How To Differentiate Performance Without Ratings

Jamie Resker

Founder: Employee Performance Solutions

The biggest barrier to modernizing the approach to performance management is the HR-created need to have a "number" or category to help determine pay. If we get rid of performance reviews and ratings, how will we calculate merit increases? This question indicates that the real need is finding a method that effectively differentiates performance.

Here's an Example of a Typical Framework:

Numerical rating (out of 5) Category/Pay increase

5 Outstanding - 4-5%

4 Exceeds - 3-4%

3 Meets - 2-3%

2 Needs Improvement - 0%

1 Unsatisfactory - 0%

The rating category determines the percent increase, sometimes expressed as a range (2-3%). Traditional performance management schemes, whether online or paper-based, use an approach that involves the following:

1. Rating and commenting against five or more competencies (communication, teamwork, accountability, customer focus, innovation, results orientation, etc.).

2. Rating and review of goal achievement.

3. An overall rating representing a single category, such as "Meets Expectations."

Managers end up scratching their heads wondering how to fill out the form. They wrack their brains trying to think about how the employee performed against each competency. They may even become fixated on filling out a form instead of thinking about the employee.

Step 1: Move Away from Ratings

Differentiating performance starts with defining performance:

Performance is a combination of results and behaviors. Results describe what gets done and observable behaviors describe how the work gets done.

Step 2: The Seven Performance Types

Based on the definition of performance as a combination of results and behaviors, we can generate seven performance types:

Rather than using a single category, such as "meets expectations," you can view performance as a two dimensional model.

Step 3: Ask Managers to Identify the Employees in Each Category

Most managers can slot their team into one of these seven performance types (filling out a form to assess and rate competencies isn't required to do this). At this point in the process we want to avoid being too granular because this leads to over-thinking the form. You don't want to lose sight of the employee or how to assess and manage their performance.

Step 4: Think About Performance Visually

It's helpful to think about employee's "coordinates" relative to one another, so plot them out visually. Using this Employee Performance Continuum grid can give a visual snapshot of the makeup of your workforce. Simply place dots on the grid to match each employee's standing on the continuum.

Thoughtful Visual Performance Continuum Discussion and Process

While the placement of the "dot" is intuitive, the key is verbalizing the thinking behind the plotting. It's similar to a student who gets the correct answer to the math equation, but is then asked to explain their thinking and show their work. As you can imagine, the discussion is quite robust.

Discussions about who goes where on the continuum can be very productive and insightful. Sometimes everyone is in agreement about the plotting, and other times new input is shared and the coordinates are adjusted. This ability to give and receive new input is the reason I label the process "Discovery" as opposed to "Calibration". The process is an opportunity to gain and contribute different perspectives to reach a consensus about each individual. New points of view versus "go-to-bat" for someone or argue for the highest "position". Once the plotting process is complete, it can also be useful to get a snapshot of your workforce as a whole. What percentage exhibit top-tier results but poor behaviors? How many one-year employees have made the jump from the newly hired category to mid and high performance? These are the kinds of questions you can answer with the Visual Performance Continuum grid.

The 9-box Distraction

Inevitably when I share this model with a group of HR pros someone will make a comparison between the 9-box matrix and the Employee Performance Continuum, which is made up of four boxes and is used for assessing performance. The 9-box measures performance and potential and is primarily used in succession planning.

While succession planning and performance appraisal are worth linking, these are two distinct activities. The purpose of the 9-box grid is to look into the future of your organization while the Employee Performance Continuum assesses performance now and what the employee can do to be even more effective in their role. This snapshot of current performance can be used to determine salary actions ( in most cases, a salary-increase).

You Have an Alternative to Ratings

Let's set the traditional forms and ratings process aside and think more simply. Performance can be assessed without the use of a single rating category and it can be done more accurately and holistically. The process of a manager filling in the form and randomly assigning ratings to competencies, goals and determining an overall rating is familiar, but leaves something to be desired.

Measure With the Intent to Move People Forward

This exercise should not involve using a permanent marker to put the employees into boxes. This isa point-in-time snapshot. It's intentionally called a continuum to account for movement and growth. Conversations that help employees move forward and develop will drive more employees to the upper right. The goal is to see where their current performance falls and engage in conversations designed to help people move forward. This means working with your managers to move from a judging and evaluation approach to a coaching and mentor mindset.

