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Warum Video-Konferenzen schlauchen und wie man Abhilfe schaffen kann

Jannine Dockhorn

Senior Field Marketing Manager

Schöne neue Arbeitswelt. Dank Corona muss sich niemand mehr für den Job ordentlich stylen. Denn beim Home-Office ist es ziemlich egal, ob man in Jogginghose und T-Shirt vor dem Rechner hockt. Auch sind viele sehr froh darüber, dass sie sich nun das Pendeln im Auto oder der überfüllten U-Bahn sparen können. Dafür zoomt und skypt derzeit die gesamte Wirtschaft – schließlich haben die vergangenen Monate gezeigt, dass Videokonferenzen nicht nur so manche teure Geschäftsreise ersetzen können, sondern ebenfalls viele Meetings, Briefings oder sonstige Besprechungen im Team, bei denen man zumindest physisch anwesend sein musste. In so manchem Kalender jagt jetzt ein Zoom- oder Skype-Termin den nächsten. Und was am Anfang noch neu und irgendwie aufregend war, wurde zur täglichen Routine und damit für manche auch zu einer Belastung. Experten haben bereits ein neues Phänomen identifiziert: die neue Zoom-Müdigkeit.

Video-Konferenzen gehören in den meisten Unternehmen spätestens seit dem Pandemie-bedingten Lockdown zum Alltag. Auf diese Weise lassen sich die Kollegen von einer völlig neuen Seite kennenlernen, weil man beim Zoomen oder Skypen mit den anderen das improvisierte Büro auf dem Küchentisch sieht oder jetzt weiß, was der Teamleiter so alles im Bücherregal stehen hat – oder sogar wie das Kinderzimmer aussieht. Das kann mitunter sogar recht unterhaltsam sein. Das Netz ist voll von Videos, die zeigen, wie Haustiere oder Kleinkinder geschäftliche Video-Konferenzen sprengen. Auch waren alle anfangs hochmotiviert bei der Sache. Jeder wollte so seinen Beitrag leisten, dass in der Krisensituation alles weiterläuft und das Unternehmen möglichst unbeschadet über die Runden kommt. Und schnell wurde eine sehr praktische Seite erkannt: Mit Zoom oder Skype lassen sich deutlich mehr Termine an einem Tag wahrnehmen als vor der Pandemie. Und damit beginnen auch die Probleme.

Zwischenmenschliches bleibt auf der Strecke

Eines der größten Probleme ist dabei das Gefühl vieler Mitarbeiter, ständig erreichbar sein zu müssen. Das erzeugt Druck auf Mitarbeiter im Home-Office und damit oft auch in Video-Konferenzen in Serie. Nicht wenige verzichten auf ihre Mittagspause oder sonstige kleine Fluchten, um mal für einen paar Minuten abzuschalten und sich zu sammeln. Oder sie sind rund um die Uhr verfügbar, weil das Unternehmen auf Märkten in verschiedenen Zeitzonen aktiv ist. Dass der Jetlag jetzt wegfällt, ist da nur ein schwacher Trost. Denn all das Zoomen und Skypen erzeugt neue Formen von Stress, die vorher eher unbekannt waren. Vor allem das Deuten der Körpersprache seiner Gesprächspartner in der Video-Konferenz schlaucht. Das jedenfalls hat der Verhaltensforscher Professor Gianpiero Petrigrili von der INSEAD Business School herausgefunden. Mimik, Gestik und der Klang der Sprache sind nicht so offensichtlich wie im Face-to-Face-Gespräch, weshalb deutlich mehr Energie dafür aufgewendet werden muss, sein Gegenüber auf dem Bildschirm auch „richtig“ zu verstehen.

