Blogbeitrag

Warum Video-Konferenzen schlauchen und wie man Abhilfe schaffen kann

Jannine Dockhorn

Senior Field Marketing Manager

Schöne neue Arbeitswelt. Dank Corona muss sich niemand mehr für den Job ordentlich stylen. Denn beim Home-Office ist es ziemlich egal, ob man in Jogginghose und T-Shirt vor dem Rechner hockt. Auch sind viele sehr froh darüber, dass sie sich nun das Pendeln im Auto oder der überfüllten U-Bahn sparen können. Dafür zoomt und skypt derzeit die gesamte Wirtschaft – schließlich haben die vergangenen Monate gezeigt, dass Videokonferenzen nicht nur so manche teure Geschäftsreise ersetzen können, sondern ebenfalls viele Meetings, Briefings oder sonstige Besprechungen im Team, bei denen man zumindest physisch anwesend sein musste. In so manchem Kalender jagt jetzt ein Zoom- oder Skype-Termin den nächsten. Und was am Anfang noch neu und irgendwie aufregend war, wurde zur täglichen Routine und damit für manche auch zu einer Belastung. Experten haben bereits ein neues Phänomen identifiziert: die neue Zoom-Müdigkeit.

Video-Konferenzen gehören in den meisten Unternehmen spätestens seit dem Pandemie-bedingten Lockdown zum Alltag. Auf diese Weise lassen sich die Kollegen von einer völlig neuen Seite kennenlernen, weil man beim Zoomen oder Skypen mit den anderen das improvisierte Büro auf dem Küchentisch sieht oder jetzt weiß, was der Teamleiter so alles im Bücherregal stehen hat – oder sogar wie das Kinderzimmer aussieht. Das kann mitunter sogar recht unterhaltsam sein. Das Netz ist voll von Videos, die zeigen, wie Haustiere oder Kleinkinder geschäftliche Video-Konferenzen sprengen. Auch waren alle anfangs hochmotiviert bei der Sache. Jeder wollte so seinen Beitrag leisten, dass in der Krisensituation alles weiterläuft und das Unternehmen möglichst unbeschadet über die Runden kommt. Und schnell wurde eine sehr praktische Seite erkannt: Mit Zoom oder Skype lassen sich deutlich mehr Termine an einem Tag wahrnehmen als vor der Pandemie. Und damit beginnen auch die Probleme.

Zwischenmenschliches bleibt auf der Strecke

Eines der größten Probleme ist dabei das Gefühl vieler Mitarbeiter, ständig erreichbar sein zu müssen. Das erzeugt Druck auf Mitarbeiter im Home-Office und damit oft auch in Video-Konferenzen in Serie. Nicht wenige verzichten auf ihre Mittagspause oder sonstige kleine Fluchten, um mal für einen paar Minuten abzuschalten und sich zu sammeln. Oder sie sind rund um die Uhr verfügbar, weil das Unternehmen auf Märkten in verschiedenen Zeitzonen aktiv ist. Dass der Jetlag jetzt wegfällt, ist da nur ein schwacher Trost. Denn all das Zoomen und Skypen erzeugt neue Formen von Stress, die vorher eher unbekannt waren. Vor allem das Deuten der Körpersprache seiner Gesprächspartner in der Video-Konferenz schlaucht. Das jedenfalls hat der Verhaltensforscher Professor Gianpiero Petrigrili von der INSEAD Business School herausgefunden. Mimik, Gestik und der Klang der Sprache sind nicht so offensichtlich wie im Face-to-Face-Gespräch, weshalb deutlich mehr Energie dafür aufgewendet werden muss, sein Gegenüber auf dem Bildschirm auch „richtig“ zu verstehen.

