5 façons d'optimiser votre gestion de la conformité

La non-conformité peut se payer cher. Si les lourdes amendes, les violations de données et les nouvelles réglementations reçoivent plus de couverture médiatique, les opportunités manquées ont également un coût. La conformité ne consiste pas seulement à inciter les collaborateurs à faire quelque chose qui les ennuie (regarder des vidéos de formation ennuyeuses et obsolètes) pour éviter à l'entreprise d'avoir à payer des amendes, réparer des dégâts, etc. Au contraire, résoudre les défis actuels en matière de conformité peut être le vecteur d’une évolution comportementale et culturelle, favorisant la croissance tant organisationnelle qu'individuelle.

Voici cinq initiatives qui peuvent vous aider à franchir une nouvelle étape dans votre approche de la conformité.

Assurer le suivi de formation de vos pilotes ou de vos manutentionnaires en vous appuyant sur des processus manuels et tableurs disparates introduit des risques inutiles : ne pas réussir à localiser un document et créer des silos de données. En cas d’audit, l’examen manuel des dossiers et la recherche de documents attestant de la conformité de l'entreprise peuvent s'avérer extrêmement chronophages. Une solution plus simple et plus sûre consiste à utiliser un outil capable d’enregistrer automatiquement, dans un système interne, toutes les formations achevées, ainsi que toutes les certifications et les renouvellements de celles-ci.

Les réglementations changent constamment. Une solution de mise en conformité, dotée d'une gestion pointue des formations et d'un contrôle de version, est donc indispensable. Ainsi, à chaque mise à jour d'une réglementation, les administrateurs peuvent facilement et rapidement créer, modifier, diffuser et suivre les différentes versions des formations. De plus, un contrôle de version adéquat peut vous permettre de savoir quels membres de votre équipe ont suivi les modules de formation mis à jour, et ceux qui doivent encore le faire.

La complexité est l’ennemie de la conformité. Trop d’étapes, des objectifs flous et des procédés fastidieux peuvent nuire au taux d’achèvement de vos formations. Allez plutôt à la rencontre de vos apprenants sur les plateformes qu’ils utilisent et proposez-leur des formations aux formats adaptés à leurs besoins. Cela simplifiera les choses pour tout le monde, notamment pour vos administrateurs.

« Pour moi, la force de Cornerstone est de rendre la conformité accessible », déclare Sarah Thompson, directrice des technologies d’apprentissage de Whole Foods.

Un contenu plat et monotone n'obtiendra rien d'autre que quelques bâillements, une rétention limitée de l'information et, une éventuelle hausse du taux d’achèvement à court terme (certains apprenants se hâtant de terminer la formation !) Il est peu probable que les collaborateurs recherchent ensuite d'eux-mêmes d’autres opportunités de se former, ou qu’ils soient motivés pour une prochaine formation obligatoire à la conformité.

Parez-vous d'un contenu de qualité, personnalisable et disponible dans un large éventail de formats, dont le micro-apprentissage. Un petit investissement peut avoir un gros impact, et sortir des structures traditionnelles est susceptible de faire changer les comportements.

Dans une étude récente un client de Cornerstone a partagé le feedback d’un apprenant : « La formation anti-harcèlement dispensée cette année a été, de loin, la meilleure formation que j’ai suivie dans ma carrière. Elle était préventive, approfondie, pleine d'excellents conseils et d’exemples réalistes. J’y ai réfléchi pendant tout le week-end. Elle m’a marqué... La formation m’a fait sérieusement réfléchir et envisager des moyens de progresser et de m’améliorer chaque jour ».

« La conformité est essentielle à la création d’une bonne culture d’entreprise. Elle est présente dans tous les aspects de la vie des collaborateurs au sein de l'entreprise », explique Heather Bussing, avocate en droit du travail. « Les dirigeants ont tendance à considérer les initiatives liées à la culture comme des mesures facultatives, à supprimer lorsque les budgets sont serrés. En réalité, une solide culture d'entreprise est une base pour travailler efficacement. Intégrer la conformité à une stratégie globale aide les dirigeants à changer d’état d’esprit et à percevoir son importance dans tous les domaines de l’entreprise ».

Le lien entre conformité et culture apprenante est particulièrement important. S'il peut se trouver que vos initiatives en matière de formation ciblent actuellement la conformité, en établissant un lien durable entre celle-ci et le développement personnel des collaborateurs, vous les incitez à intégrer naturellement la conformité au cadre de leur progression, au-delà du cadre imposé.

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