Zudem gibt es in den Konferenzen in der realen Welt immer wieder Möglichkeiten, sich für kurze Momente auszuklinken. Virtuelle Begegnungen dagegen erlauben einem diese Freiheiten nicht. Und da ist noch dieser Moment, wo man auf „Meeting verlassen“ klickt. Dann stellt sich ein abruptes Gefühl des Alleinseins ein, wie es die Professorin Jutta Rump, Direktorin am Institut für Beschäftigung und Employability, auf den Punkt bringt. Die Möglichkeiten eines informellen Austauschs wie sie nach einer persönlichen Begegnung üblich sind, fallen also gänzlich weg. Während also auf der Sachebene Videokonferenzen fantastische Tools sind, um Informationen auszutauschen und Themen anzupacken, bleibt das Soziale eher auf der Strecke. Für den Teamgeist kann das mitunter verheerend sein.

Kleine Maßnahmen helfen bereits

Dabei reichen einige simple Maßnahmen bereits, um die Situation zu entschärfen, weniger Stress aufkommen zu lassen und es sich gegenseitig einfacher zu machen, ohne Reibungsverluste zu kommunizieren. Das beginnt mit einem Entzerren des Terminplans. Niemand sollte von einer Video-Konferenz zur nächsten umschalten, ohne nicht mindestens eine Viertelstunde Pause dazwischen einzulegen – die Augen werden es einem danken. Auch muss nicht jede Besprechung am Bildschirm stattfinden. Das gute alte Telefon reicht manchmal völlig aus und verhindert eine Reizüberflutung. Die Mediations-Experten Noam Ebner und Jeff Thompson empfehlen darüber hinaus den Gebrauch einer expliziten Körpersprache sowie einer Sitzposition, die es dem Gegenüber einfacher machen, Mimik und Stimmungen zu deuten. Natürlich muss das Ganze wohldosiert zum Einsatz kommen, um nicht vom Wesentlichen abzulenken oder als Gezappel zu wirken.

Schweigen ist ein weiterer Killer bei Video-Konferenzen. Denn während es im Gespräch im realen Leben völlig normal ist, kurze Pausen einzulegen, geraten auf Zoom oder Skype alle schnell in Panik, dass ein technisches Problem vorliegt, wenn bereits 1,2 Sekunden Verzögerung bei der Übertragung des Gesprochenen auftreten, wie eine Studie belegt. Etwas Gelassenheit kann da nicht schaden. Aber auch wildes Durcheinanderreden nervt gewaltig. Sinnvoll ist neben einer Begrenzung der Teilnehmerzahl daher die vorherige Festlegung einer Tagesordnung und klarer Regeln. So sollte man sich durch ein Zeichen mit der Hand zu Wort melden oder manche Fragen ausschließlich über einen betreuten Chat stellen. Das vermeidet Stress und Chaos. Aber nach Feierabend sollte endgültig Schluss sein. Wer darüber hinaus in seiner Freizeit soziale Kontakte vor allem über Video-Chat pflegt, sorgt selbst dafür, dass sich die Zoom-Müdigkeit zwangsweise einstellt.