Zudem gibt es in den Konferenzen in der realen Welt immer wieder Möglichkeiten, sich für kurze Momente auszuklinken. Virtuelle Begegnungen dagegen erlauben einem diese Freiheiten nicht. Und da ist noch dieser Moment, wo man auf „Meeting verlassen“ klickt. Dann stellt sich ein abruptes Gefühl des Alleinseins ein, wie es die Professorin Jutta Rump, Direktorin am Institut für Beschäftigung und Employability, auf den Punkt bringt. Die Möglichkeiten eines informellen Austauschs wie sie nach einer persönlichen Begegnung üblich sind, fallen also gänzlich weg. Während also auf der Sachebene Videokonferenzen fantastische Tools sind, um Informationen auszutauschen und Themen anzupacken, bleibt das Soziale eher auf der Strecke. Für den Teamgeist kann das mitunter verheerend sein.

Kleine Maßnahmen helfen bereits

Dabei reichen einige simple Maßnahmen bereits, um die Situation zu entschärfen, weniger Stress aufkommen zu lassen und es sich gegenseitig einfacher zu machen, ohne Reibungsverluste zu kommunizieren. Das beginnt mit einem Entzerren des Terminplans. Niemand sollte von einer Video-Konferenz zur nächsten umschalten, ohne nicht mindestens eine Viertelstunde Pause dazwischen einzulegen – die Augen werden es einem danken. Auch muss nicht jede Besprechung am Bildschirm stattfinden. Das gute alte Telefon reicht manchmal völlig aus und verhindert eine Reizüberflutung. Die Mediations-Experten Noam Ebner und Jeff Thompson empfehlen darüber hinaus den Gebrauch einer expliziten Körpersprache sowie einer Sitzposition, die es dem Gegenüber einfacher machen, Mimik und Stimmungen zu deuten. Natürlich muss das Ganze wohldosiert zum Einsatz kommen, um nicht vom Wesentlichen abzulenken oder als Gezappel zu wirken.

Schweigen ist ein weiterer Killer bei Video-Konferenzen. Denn während es im Gespräch im realen Leben völlig normal ist, kurze Pausen einzulegen, geraten auf Zoom oder Skype alle schnell in Panik, dass ein technisches Problem vorliegt, wenn bereits 1,2 Sekunden Verzögerung bei der Übertragung des Gesprochenen auftreten, wie eine Studie belegt. Etwas Gelassenheit kann da nicht schaden. Aber auch wildes Durcheinanderreden nervt gewaltig. Sinnvoll ist neben einer Begrenzung der Teilnehmerzahl daher die vorherige Festlegung einer Tagesordnung und klarer Regeln. So sollte man sich durch ein Zeichen mit der Hand zu Wort melden oder manche Fragen ausschließlich über einen betreuten Chat stellen. Das vermeidet Stress und Chaos. Aber nach Feierabend sollte endgültig Schluss sein. Wer darüber hinaus in seiner Freizeit soziale Kontakte vor allem über Video-Chat pflegt, sorgt selbst dafür, dass sich die Zoom-Müdigkeit zwangsweise einstellt.

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Unterstützung der Mitarbeiter beim Home-Office und der Work-Life-Balance

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Warum bald kein Chef mehr an Home-Office vorbeikommt

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Warum bald kein Chef mehr an Home-Office vorbeikommt

