Le premier confinement, au printemps 2020, a contraint nombre d’entreprises à envisager l’inenvisageable : recruter et intégrer un collaborateur sans jamais le rencontrer ! Quelques pionniers du numérique avaient pourtant déjà expérimenté cette pratique avant la crise. Depuis, beaucoup d’entreprises ont franchi le pas et de nombreux retours d’expérience sont disponibles. Nous en avons extrait 4 ingrédients qui nous paraissent indispensables pour bien réussir un onboarding à distance.
L’intégration d’un collaborateur correspond à une phase cruciale et délicate : c’est le moment où les promesses échangées lors du recrutement sont mises à l’épreuve du réel. Selon cadremploi, un cadre sur 3 a déjà démissionné suite à une mauvaise intégration ! En cette période difficile, les entreprises peuvent encore moins qu’en temps normal se permettre de rater cette étape, ni risquer d’encourir les coûts d’un recrutement raté. Et ce, au moment précis où les contraintes sanitaires contribuent à rendre l’onboarding plus difficile, en réduisant le temps de présentiel autorisé. Comment faire pour que la « sauce » prenne à distance ?
Ingrédient n°1 : incarner sa marque employeur à distance
C’est vrai en présentiel, ça l’est encore plus à distance : la marque employeur ne sert à rien si elle n’est qu’un simple affichage. Une entreprise dont les managers et les collaborateurs n’incarnent pas ses valeurs, cela se repère rapidement. Et la désillusion peut conduire au départ prématuré du collaborateur, ou pire, à sa démotivation durable. « Il n’a pas d’amour, il n’y a que des preuves d’amour », disait le poète Pierre Reverdy. On pourrait en dire autant de la marque employeur.
Or, en présentiel, il y a de multiples façons de prouver l’identité de l’entreprise : une culture collaborative peut apparaître dans la configuration ouverte des bureaux, l’ambiance s’exprime dans des rites quotidiens ou hebdomadaires comme le café du matin ou le déjeuner pris ensemble, l’attention au cadre de travail s’incarne dans la salle de sport ou la crèche d’entreprise, la confiance se traduit par la flexibilité des horaires ou la liberté de télétravailler, cette dernière étant paradoxalement impossible à mesurer quand on est assigné à domicile par la force des choses…
Il faut donc trouver des moyens de matérialiser la marque employeur à distance, par exemple :
- Structurer l’organisation du travail collectif via l’outil digital afin qu’elle reproduise le plus fidèlement possible le processus habituel et qu’elle reflète les valeurs collaboratives de l’entreprise ;
- Recréer en ligne les rites sociaux périodiques – café, déjeuner, afterwork…
- Lancer des initiatives collectives dans le prolongement de ce qui se fait habituellement dans l’entreprise – par exemple, un rendez-vous d’exercice physique en ligne pour ceux qui le souhaitent, un cours de Qi-Gong…
- Ne pas oublier de faire vivre l’activité RSE de l’entreprise, lorsqu’il y en a une – intrapreneuriat, projets de collaborateurs, action sociale…
- Clarifier les règles de travail, en fonction de la culture organisationnelle de l’entreprise : heures de connexion contrôlées ou non, degré d’autonomie dans la définition des tâches, rythme des points d’étape... Même si dans tous les cas, le degré de confiance et de responsabilisation sera nécessairement plus élevé qu’en temps normal.
Ingrédient n°2 : expliciter l’implicite
Lorsque nous arrivons dans une nouvelle organisation, une grande part de nos ressources est mobilisée par la captation des signaux implicites. L’organigramme, la description de notre tâche, le rôle de chacun, les principaux process font l’objet de documents et/ou d’explications verbales. Mais une large part de ce qui va faire notre quotidien dans l’entreprise n’est pas explicitée. Il nous faudra souvent découvrir par nous-mêmes que les vraies décisions se prennent en amont de la réunion hebdomadaires, que dans la gestion de projet les deadlines d’untel sont flexibles, quand celles de tel autre ne le sont pas, que certains sujets peuvent être abordés dans certains contextes et pas dans d’autres…
Là encore, ce problème existe déjà dans l’onboarding en présentiel, mais la distance le complexifie davantage. Pour y faire face, il y a au moins trois moyens complémentaires ;
- Réviser de fond en comble le processus habituel, en se posant à chaque étape la question « quels sont les éléments implicites à connaître dans chaque situation de travail ? » Il s’agit de faire mentalement le trajet que va emprunter le collaborateur en distanciel en faisant abstraction de tout ce que l’on sait déjà sur l’entreprise. Tout ne peut pas être explicité, mais il y a sûrement des améliorations à apporter à la façon dont l’entreprise, ses outils, son organisation et ses process sont présentés. Dans un retour d’expérience sur le blog helloworkplace, la startup Colonies explique ainsi avoir mis en place deux journées d’intégration à distance pour transmettre le « socle commun », en réintégrant les fondateurs de l’entreprise en accompagnement du processus d’onboarding, sous la forme de rendez-vous périodiques.