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社員を夢中にさせるエクスペリエンスの創り方

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社員を夢中にさせるエクスペリエンスの創り方

従業員エクスペリエンス(仕事から得る経験・満足感)の創造―人財開発業界のリーダーからの答え 人財関連従事者にとって、いまだかつてない変化に富んだ時代がきました。たった10年の間に地域・業界・大きさ問わず、どの企業でも、どんな役職でも、「働く」の定義がドラマチックに変革しました。職場に対する社員の期待の変革は同時に課題も出てきており、人事部のリーダーにとっても素晴らしい機会であるといえます。 人財開発を任される者として、皆さんはこの目まぐるしい変化への対応の大変さを日々実感していることでしょう。社員が一人一人に合わせた仕事上のエクスペリエンスを得るようにアプローチし、一方で会社のニーズも満たし、人財開発プログラムに対するポジティブなインパクトも証明しなければならないのです。 そこでこちらのハンドブックの出番です。 社員のポジティブなエクスペリエンスを長期的な目線で創造する 人財開発のリーダーならば社員だけでなく、社員が職場で得るエクスペリエンスについてもその重要性をご存知でしょう。 そこで世界中の30人以上の人財開発のプロフェッショナルと業界のエキスパートから洞察を集めハンドブックにしました。 AMEX、アストラゼネカ、BJCヘルスケア、富士通、そしてVulcanなど、人財開発に特に力を入れていることで知られるいくつかの企業からの実践的な情報を紹介しています。そして、Bersin、Brandon Hall Group、Fistful of Talent、Fosway、HR Examiner、Lighthouse Research、RedThread Research、Towards Maturityなどの多才な研究者や作家から、社員のエクスペリエンスをマネジメントするための先進的なアイデアと新しいアプローチが得られます。 ここで少しエキスパートからの洞察をご紹介いたします。 個人に最適化された真のエンプロイージャーニー ここに挙げた例は、膨大な専門知識のほんの一部に過ぎません。 大勢の賢者が私たちや皆さんに知見を共有してくれています(資料はすべて日本語化されています) Josh Bersin – Bersin Academy Remember that "the customer experience is dependent on the employee experience." Every time we make employees' lives better, we better serve customers. Look at the common "moments that matter" at work first, and flatten these issues completely. Onboarding, job changes, relocation etc. Every company can look at these topics and map out better solutions. Dani Johnson – RedThread Research Personal talent experiences and the organization's processes that drive results should fall under one approach. Strong talent and development strategies overlap individuals natural desires to learn and develop, with the organization's needs. This happens in organizations where they understand and communicate the skills they need to succeed, and then motivate employees to develop them. Michael Rochelle – Brandon Hall Group Organizations spend their time developing a more flexible, agile and diverse workforce. The key to building this workforce is providing employees with opportunities to grow – personally and professionally. Meaningful work, an attentive manager, and rewards and recognition motivate employees, and smart organizations work diligently to provide this environment. Julie Winkle-Giulioni – DesignArounds While organizational processes are necessary, no one develops from annual mandated activities. Employees around the world report that their success boiled down to three factors: Trust – leaders whom they trusted to provide meaningful feedback and to have their backs. Belief – leaders who saw something in them they may not have seen in themselves. Ongoing conversation – leaders who prioritized accessibility, listening and dialogue. David Wilson – Fosway Group Seemingly every aspect of the employee lifecycle must now be a great experience. And in a talent deficient economy, it cannot be taken for granted. Employers are increasingly recognizing that the commitment they expect from employees has to be earned and nurtured. But remember, real experiences come from what people do and how they behave, not from a company's processes and systems. Jane Daly – Towards Maturity High-performing learning cultures are the most successful at creating heuristic experiences that build value. They continually upskill and network with key experts to enable self-determined experiences, not just self-directed, which just focuses on content rather than the experience of a learner consumer-centric ecosystem. Steve Simpson – Keystone Management Services Create an environment where people demonstrate a hunger and expectation for learning and growth – aimed at strengthening the aspirational culture. People won't be "punished" (through extra catch-up work) for attending professional development initiatives. Leaders and employees will show a real interest in hearing what others have learned. Tim Sackett – HRU Technical Resources If you suck at something, technology does a good job at amplifying that! So, before you can deliver a great employee experience using technology, your employee experience design should be great without it. Then the technology will help you deliver that experience more consistently and faster than ever. Ben Eubanks – Lighthouse Research and Advisory We can create more people-centric workplaces AND drive more value for the business. Engaged companies can outperform disengaged companies by 150 percent. We've seen this play out in our research again and again: companies with better revenue, engagement, and employee retention see talent differently, treat talent differently, and they don't apologize for it. Jason Lauritsen – Engagement & Culture Expert If you find that taking a people-centric approach to employee experience is in conflict with your organization's processes, then those processes are broken. Sure, you can try to mitigate the impact of those processes, but you should also address what processes are out of alignment with how people do their best work and fix it. このハンドブックを読み終えるころには今後の会社の発展に貢献し、そして社員にも喜ばれるような、面白くて個人に最適化されたエクスペリエンスの創造に関する新しいアイデアや戦略が身についていることでしょう。 社員を夢中にさせるエクスペリエンスの創り方のダウンロードはこちら

