pour chaque réunion et évitez, dans la mesure du possible, de les organiser les unes à la suite des autres.

2) Établissez un plan – Préparez ce dont vous voulez parler, n'improvisez pas. Avant un point individuel, passez 5-10 minutes à écrire ce que vous souhaitez accomplir. Informez chaque employé qu’il doit également venir préparé. Créez un ordre du jour qui vous convienne à tous les deux et demandez au collaborateur d'ouvrir la réunion.

3) Donnez au collaborateur toute votre attention – Laissez la parole à votre interlocuteur durant la majorité du point, tout en restant concentré et réactif. Demandez au collaborateur de suggérer une solution à un problème avant d'intervenir vous-même. Ne consultez pas vos messageries, ni professionnelles ni personnelles, et ne prenez jamais d'appels. S'il y a une urgence, on saura bien vous trouver.

4) Célébrez les accomplissements – Veillez à reconnaître les succès du collaborateur et à le féliciter. Faites-lui savoir que vous appréciez et admirez ses réalisations. Trop souvent, les responsables passent au projet ou à la mission suivante, sans prendre le temps de souligner ce que le collaborateur vient de réussir.

5) Concentrez-vous sur le futur, pas sur le passé – Consacrez la majeure partie de l'entretien à discuter des actions et événements à venir. Si le collaborateur est moins expérimenté, aidez-le à définir la méthodologie la plus adaptée. S’il est plus expérimenté, laissez-le prendre le temps de « montrer » ce qu’il compte faire. Gardez à l'esprit qu'une réunion d’équipe, avec toutes les personnes concernées, est plus à-propos si vous dressez le bilan d’un projet ou événement passé.

6) Précisez les résultats attendus – Aidez le collaborateur à définir les objectifs du projet et les résultats attendus. Soyez précis et aussi clair que possible afin qu'il sache à quoi il doit parvenir. Ne vous focalisez pas sur la manière dont il atteindra le résultat, il adoptera probablement une approche différente de la vôtre. Laissez-le agir selon son propre cheminement de pensée. Vous lui donnez ainsi une opportunité d’apprendre, et vous apprenez aussi.

7) Mettez l’accent sur les points forts – Les collaborateurs aiment que leurs qualités soient remarquées. Trop souvent, les responsables pensent que leur rôle consiste à donner leur avis sur ce qui doit être amélioré. S'il est parfois nécessaire de faire des commentaires constructifs, vous serez plus efficace si vous commencez par les forces de l’employé, et passez ensuite aux points sur lesquels il pourrait avoir besoin de soutien.

8) Posez les bonnes questions – Votre collaborateur saura que vous êtes à l’écoute si vous lui posez des questions pertinentes et stimulantes. Il ne s'agit pas de lui faire un interrogatoire. Vos questions doivent vous aider à comprendre la situation, à cerner les décisions, les actions et les résultats de l'employé, ou bien à l’aider à identifier les domaines dans lesquels il pourrait mieux s'organiser.

9) Partagez l’information – Lorsque votre interlocuteur a fini de faire le point, à vous de partager des informations. Les collaborateurs aiment être tenus au courant des actualités générales de l'entreprise, abordées durant les réunions collectives. Celles-ci n’ont pas besoin d’être confidentielles, mais d'avoir un impact sur l'expérience du collaborateur.

10) Demandez en quoi vous pouvez être utile – Un bon responsable pense à demander à ses collaborateurs en quoi il peut les aider, et n'essaie pas de le deviner. Apportez-leur votre soutien, sans oublier qu'être seul face à un obstacle est parfois une meilleure occasion d’apprendre pour eux, plutôt que de se voir imposer de l'aide quand ils n'en ressentent pas le besoin.