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ブライトホライズン社はBright Horizons Family Solutions®というファミリーセンターを設け、幼児教育、就学前教育、企業内保育、一時託児サービス、教育アドバイスなどを提供しています。 1986年創業の同社は、保育サービス企業として唯一、フォーチュン誌の「アメリカにおける働きがいのある企業100社(100 Best Companies to Work for in America)」ランキングに選出されています。 同社では2010年以来、コーナーストーンオンデマンドの統合タレントマネジメントプラットフォームを活用し、26,000人の従業員に能力開発、業績管理、後継者育成を促進してきました。 年間で約50クラス、過去6年間では300クラスもの研修を提供しており、その管理には困難が伴っていました。 ブライトホライゾン社の学習サービスシステム担当マネージャー、ステファン・クイン(Stephen Quinn)氏は次のように話します。 「当社ではコホート機能を使ったグループ学習プログラムを通年で実施しており、幼児期教育の認定プログラムだけでも20クラスありますその受講登録や進捗管理といった事務は手作業で行っていました」 また、同社ではオンラインと集合を組み合わせたブレンド型学習プログラムを提供していましたが、ソーシャルとラーニングのコンポーネントにおいて受講者のエンゲージメントを高めるような枠組みが構築されていませんでした。 「カリキュラムとコミュニティが直結していませんでした」とクイン氏は話します。 コーナーストーンを選んだ理由とは? ブライトホライゾン社は2015年にコーナーストーンのコラボレーションラーニングの社内テストプログラムを立ち上げました。より総合的な学習体験を提供するコラボレーションラーニングを活用して、受講者間の交流の促進、学習内容の実際の業務への活用、より効果的で効率的なコホート機能を使ったグループ学習を提供し、社員の定着とエンゲージメントを向上させることが可能となりました。クイン氏は次のように話します。 「当社がこの数年間取り組んできたことに技術が追いついてきました。今までのガイド付き学習を取り入れて、コラボレーションラーニングを活用しています。リソースを節約できるため、取締役向けのプログラムや、取締役への昇格を控える部長クラス向けのプログラムなど、より多くの研修を提供することができます」 ブライトホライゾン社は2015年第4四半期からこのソリューションを展開しており、すべてのガイド付き学習をコーナーストーンで直接管理しています。また協調機能が強化され、他の受講者やインストラクターとの直接的なコミュニケーションが実現できました。 「コラボレーションラーニングは、ユーザーとインストラクターの双方の体験を向上させます。この新しいインターフェースはすでに反響を呼んでいます」とクイン氏は言います。 既存のガイド付き学習と一緒に管理 ブライトホライゾン社は26,000人の社員向けにコホート学習を継続して実施しています。 「これまでもコホート機能を使ったグループ学習を実施してきましたが、コミュニケーション主体のコラボレーションラーニングを取り入れることで、さらに効率化を図ることができます。これは非常に嬉しいことです。近いうちに研修への自動登録が可能となるでしょう。システムがその負担を担ってくれます。リソースを節約できることで、より多くのプログラムを提供することができます」とクイン氏は言います。 受講時に直接的なコミュニケーションやコラボレーションを実現 これまで、受講者間のやり取りはアドバイス的なものが一方的に行われ、直接のやり取りでも協調的なアプローチでもありませんでした。 「例えば、受講者にはブログを読み、2件のコメントを投稿して他の受講者との交流を促す、というやり取りで、自然な対話ではなかったのです。コラボレーションラーニングでは、もっと直接的なやりとりが可能となり、返答が来るまで待つ必要がなくなります。社員の直接参加が大幅に拡大すると期待しています」 クラスにアクセスする社員数が8倍に増加 コーナーストーン導入前は、同社のシステムにアクセスする社員は1,200人にとどまっていました。これが8倍増となる11,000人に増え、ブライトホライゾン社ではコラボレーションラーニングの導入により、さらに人数が増えると見込んでいます。 「コーナーストーンにより、研修を教員向けだけでなくこれまで手薄だった事業分野にまで拡大することができるようになりました。現在では、コンピテンシー評価、職歴、後継者育成計画、トレーニング動画など、よりキャリア志向のツールを提供し、リピート率を向上させています。また研修登録者全員の受講前後のコンピテンシー評価も実施しています。これにより習熟度を測定し、受講した社員の成長を確認しています」

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