コーヒーブレイク: ハイブリッドワークプレイスに必要なもの

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コーヒーブレイク: ハイブリッドワークプレイスに必要なもの

パンデミックによって仕事が急速に、そして明らかに変化する中、常に盛り上がる議論の1つは、オフィスへの復帰に焦点を当てたものです。オフィスへの復帰を行うのか、行うとしたらどのように行うのか? 多くの従業員は自宅で仕事をするという贅沢をしたことが ありませんが、自宅で仕事ができる人たち(例えば、あなたのチームは、仕事に焦点を当てた企業ブログを執筆・編集していたとしましょう)、オフィス復帰は熱い論争を呼んでいます。 例えば、Airbnb社は最近、社員にオフィスに戻らなくていいと言っています。また、ゴールドマン・サックス社のように、週5日復帰しているところもあります。しかし、フルタイムでオフィスに戻ることを義務付けた組織の中には、優秀な人材の多くがすぐに退職したり、その後すぐに辞めてしまったりするところもあります。また、そのような組織では、本当に嫌な思いをすることもありました。このことからわかるのは、すべての組織が、その決定が影響を与える人々と話した上で、人々の決定を下しているわけではない、ということです。 ハイブリッド・ワークは、家賃を払う組織とリモート・ワークの自由を享受する従業員が合意できる妥協点であるように思われる そして、すべての兆候からハイブリッドワークが定着することは明らかで、リモートワークの成功は企業の仕事の進め方や仕事の場所を再認識させたのです。そして、リモートワークの成功は企業における仕事の進め方や場所 を再構築しています。多くの人にとって、週に何日でもオフィスに 戻ってくるということは、2年近く自分の家の中で仕事をしてきた後、大きな変化として感じられるでしょう。この1年で、多くの社員が一人で仕事をすることに慣れたことでしょう。では、どのようにすれば従業員を満足させ、組織の目標に一致させることができるでしょうか。 仕事をみんなにフィットするスタイルにする オフィスでの時間とオフィス外での時間の適切な組み合わせを見つけることは、多くの従業員や組織が現在正しい状態にするために取り組んでいる、厄介な状況です。組織と社員にとって最適な働き方をするためには、プランが必要です。柔軟性を提供し、リソースをアップスキルし、オフィスで働くことの利点と必要性を伝える計画です。 2021年ワークトレンド・インデックスによると、70%以上の労働者が柔軟なリモートワークのオプションの継続を望んでおり、65%以上がチームメイトと直接会う時間をより多く切望しています。その結果、66%のビジネスリーダーがハイブリッドワーク環境に対応できるよう、オフィススペースの再設計を準備しています。 新しいワークスタイルに必要なものは以下の通りです 戦略的な組織計画 - コーナーストーンのサクセッションプランニングとワークフォースプランニングのソリューションにより、組織目標に社員を合わせることができます。 すべての従業員に対する学習のパーソナライズ - AI主導の学習推奨により、正社員、契約社員、ギグワーカーのスキルを向上させます。 必要不可欠な最新コンテンツとリソース - プロフェッショナルスキル、リーダーシップ、マネジメント、リモートワークの必需品など、常に新鮮なコンテンツとサブスクリプションで、変化し続ける市場における従業員のニーズに対応 継続的な従業員開発 - 開発計画、目標設定、継続的なフィードバックなどにより、リモートおよびオフィス内の従業員の専門的な成長を促進することができます。 このブログは企業のブログであり、どのように機能するかはご存じでしょうから、コーナーストーン製品で成功するハイブリッドワークプレイスを構築するために、これらすべてのことを行っていることは、おそらくご想像のとおりです。 しかし、コーナーストーンの利点以外に、あなたの組織でどのようなハイブリッドバランスが最適かを考えるとき、社員とのコミュニケーションをオープンで正直なものに保つことを忘れないでください。社員は、すべての仕事をする人たちですから、あなたが彼らの意見を考慮することに感謝するはずです。もしあなたが彼らと一緒に働かないのであれば、彼らは他の場所で働くでしょう。

