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Warum Video-Konferenzen schlauchen und wie man Abhilfe schaffen kann

Jannine Dockhorn

Senior Field Marketing Manager

Schöne neue Arbeitswelt. Dank Corona muss sich niemand mehr für den Job ordentlich stylen. Denn beim Home-Office ist es ziemlich egal, ob man in Jogginghose und T-Shirt vor dem Rechner hockt. Auch sind viele sehr froh darüber, dass sie sich nun das Pendeln im Auto oder der überfüllten U-Bahn sparen können. Dafür zoomt und skypt derzeit die gesamte Wirtschaft – schließlich haben die vergangenen Monate gezeigt, dass Videokonferenzen nicht nur so manche teure Geschäftsreise ersetzen können, sondern ebenfalls viele Meetings, Briefings oder sonstige Besprechungen im Team, bei denen man zumindest physisch anwesend sein musste. In so manchem Kalender jagt jetzt ein Zoom- oder Skype-Termin den nächsten. Und was am Anfang noch neu und irgendwie aufregend war, wurde zur täglichen Routine und damit für manche auch zu einer Belastung. Experten haben bereits ein neues Phänomen identifiziert: die neue Zoom-Müdigkeit.

Video-Konferenzen gehören in den meisten Unternehmen spätestens seit dem Pandemie-bedingten Lockdown zum Alltag. Auf diese Weise lassen sich die Kollegen von einer völlig neuen Seite kennenlernen, weil man beim Zoomen oder Skypen mit den anderen das improvisierte Büro auf dem Küchentisch sieht oder jetzt weiß, was der Teamleiter so alles im Bücherregal stehen hat – oder sogar wie das Kinderzimmer aussieht. Das kann mitunter sogar recht unterhaltsam sein. Das Netz ist voll von Videos, die zeigen, wie Haustiere oder Kleinkinder geschäftliche Video-Konferenzen sprengen. Auch waren alle anfangs hochmotiviert bei der Sache. Jeder wollte so seinen Beitrag leisten, dass in der Krisensituation alles weiterläuft und das Unternehmen möglichst unbeschadet über die Runden kommt. Und schnell wurde eine sehr praktische Seite erkannt: Mit Zoom oder Skype lassen sich deutlich mehr Termine an einem Tag wahrnehmen als vor der Pandemie. Und damit beginnen auch die Probleme.

Zwischenmenschliches bleibt auf der Strecke

Eines der größten Probleme ist dabei das Gefühl vieler Mitarbeiter, ständig erreichbar sein zu müssen. Das erzeugt Druck auf Mitarbeiter im Home-Office und damit oft auch in Video-Konferenzen in Serie. Nicht wenige verzichten auf ihre Mittagspause oder sonstige kleine Fluchten, um mal für einen paar Minuten abzuschalten und sich zu sammeln. Oder sie sind rund um die Uhr verfügbar, weil das Unternehmen auf Märkten in verschiedenen Zeitzonen aktiv ist. Dass der Jetlag jetzt wegfällt, ist da nur ein schwacher Trost. Denn all das Zoomen und Skypen erzeugt neue Formen von Stress, die vorher eher unbekannt waren. Vor allem das Deuten der Körpersprache seiner Gesprächspartner in der Video-Konferenz schlaucht. Das jedenfalls hat der Verhaltensforscher Professor Gianpiero Petrigrili von der INSEAD Business School herausgefunden. Mimik, Gestik und der Klang der Sprache sind nicht so offensichtlich wie im Face-to-Face-Gespräch, weshalb deutlich mehr Energie dafür aufgewendet werden muss, sein Gegenüber auf dem Bildschirm auch „richtig“ zu verstehen.

Zudem gibt es in den Konferenzen in der realen Welt immer wieder Möglichkeiten, sich für kurze Momente auszuklinken. Virtuelle Begegnungen dagegen erlauben einem diese Freiheiten nicht. Und da ist noch dieser Moment, wo man auf „Meeting verlassen“ klickt. Dann stellt sich ein abruptes Gefühl des Alleinseins ein, wie es die Professorin Jutta Rump, Direktorin am Institut für Beschäftigung und Employability, auf den Punkt bringt. Die Möglichkeiten eines informellen Austauschs wie sie nach einer persönlichen Begegnung üblich sind, fallen also gänzlich weg. Während also auf der Sachebene Videokonferenzen fantastische Tools sind, um Informationen auszutauschen und Themen anzupacken, bleibt das Soziale eher auf der Strecke. Für den Teamgeist kann das mitunter verheerend sein.