Im November 2016 stellte Bundesarbeitsministerin Andrea Nahles mit dem Weißbuch „Arbeiten 4.0“ konkrete Regierungsvorschläge für die Arbeitswelt von morgen vor. Neben der Digitalisierung sind vor allem flexiblere Arbeitsmodelle vorgesehen, darunter vor allem Home-Office. Doch deutsche Unternehmen zieren sich noch davor, ihre Mitarbeiter so weit von der Leine zu lassen. Ist die Angst berechtigt? Eingeläutet wurde die Entwicklung durch eine Presseerklärung von Andrea Nahles und die Veröffentlichung des dazugehörigen Weißbuches. Die Stabsstellen im Arbeitsministerium beschäftigten sich darin konkret mit der Digitalisierung bis hin zu deren Auswirkungen auf die Demographie. Die Kernaussage: Noch hätten Deutschlands Unternehmen aufgrund der Exporte und des effizienten Wirtschaftens einen Wettbewerbsvorteil, doch dieser könnte schnell dahinschmelzen, denn die deutsche Unternehmenswelt sei einfach noch zu patriarchisch aufgestellt. Neue Ideen entwickeln sich nur langsam und werden oft geknebelt durch Bürokratie und konservative Wertvorstellungen. Auch die jüngst erschienene IDC-Studie „Future People“ diagnostizierte trotz gegenwärtig guter Lage für den Standort Deutschland eine Verknöcherung bei den Arbeitspraktiken und der digitalen Transformation. U.a. gaben nur 70 Prozent der deutschen Manager an, dass sie Remote Working fördern. In der Praxis umgesetzt wird es sogar noch seltener. Home-Office ist also einer jener Punkte, bei denen die konservative Vorstellung der deutschen Manager nicht mit der Wirklichkeit des 21. Jahrhunderts zusammenpasst. Dabei ist die Thematik um flexiblere Arbeitszeitmodelle und Home-Office eines der zentralen Themen des Weißbuches. Vereinbarkeit von Beruf und Familie als wichtigstes Kriterium Vor allem in Zeiten des demographischen Wandels und der höheren Nachfrage nach qualifizierten Fachkräften müsse endlich ein Ruck durch die deutsche Unternehmenslandschaft gehen (wie es der ehemalige Bundespräsident Roman Herzog ausdrücken würde), damit die Arbeitgeber in diesem Punkt ihre Einstellung verändern. Diese Herausforderung ist auch mit einer anderen Problematik verbunden, die sich aber durch ein Umdenken gemeinsam lösen ließe: Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie. Doch viele Arbeitgeber sträuben sich vor allem noch deshalb, weil sie fürchten, ihre Mitarbeiter nicht kontrollieren zu können. Immerhin ist nicht klar ersichtlich, ob der Mitarbeiter wirklich die abgesprochenen Stunden arbeitet. Hier gilt das Vertrauen; ein Prinzip, das vielen Managern fremd ist. Paradoxerweise regiert hier in den Chefetagen häufig die alte kommunistische Doktrin Lenins: „Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser!“ Richtig eingesetzt ist Home-Office aber ein Tool, um sowohl die Interessen von Arbeitnehmern und Unternehmen besser aufeinander abzustimmen. Denn über das Home-Office können viele Mitarbeiter sich das Arbeitsfenster in vielen Fällen selbst einteilen, um das Optimum aus sich rauszuholen. Die Kollegen wären nicht mehr von den Bürozeiten abhängig und können ganz nach ihrem eigenen Rhythmus arbeiten. So manche „Nachteulen“ sind spät am Abend schließlich besonders produktiv, während sogenannte „Early Birds“ lieber die frühen Morgenstunden nutzen möchten. Wer nicht mehr dem sozialen Jetlag