Genuine Ways to Connect With People Remotely

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Genuine Ways to Connect With People Remotely

With the stress of being newly remote comes a focus on logistics: How do I get my webcam to work? What does it mean if someone isn’t responding to my email? What if my internet goes out in the middle of a big presentation? But moving past all that, zero in on why you’re trying to connect remotely in the first place—and how you can accomplish that goal. Without the ability to read body language, have discussions without lag time and quickly catch up on the fly, the human element of work can get lost. Remember that a big reason people love (or don’t love) their jobs is their connection to their colleagues. So as we adapt to a remote world, let’s refocus on that. Engaging Informally Telecommuting technology has grown by leaps and bounds over the past several years as more and more people work from home, connect during business trips and set up remote offices. Zoom, WebEx, Google Hangouts—they were all invented so that we could have meetings and collaborate effectively on work projects when we’re not face-to-face. The technology is great for that, but it can—and should—serve another central purpose: building and keeping our human connections with colleagues. Think about everything you’re able to do informally when you’re in an office environment that you’re unable to do now. I’ll start the list for you: Stop by someone’s desk to ask a quick question Catch up on personal lives in the break room or at the elevator Debrief a meeting after it’s officially over on your way out the door Invite nearby colleagues to join you on a trip to find some coffee Hear your coworkers getting excited about something and ask what’s going on Organize a standing happy hour There’s a lot there, right? And we don’t want to lose all those opportunities to connect with people. So, the question becomes: how can we simulate them within the confines of a remote experience? Creating this type of intimate, collegial environment requires two things—culture and planning. Ways to Build Culture Online With quick access communication tools like Slack, Microsoft Teams and Workplace Chat, people can virtually "stop by someone’s desk" to catch up or talk about non-work things, but most need a precedent for it. Oftentimes, we think (consciously or unconsciously) that these workplace communication tools should be used exclusively for work. But building or maintaining relationships with coworkers is an important part of work, so use them for personal connections as well. Send a Slack question whenever it pops into your mind (and try to respond quickly and graciously when someone reaches out to you!) Make it a habit to ask your teammates how their day is going, if they did anything fun over the weekend and whether they caught the latest episode of that TV show you both watch. Reach out to a colleague or two after a meeting to share how you thought it went, anything you’re excited or unsure about or any ideas you didn’t get a chance to share. Post your excitement about topics that colleagues might find relevant or interesting on a Slack channel. Encourage others to do all of the above! Plan With Purpose Accidentally blurring the line between work and socializing isn’t exactly possible when you’re remote—you have to deliberately cross it. Schedule time for all of the things you’d normally do ad hoc, such as: Virtual coffee. It sounds corny, but have you ever done it? It can be really wonderful. Talk about whatever you want—work, life—but if you talk about work, don’t talk about projects or action items. Focus more on feelings, things you’re excited about, frustrated about, etc. to provide a sense of connection. Pad your online interactions with time for informal chat. Start 1:1s with some "how are you/what’s new?" talk and make sure you share and set the tone for real connection. Plan group hangouts. Get the team together and have everyone bring a beverage or snack of choice. Play an online game (my office is exploring the Jackbox suite of games you play through your phone and computer). Remember when you were a teenager and you would sit on the phone with someone for hours and sometimes not even talk? You’d just be doing your homework or something, but they were there? Try this with work. Maybe both you and a colleague have a deep-think project to work on and could use the occasional outside perspective. Schedule time to be online together doing your separate work, with the ability to ask for feedback or suggestions whenever the moment strikes. At the end of the day, logistics are important. If you can’t hear or see someone, it will obviously be hard to communicate with them. But don’t stop at that surface level. Focusing on building human connection with your colleagues through culture and planning will help you develop and maintain the relationships that are the lifeblood of successful work. Rae Feshbach is the Head of Content Engagement at Cornerstone.

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