Kleine Maßnahmen helfen bereits

Dabei reichen einige simple Maßnahmen bereits, um die Situation zu entschärfen, weniger Stress aufkommen zu lassen und es sich gegenseitig einfacher zu machen, ohne Reibungsverluste zu kommunizieren. Das beginnt mit einem Entzerren des Terminplans. Niemand sollte von einer Video-Konferenz zur nächsten umschalten, ohne nicht mindestens eine Viertelstunde Pause dazwischen einzulegen – die Augen werden es einem danken. Auch muss nicht jede Besprechung am Bildschirm stattfinden. Das gute alte Telefon reicht manchmal völlig aus und verhindert eine Reizüberflutung. Die Mediations-Experten Noam Ebner und Jeff Thompson empfehlen darüber hinaus den Gebrauch einer expliziten Körpersprache sowie einer Sitzposition, die es dem Gegenüber einfacher machen, Mimik und Stimmungen zu deuten. Natürlich muss das Ganze wohldosiert zum Einsatz kommen, um nicht vom Wesentlichen abzulenken oder als Gezappel zu wirken.

Schweigen ist ein weiterer Killer bei Video-Konferenzen. Denn während es im Gespräch im realen Leben völlig normal ist, kurze Pausen einzulegen, geraten auf Zoom oder Skype alle schnell in Panik, dass ein technisches Problem vorliegt, wenn bereits 1,2 Sekunden Verzögerung bei der Übertragung des Gesprochenen auftreten, wie eine Studie belegt. Etwas Gelassenheit kann da nicht schaden. Aber auch wildes Durcheinanderreden nervt gewaltig. Sinnvoll ist neben einer Begrenzung der Teilnehmerzahl daher die vorherige Festlegung einer Tagesordnung und klarer Regeln. So sollte man sich durch ein Zeichen mit der Hand zu Wort melden oder manche Fragen ausschließlich über einen betreuten Chat stellen. Das vermeidet Stress und Chaos. Aber nach Feierabend sollte endgültig Schluss sein. Wer darüber hinaus in seiner Freizeit soziale Kontakte vor allem über Video-Chat pflegt, sorgt selbst dafür, dass sich die Zoom-Müdigkeit zwangsweise einstellt.

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3 habilidades que cada empleado necesita en 2020 (y más allá)

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3 habilidades que cada empleado necesita en 2020 (y más allá)

