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Warum Video-Konferenzen schlauchen und wie man Abhilfe schaffen kann

Jannine Dockhorn

Senior Field Marketing Manager

Schöne neue Arbeitswelt. Dank Corona muss sich niemand mehr für den Job ordentlich stylen. Denn beim Home-Office ist es ziemlich egal, ob man in Jogginghose und T-Shirt vor dem Rechner hockt. Auch sind viele sehr froh darüber, dass sie sich nun das Pendeln im Auto oder der überfüllten U-Bahn sparen können. Dafür zoomt und skypt derzeit die gesamte Wirtschaft – schließlich haben die vergangenen Monate gezeigt, dass Videokonferenzen nicht nur so manche teure Geschäftsreise ersetzen können, sondern ebenfalls viele Meetings, Briefings oder sonstige Besprechungen im Team, bei denen man zumindest physisch anwesend sein musste. In so manchem Kalender jagt jetzt ein Zoom- oder Skype-Termin den nächsten. Und was am Anfang noch neu und irgendwie aufregend war, wurde zur täglichen Routine und damit für manche auch zu einer Belastung. Experten haben bereits ein neues Phänomen identifiziert: die neue Zoom-Müdigkeit.

Video-Konferenzen gehören in den meisten Unternehmen spätestens seit dem Pandemie-bedingten Lockdown zum Alltag. Auf diese Weise lassen sich die Kollegen von einer völlig neuen Seite kennenlernen, weil man beim Zoomen oder Skypen mit den anderen das improvisierte Büro auf dem Küchentisch sieht oder jetzt weiß, was der Teamleiter so alles im Bücherregal stehen hat – oder sogar wie das Kinderzimmer aussieht. Das kann mitunter sogar recht unterhaltsam sein. Das Netz ist voll von Videos, die zeigen, wie Haustiere oder Kleinkinder geschäftliche Video-Konferenzen sprengen. Auch waren alle anfangs hochmotiviert bei der Sache. Jeder wollte so seinen Beitrag leisten, dass in der Krisensituation alles weiterläuft und das Unternehmen möglichst unbeschadet über die Runden kommt. Und schnell wurde eine sehr praktische Seite erkannt: Mit Zoom oder Skype lassen sich deutlich mehr Termine an einem Tag wahrnehmen als vor der Pandemie. Und damit beginnen auch die Probleme.

Zwischenmenschliches bleibt auf der Strecke

Eines der größten Probleme ist dabei das Gefühl vieler Mitarbeiter, ständig erreichbar sein zu müssen. Das erzeugt Druck auf Mitarbeiter im Home-Office und damit oft auch in Video-Konferenzen in Serie. Nicht wenige verzichten auf ihre Mittagspause oder sonstige kleine Fluchten, um mal für einen paar Minuten abzuschalten und sich zu sammeln. Oder sie sind rund um die Uhr verfügbar, weil das Unternehmen auf Märkten in verschiedenen Zeitzonen aktiv ist. Dass der Jetlag jetzt wegfällt, ist da nur ein schwacher Trost. Denn all das Zoomen und Skypen erzeugt neue Formen von Stress, die vorher eher unbekannt waren. Vor allem das Deuten der Körpersprache seiner Gesprächspartner in der Video-Konferenz schlaucht. Das jedenfalls hat der Verhaltensforscher Professor Gianpiero Petrigrili von der INSEAD Business School herausgefunden. Mimik, Gestik und der Klang der Sprache sind nicht so offensichtlich wie im Face-to-Face-Gespräch, weshalb deutlich mehr Energie dafür aufgewendet werden muss, sein Gegenüber auf dem Bildschirm auch „richtig“ zu verstehen.

Zudem gibt es in den Konferenzen in der realen Welt immer wieder Möglichkeiten, sich für kurze Momente auszuklinken. Virtuelle Begegnungen dagegen erlauben einem diese Freiheiten nicht. Und da ist noch dieser Moment, wo man auf „Meeting verlassen“ klickt. Dann stellt sich ein abruptes Gefühl des Alleinseins ein, wie es die Professorin Jutta Rump, Direktorin am Institut für Beschäftigung und Employability, auf den Punkt bringt. Die Möglichkeiten eines informellen Austauschs wie sie nach einer persönlichen Begegnung üblich sind, fallen also gänzlich weg. Während also auf der Sachebene Videokonferenzen fantastische Tools sind, um Informationen auszutauschen und Themen anzupacken, bleibt das Soziale eher auf der Strecke. Für den Teamgeist kann das mitunter verheerend sein.