der vorgeschriebenen Arbeitszeit unterliegt, arbeitet auf diese Weise effizienter und liefert bessere Ergebnisse. Am Ende steht eine höhere Produktivität und Zufriedenheit. Und zufriedene Mitarbeiter bleiben Ihrem Arbeitgeber in der Regel auch länger treu. In den Niederlanden gibt es immerhin schon einen Rechtsanspruch auf Home-Office – verständlicherweise nur in Jobsparten, wo dies auch durchsetzbar ist. Eine Reinigungskraft kann das Büro hingegen schlecht von ihrem Wohnzimmersofa aus putzen. Aber auch über ein Gesetz hinaus, gibt es in Deutschland bisher kein grundlegendes Modell, an welchem sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer orientieren könnten. Jede Form des Remote Working muss individuell und separat mit dem Chef ausgehandelt werden. Gibt der Chef seinen Segen zum Home-Office, sollten alle wichtigen Fragen entweder im Arbeitsvertrag oder in einer speziellen Home-Office-Vereinbarung geregelt werden. Sicherheit VS Gemütlichkeit Bei solch einer Vereinbarung wird etwa festgehalten, welche Aufgaben der Mitarbeiter zu Hause erledigt, in welchem Stundenumfang er dies tut und wann er etwa für Meetings in der Firma anwesend sein muss. Außerdem wird festgelegt, ob und in welchem Umfang sich der Arbeitgeber an den Kosten für das heimische Büro beteiligt. Wie das heimische Büro aussieht, darf der Arbeitgeber nicht kontrollieren, denn er darf die Wohnung seines Mitarbeiters nicht ohne Weiteres betreten. Das bedeutet allerdings auch, dass der Arbeitgeber nicht über den Gesundheitsschutz des Arbeitnehmers wachen kann. Der Mitarbeiter ist somit dafür verantwortlich, dass sein Desktop z.B. genau so steht, dass ihm nicht die Sonne in die Augen strahlt. Zu der häufig gestellten Frage, ob der Weg zur Kaffeemaschine als Arbeitsweg gilt, gibt es immer wieder gegensätzliche Rechtsurteile. Klar geregelt ist der Weg vom Schlafzimmer ins Arbeitszimmer, der als Dienstweg gilt. Wer allerdings neben der Arbeit ein paar private Touren unternimmt, zum Beispiel noch schnell etwas einkaufen geht und draußen von einem Fahrrad angefahren wird, kann dies auf keinen Fall als Arbeitsunfall deklarieren. Also aufpassen und gut informieren, was als Arbeitsweg gilt und was nicht. Und diese Arbeitswege (den Umständen entsprechend) absichern, sodass man bei einem möglichen Unfall daheim nachweisen kann, dass man alles getan habe, um die Sicherheit am Arbeitsplatz zuhause zu gewährleisten. Dabei zeigen bereits etablierte Arbeitsmodelle, dass nicht jeder Home-Office in Anspruch nehmen will, schließlich kann einem zuhause auch die Decke auf den Kopf fallen, wenn man ständig sein Privatleben um sich hat oder aus Mangel an Konversation mit den Türen spricht – da sind auch virtuelle Meetings nur ein kleiner Trost. So gibt es ähnlich wie bei Rechtsprechungen auch hier diverse Studien mit unterschiedlichen Aussagen. Eine Erhebung der Stanford University gab zum Beispiel an, dass Mitarbeiter im Home-Office im Schnitt neun Prozent produktiver sind als im Büro. Eine Studie der Vereinten Nationen hingegen fand dagegen nicht unwesentlich später heraus, dass Home-Office mehr erschöpfe als Büroarbeit. Zwar wird auch dem Home-Office zugebilligt, dass es für bessere Konzentration sorgt, aber genau dies powere die Mitarbeiter aus. Zudem würden sie