El auge de la tecnología en los puestos de trabajo hace que muchos empleados busquen adoptar nuevas habilidades para no quedarse atrás, como la codificación o el análisis de datos. Pero estas habilidades probablemente tendrán una vida útil corta. La inteligencia artificial ya ha sido entrenada para codificar, lo que significa que ni siquiera el trabajo de un desarrollador está a salvo de futuras interrupciones. Mientras tanto, nuestras habilidades sociales, como la empatía y la comunicación, necesitan urgentemente nuestra atención. Eso es porque, aunque la tecnología tiene como objetivo impulsar la eficiencia, ahorrar tiempo, aumentar la productividad, nos está provocando estrés. Y bajo el estrés, es difícil practicar habilidades como la empatía. En lugar de entender que algunas personas tardan más que otras en adaptarse al cambio, por ejemplo, los directivos pueden ejercer mucha presión contra un empleado que se está quedando atrás. El empleado, a su vez, podría sentirse más resistente a una iniciativa de cambio debido al estrés que ya está experimentando en el trabajo. Pero a medida que la tecnología sigue cambiando nuestra forma de trabajar, estas soft skills (habilidades blandas) -específicamente: adaptabilidad, proporcionar retroalimentación y empatía- asegurarán que los empleados puedan seguir trabajando juntos para resolver problemas. Al desarrollar una práctica regular para cada uno de ellos, los managers y los empleados pueden adaptarse mejor a los cambios del puesto de trabajo de hoy en día, como el auge de la macroeconomía o el aumento de las fusiones y adquisiciones. Estas habilidades ayudan a los empleados a mantenerse al margen de las tendencias pasajeras y los cambios continuos y les dan poder de permanencia. El cambio es constante, por lo que hay que adaptarse Aunque el cambio es un proceso habitual de la vida, la gente no suele adaptarse bien a él. Parte de la razón se describe en el ciclo de cambio de Ann Salerno, que muestra que todos experimentamos sentimientos de miedo y pérdida cuando nos enfrentamos por primera vez al cambio. Piensa en el anuncio de una adquisición de fusión, por ejemplo: Con él, los empleados sienten la pérdida del status quo, el miedo a posibles despidos, la incertidumbre sobre los nuevos miembros del equipo o la tecnología. De hecho, la mayoría de las fusiones y adquisiciones fracasan, y a menudo se debe a la falta de preparación y adaptabilidad para tal cambio. Pero el cambio es la nueva normalidad en nuestra era digital. Para ver el éxito con la trasformación como en las fusiones y adquisiciones, necesitamos practicar la adaptabilidad, empezando por la aceptación de esos sentimientos de pérdida, miedo y duda. Saber que estos son temporales y trabajar para tomar medidas accionables hacia una nueva normalidad, donde todos cosecharán los beneficios del cambio. El objetivo es pasar más rápidamente de esas etapas iniciales a experiencias más productivas con el cambio, que vendrán con la práctica. Cada vez que tu empresa experimente un cambio, grande o pequeño, reconócelo y discútelo. Reúnete regularmente con los equipos para discutir las iniciativas de cambio en curso. Al mantener a los empleados conscientes de lo que se avecina, pueden prepararse para ello, e incluso ser buenos en la transformación. Dar feedback ya no es el trabajo del manager, sino el de todos. Así como cambia el cómo y el dónde trabajamos, también cambia la dinámica de la oficina. En todas las industrias, los títulos se han disipado y hay menos ordenes de arriba hacia abajo. Más gente está trabajando a distancia. Y más oficinas están contratando trabajadores con habilidades especializadas para proyectos a corto plazo. Como resultado, las típicas cadenas de dar feedback ya no son efectivas; en su lugar, cada empleado necesita ser capaz de aceptar el feedback desde todos los ángulos y saber cuándo ofrecerlo también. Como manager de muchos, he recopilado técnicas para dar feedback que pueden ser aplicada a todos los niveles: Primero, tomar el tiempo para conocer a los compañeros y sus fortalezas y debilidades. Esto ayudará a construir una relación y hacer que la retroalimentación sea justa y coherente. Luego, fijar un objetivo. Este paso es crucial: Al establecer expectativas específicas al principio, es más fácil determinar si es necesario o no un feedback crítico - si alguien no cumplió con las expectativas, mantener una conversación. Empatía: la mejor manera de manejar cualquier tipo de cambio La empatía es la capacidad de examinar una situación desde la perspectiva de otro para comprender mejor su reacción o lucha. Y en nuestros siempre cambiantes lugares de trabajo es más que una simple habilidad suave, es una superpotencia. De hecho, un estudio señala que el 92% de los empleados creen que la empatía está infravalorada en su lugar de trabajo. La empatía permite a los empleados acercarse a los demás con amabilidad y comprensión primero, y dejar de lado el estrés o la frustración que puedan estar experimentando en este nuevo mundo de trabajo. Al practicar la empatía, tanto los managers como los empleados pueden hacer espacio para que todos procesen los cambios, por ejemplo. Esto significa no emular la frustración - a través del lenguaje corporal, las palabras o el tono de voz - cuando algunos son lentos para adaptarse. Para ejercer más empatía, comienza por verificarlo contigo mismo. Crea una cita semanal en el calendario y dedica tiempo a pensar dónde practicaste la empatía dentro o fuera de la oficina. ¿Tuviste un ataque de rabia cuando alguien te cortó el paso en el tráfico? ¿Arremetiste contra un compañero de trabajo remoto al que no podías contactar cuando lo necesitabas? Siéntate y piensa dónde practicó y no practicó la empatía, observa tus errores y piensa en formas de cambiar tus respuestas inmediatas. Ya no se prevé la incorporación de la innovación tecnológica en el lugar de trabajo, y los empleados tendrán que seguir adaptándose a los cambios resultantes. Pero en medio de toda esta variabilidad, hay una solución constante: perfeccionar nuestras capacidades humanas innatas. El hecho es que la IA y los robots no pueden practicar la empatía, la resistencia o la comunicación reflexiva de la misma manera que los humanos. 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