Kleine Maßnahmen helfen bereits

Dabei reichen einige simple Maßnahmen bereits, um die Situation zu entschärfen, weniger Stress aufkommen zu lassen und es sich gegenseitig einfacher zu machen, ohne Reibungsverluste zu kommunizieren. Das beginnt mit einem Entzerren des Terminplans. Niemand sollte von einer Video-Konferenz zur nächsten umschalten, ohne nicht mindestens eine Viertelstunde Pause dazwischen einzulegen – die Augen werden es einem danken. Auch muss nicht jede Besprechung am Bildschirm stattfinden. Das gute alte Telefon reicht manchmal völlig aus und verhindert eine Reizüberflutung. Die Mediations-Experten Noam Ebner und Jeff Thompson empfehlen darüber hinaus den Gebrauch einer expliziten Körpersprache sowie einer Sitzposition, die es dem Gegenüber einfacher machen, Mimik und Stimmungen zu deuten. Natürlich muss das Ganze wohldosiert zum Einsatz kommen, um nicht vom Wesentlichen abzulenken oder als Gezappel zu wirken.

Schweigen ist ein weiterer Killer bei Video-Konferenzen. Denn während es im Gespräch im realen Leben völlig normal ist, kurze Pausen einzulegen, geraten auf Zoom oder Skype alle schnell in Panik, dass ein technisches Problem vorliegt, wenn bereits 1,2 Sekunden Verzögerung bei der Übertragung des Gesprochenen auftreten, wie eine Studie belegt. Etwas Gelassenheit kann da nicht schaden. Aber auch wildes Durcheinanderreden nervt gewaltig. Sinnvoll ist neben einer Begrenzung der Teilnehmerzahl daher die vorherige Festlegung einer Tagesordnung und klarer Regeln. So sollte man sich durch ein Zeichen mit der Hand zu Wort melden oder manche Fragen ausschließlich über einen betreuten Chat stellen. Das vermeidet Stress und Chaos. Aber nach Feierabend sollte endgültig Schluss sein. Wer darüber hinaus in seiner Freizeit soziale Kontakte vor allem über Video-Chat pflegt, sorgt selbst dafür, dass sich die Zoom-Müdigkeit zwangsweise einstellt.

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Content Investment Trends: See how Cornerstone can drive skills transformation

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As organisations continue to transform to meet the tectonic shifts of the past two years, they are realising an urgent need to help their people develop new and different skills, improve their workforce readiness and create significant changes to how work gets done. One of the key drivers in activating skill development and business transformation is the content that learners are consuming to develop new skills, adapt to new environments and to engage with organisational initiatives. Watch this On-demand Webinar as Mark Lamswood and Yvonne Conway look at how organisations in Cornerstone's eco-system invest and consume content to drive impact in their people strategies. You will learn: How, where and why people are consuming content How Cornerstone is responding to address the market’s biggest needs What key investments are being made by organisations and aligned to what skills

Alexander Mann Solutions wins Cornerstone OnDemands sponsored categories at the TIARA 2020 Talent Solutions Awards

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Alexander Mann Solutions wins Cornerstone OnDemands sponsored categories at the TIARA 2020 Talent Solutions Awards

Here at Cornerstone, we absolutely love to hear inspiring stories and share them far and wide, especially when they are about talent management! We were recently headline sponsors of the TIARA 2020 Talent Solutions Awards. These annual awards, hosted by TALiNT International, celebrate excellence across the RPO, MSP and Talent Solutions marketplace, and recognise the wonderful ways companies are demonstrating exemplary growth, innovation and leadership. For 2020, it was the usual great awards with a bit of a difference. As we know, everything has now moved online – even this year’s Convergence! But this didn’t seem to impact the TIARA Talent Solution Awards at all. Despite not being able to celebrate face-to-face, the event was filled with laughter, engagement, and most of all, lots of fun! This year, we also supported the Best Use of Technology Award as well as the Overall Winner. The winner – triumphing in both categories – could not be more deserving, and so we duly wanted to pass on our huge congratulations to Alexander Mann Solutions! Alexander Mann was awarded the Cornerstone OnDemand Best Use of Technology Award for their brilliant ‘Find Your Fit’ technology solution. The platform offers users personal preferences and assisted future growth through interactive videos, personalised one-to-one calls, and a dedicated platform to match skills with current roles within the organisation. The solution had 1,200 employees enrolling within just six months of implementation and is continuing to improve every day. Find Your Fit helps employees to understand how their organisation functions better, including the areas that are growing the most rapidly. In turn, this helps employees to develop the skills they need in order to take advantage of these developments to enhance not only their personal career progression, but overall business performance. After all, businesses don’t innovate, people do! The judges commended this entry for “the clear way in which an innovative technology solution clearly delivered in results”. The judges also applauded Alexander Mann for demonstrating customer care by really listening to client’s individual challenges and using inventive technology solutions to help design a custom built solution that helps to support the overall internal career options and pathways available to each organisation. The award was accepted virtually by Stephen Gordon, Recruitment Tech Lead at Talent Collective/AMS. In addition to being awarded Best Use of Technology, Alexander Mann was also recognised as this year’s overall winner of the Talent Solutions Awards. Chair of Judges, Jim Richardson highlighted that “the overall winner is based on the organisation that consistently demonstrates excellence and innovation across all of its activities”. Both Peoplescout and Guidant Global were highly commended by the judges for their brilliant work, but ultimately, Alexander Mann took home the award for demonstrating consistently high standards across all areas. Jim Richardson added that although Alexander Mann has the resources to support many initiatives, it has still managed to deliver consistently on large scale and complex global projects. This is a phenomenally impressive achievement that all of us at Cornerstone also wish to say a huge congratulations for! The other winners and nominees from this year’s TIARA Talent Solutions Awards have highlighted more excellent work and brilliant stories across the recruiting sector and HR community. For the full list of winners, check out the TALiNT International’s September/October 2020 edition here.