unbewusst Überstunden machen, da Arbeit und Privates nicht mehr so leicht zu trennen sind. Home-Office und Digitalisierung gehören zusammen Einen befürchteten Run auf das Arbeitsmodell müssen Manager also nicht befürchten. Jedoch können im Zeitalter der Globalisierung und Digitalisierung Arbeitgeber es sich nicht mehr lange erlauben, von den Arbeitnehmern Flexibilität zu verlangen, aber die Arbeitsumgebungen des Unternehmens so dynamisch aufzustellen, wie der Felsen von Gibraltar. Dennoch können Unternehmen, die sich vor Home-Office zieren, den Mitarbeitern zumindest in den eigenen vier Firmenwänden mit modernen Büros wie den Co-Working-Spaces etwas entgegenkommen. Dennoch ist keine Methode so günstig wie das Home-Office, da man hier den Angestellten kein Raum – nicht einmal ein Großraum-Büro – zur Verfügung stellen muss. Selbst die einmaligen Kosten für die Unterstützung und Einrichtung des heimischen Büros liegen weit unterhalb einer jeglichen Miete. Das Gefühl des Loslassens von Seiten des Arbeitgebers ist ähnlich einzustufen, wie die mangelnde Digitalisierung. Beides erfordert Neuerungen und noch neueres Denken, aber beide Inhalte stellen zwei Seiten sind Teil von ein und derselben Herausforderung. Die Überschrift müsste also eigentlich lauten: „Warum an der Digitalisierung bald kein Chef mehr vorbeikommt“. Dabei müssen Manager gerade im Kampf um die besten Fachkräfte in Zeiten des demographischen Wandels die Zeichen der Zeit erkennen. Denn der angebliche Fachkräftemangel ist eher ein Transformationsprozess – ausgelöst auch durch die Urbanisierung. High-Performer lassen sich via Home-Office auch in der entlegensten Region Deutschlands anheuern. Die Manager müssen einfach nur loslassen können. Und für den Anfang würden sich Home-Office-Lösungen auch erstmal in Teilzeit anbieten – man muss ja nicht direkt auf volle 100 Prozent gehen. Zu oft wird die Heimarbeit zwar in Verbindung gebracht, dass die Mitarbeiter nie mehr wieder ins Büro einkehren werden, doch häufig ist das Home-Office nur ein Ausdruck des flexiblen Arbeitens. Natürlich können die Kollegen weiterhin fünf Tage die Woche in die Firma kommen, aber wenn es das Wetter mit Glatteis auf der Straße oder ein krankes Kind im Bett nicht erlaubt, das Haus zu verlassen, wäre jeder Chef dankbar, wenn er vorher solche eine Vereinbarung für Heimarbeit getroffen hätte. Wenn die Mitarbeiter nämlich aus solchen oder ähnlichen Gründen dann nicht in die Firma eintrudeln, fallen sie für den Tag ganz aus. Das flexible, unabhängige Arbeiten könnte auf diese Weise sogar Werktätigen zu Gute kommen, deren Beruf eigentlich überhaupt kein Home-Office zulässt. Mitarbeiter im Retail oder Manufacturing-Sektor zum Beispiel. Es bleibt die Frage, ob in ferner Zukunft die Arbeitsprozesse bereits so entschlackt und modernisiert werden, dass selbst eine Kassiererin irgendwann Managerin ihrer eigenen Arbeitszeiten wird – oder ob am Ende immer noch die Firmenorganisation alles regeln will. Ob es nach der bevorstehenden Bundestagswahl überhaupt ein Gesetz wie in den Niederlanden geben wird, welches auf dem Weißbuch basiert, ist fraglich. Es steht in den Sternen geschrieben, ob Frau Nahles ihre Vision wird umsetzen können oder ob sich das Weißbuch letztendlich als zahnloser Papiertiger herausstellt.