- Organiser le plus possible de réunions de présentation en tête à tête, avec l’ensemble de l’équipe mais aussi dans d’autres services. La multiplicité des points de vue sur l’entreprise, leurs convergences et leurs divergences, est encore ce qui permettra le mieux d’exprimer l’identité de l’entreprise dans sa complexité, sa richesse et ses contradictions.
- Veiller à ce que le nouvel arrivant soit intégré aux listes de diffusion internes et aux groupes de messagerie instantanée où se font les échanges informels. C’est dans ces fils de discussion qu’il percevra le plus sûrement les jeux de relation, les sujets d’expertise (qui est référent sur quel sujet), les références collectives, l’humour partagé… tout ce qui constitue l’identité impensée de l’entreprise.
Ingrédient n°3 : renforcer l’accompagnement
La somme d’informations qu’un nouveau collaborateur doit engranger est considérable. Tout le monde se souvient du mélange d’angoisse et d’excitation que suscitent ces premiers jours dans un nouvel environnement ! Les questions se bousculent dans notre tête, et il n’est pas rare que l’on se retrouve à poser les mêmes plusieurs fois – ce qui est parfaitement normal.
En présentiel, cette phase de questionnement intense peut susciter chez le nouvel arrivant l’impression d’être importun. Un bon processus d’onboarding prévoit normalement un tuteur d’intégration, chargé de répondre aux interrogations du nouveau collaborateur et de le guider dans ses premiers pas dans l’organisation. De plus, en présentiel, il est plus facile de passer la tête par la porte d’un bureau pour demander une précision.
A distance, la désignation d’un tuteur est plus que jamais requise. La charge de travail associée pour ce dernier doit être anticipée, et il doit être aussi disponible que possible. Mais ce dispositif risque de s’avérer insuffisant dans le cadre d’une intégration à distance : il peut s’avérer utile de désigner des référents thématiques, accessibles rapidement par messagerie instantanée, et qui puissent être sollicités sur leur sujet d’expertise – un collaborateur pour l’administratif RH, un ou plusieurs pour les problèmes métier, un pour les questions de communication ou de réseaux sociaux… C’est, de plus, un moyen indirect de multiplier les interactions entre le nouvel arrivant et l’équipe en place !
Ingrédient n°4 : travailler le rythme
Le plus difficile, dans le télétravail, est de trouver et de maintenir un rythme de travail. En période d’intégration, il s’y ajoute l’angoisse de ne pas être à la hauteur des attentes, en l’absence du feedback permanent et informel que le présentiel permet bien davantage.
D’où l’importance de bien structurer le temps d’intégration, en prévoyant différents rythmes :
- Un rythme lent, celui des rendez-vous d’évaluation avec le responsable, par exemple à la fin du premier mois, puis tous les trois mois. Ce rythme-là ne change guère par rapport au onboarding en présentiel.
- Un rythme plus rapide de rendez-vous réguliers avec le tuteur, par exemple sur une base hebdomadaire. Ces entretiens peuvent être l’occasion d’évaluer en temps réel la progression de l’intégration et de confronter les attentes de part et d’autres ; le tuteur se positionnant au service du collaborateur onboardé. Paradoxalement, ce rythme-là a plus de chances d’être tenu en distanciel. En présentiel, surtout si l’on travaille dans un même espace que le tuteur, on peut être tenté de supprimer la réunion le moment venu, considérant qu’on s’est déjà tout dit. A distance, un rendez-vous par vidéoconférence planifié dans l’agenda aura tendance à être tenu.
- Un rythme quotidien, non planifié, d’échanges et surtout de feedback. Un collaborateur en cours d’intégration aura, encore plus qu’un autre, besoin d’être rassuré sur la vitesse et la validité de son travail.
Comme le confient PayFit et Doctolib, deux praticiens de l’onboarding en ligne, sur le site de Welcome to the jungle, la maîtrise du planning est un élément crucial d’une intégration réussie.
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