Wann sind Arbeitsbedingungen wirklich flexibel?

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Wann sind Arbeitsbedingungen wirklich flexibel?

Nicht erst seit der Corona-Pandemie in den Jahren 2020 bis 2022 stellt sich für viele Unternehmen die Frage nach der Flexibilisierung von Arbeitsort und Arbeitszeit. Aber gerade jetzt stehen Unternehmen vor der besonderen Herausforderung, wie sie mit dem Thema Homeoffice umgehen wollen. Es scheint eine große Unsicherheit in dieser Frage zu geben. Man rätselt, wie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zurück ins Büro geholt werden können und ob dies überhaupt als sinnvoll erscheint. Hier gehen die Meinungen weit auseinander. Nun stelle man sich in einem kleinem Gedankenexperiment folgende Situation vor. Ein Unternehmen entschließt sich dazu, die Frage nach der Flexibilität von Arbeitszeit und Arbeitsort den Teams zu überlassen: „Ihr entscheidet selbst, wie Ihr die Dinge handhaben wollt und was für Euch als sinnvoll erscheint. Findet eine Regel für Euch und handelt danach. Wir erwarten nur, dass Ihr Euch irgendwie einigt“. Ein Team folgt dem Aufruf, stimmt sich ab. Unterschiedliche Aspekte werden in Erwägung gezogen und man kommt nach einer intensiven Debatte zu der gemeinsamen Einigung, dass alle Mitglieder des Teams jeden Tag von 9 bis 16 Uhr im Office erscheinen. Würden wir in diesem Fall von flexiblen Arbeitsbedingungen sprechen? Die Antwort lautet: Ja. Schließlich konnten die Mitglieder des Teams frei und flexibel entscheiden, wie sie es haben wollen. Die Antwort lautet aber zugleich: Nein. Offensichtlich haben hat sich das Team für feste Arbeitszeiten im Office entschieden. Was jetzt? Haben wir es hier mit einem Paradox zu tun? Die Lösung dieses logischen Problems liegt in der Unterscheidung zweier Arten von Regeln. Es gibt die Regel erster Ordnung. Sie beschreibt, wie die Dinge tatsächlich geregelt sind. Im hier beschriebenen Fall sind die Arbeitszeiten ganz offensichtlich fest geregelt. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erscheinen jeden Tag von 9 bis 16 im Office. Dann gibt es die Regel zweiter Ordnung. Sie regelt, wer die Regeln wie aufstellt. In gewisser Weise ist dies eine Metaregel – eine Regel über den Umgang mit Regeln. Das klingt zugegebenermaßen etwas philosophisch, ist aber äußerst praktisch. Im hier beschriebenen Gedankenexperiment entscheiden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter selbst über die Regeln. Es könnte auch die Geschäftsführung sein oder eine andere Autorität innerhalb des Unternehmens. Führt man diesen Gedanken fort, gelangt man zu vier, einfachen Konstellationen. Erstens, das Unternehmen entscheidet über die Arbeitsbedingungen und legt fest, dass die Mitarbeiter zu festen Zeiten an einem festen Ort sein müssen. Das ist die klassische, eher paternalistische Variante. Zweitens, das Unternehmen entscheidet über die Arbeitsbedingungen und räumt der Belegschaft ein hohes Maß an Selbstbestimmung ein – „Ihr könnt arbeiten wo und wann Ihr wollt“. Das wäre Arbeitsflexibilität nach Gutsherrenart. Die Mitarbeiter dürfen selbst bestimmten, weil es eine übergeordnete Autorität ihnen gnädig erlaubt. Drittens, die Mitarbeiter bestimmen selbst über die Flexibilität ihrer Arbeitsbedingungen und sie entscheiden sich für feste Arbeitszeiten und feste Arbeitsorte. Dies ist der im obigen Gedankenexperiment beschriebene Fall, eine Art selbstbestimmte Fixiertheit. Viertens, die Mitarbeiter bestimmten selbst über die Flexibilität ihrer Arbeitsbedingungen und sie entscheiden sich für Selbstbestimmtheit. Verfolgt man die öffentliche Diskussion rund um das Thema Arbeitsflexibilität und Homeoffice, dann scheinen die ersten beiden Konstellationen implizit im Raum zu stehen. Reflexartig geht man davon aus, dass das Unternehmen, der Betriebsrat oder irgendeine andere Autorität über die Arbeitsbedingungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entscheidet. Auf ihren Schultern ruht die Verantwortung. Was ergibt Sinn? Wie können wir (die Autorität) es den Mitarbeitern recht machen? Wie gehen wir mit der Vielfalt individueller Präferenzen um? Wo ist der gemeinsame Nenner? Auf diese Fragen gibt es allerdings keine Antwort, die für alle Betroffenen, einschließlich der Kunden und Lieferanten zufriedenstellend sein wird. Zu vielfältig sind die Rahmenbedingungen, die Aufgaben, Anforderungen, Lebenssituationen etc. Vermutlich kann man die Frage nach der richtigen und sinnvollen Flexibilisierung der Arbeit nicht für alle Mitarbeiter lösen, wenn man nur die Regel erster Ordnung in Betracht zieht. Entscheidend ist die Frage, wer, wie über die Regeln entscheidet, also die Regel zweiter Ordnung. Dies führt zu einer gänzlich anderen Diskussion und zu anderen Schlussfolgerung als das Problem, wie man Dinge am Ende für Alle gleichermaßen regeln soll. Einfach ist diese Diskussion nicht. Wollen wir es einfach den Mitarbeitern selbst überlassen oder braucht es eine Ansage „von oben“? Am Ende bedeutet echte Arbeitsflexibilität, die Arbeitsbedingungen den Teams zu überlassen, worauf immer sie sich einigen.

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