Blog: Why HR need to lead the agile change journey

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Blog: Why HR need to lead the agile change journey

It's been going on for a while now - the shift towards more agile and flexible companies that quickly can adapt to the fast-changing times of today. Organisations that are unable to make this move are gradually losing competitiveness and finding it more difficult to prove themselves against smaller and faster players. Those who recognise the need and are able to create new conditions for the business, in the form of new structures, will survive and flourish in tomorrow's economic reality. Agile HR can be viewed from two different angles; How HR should work together within the HR team and what / how HR should deliver value to the business for which they exist. All HR processes that are part of Talent and People Management will be different when you start working agile, and each of the processes have their specific tools and working methods. Here we will look at HR from a more general perspective, to get an overall understanding of how the HR role, and the corresponding deliverables, change in a company that wants to increase its business agility. The goal is to focus on creating better workplaces through the development of teams and individuals, throughout the whole organisation. Small and medium-sized companies are easier to change, as they have less hierarchical structures, and often a more decentralised business, where everyone has an ability to make the decisions that need to be made, locally rather than centrally. The larger and more complex a company is, the more systems, processes, and structures there are that cannot be easily and quickly changed. Although it is possible to change a department in the organisation, some issues might remain that forces the department back into the central structures. This happens because it is not possible to isolate a specific part of the business. You can compare it to an attempt to change a rubber ball. It changes when it is being squeezed, but when you let go, it quickly returns to its old shape. However, there is one functional department in most large organisations that can influence all the other parts at once – HR. In many large companies, HR controls; ● Leadership programs and development ● Change management ● Organisational development ● Employee engagement ● Employee training and skills development ● Rewards and bonuses ● Recruitment ● Goal setting and performance reviews ● Long term mix of employees All these processes or areas flow through the entire organisation. These are the structures that can support, or prevent, a more radical change towards a more agile company. It all depends on HOW we work with processes and programs. They can be developed in a way that, paradoxically, prevents performance and commitment. Or they can optimise performance and employee satisfaction. HR struggles with criticisms, it is accused of being some kind of "organisational police", which hinders performance and commitment by implementing Talent management processes in a way that was intended to increase the same. This needs to change. HR has been in the back seat for too long and now it is time to take responsibility for a change in how to support the organisation. Because it is about people, and relationships between people, this is the key to how the company performs as a whole. It is the system that fundamentally needs to change, not the people. We do not need to do more things or implement complicated frameworks and methods. Instead, we need to understand how we can make it easier for people to make their best contribution to the company, by providing supportive structures, instead of hindering structures. It is through more experiments and by trying different working methods, that one can find the best path for each organisation, and each team/individual. Here, the agile principles and the agile mindset serve as a guide. Agile tools and frameworks work sometimes, but not always. The only way to continually improve is through constant learning, which also means that we sometimes fail. Companies that learn faster than others, and turn that knowledge into new ways of working for employees, but also new products and services for external customers, gain a competitive advantage and will be the winner of the future. HR has the power and the ability to design the structures that aim to either support or make it harder for employees to contribute in creative and innovative ways. If HR sticks to the old, traditional ways of working, the consequence will be rigid and non-agile organisations that use inefficient systems and processes. HR can either hinder or support the change, so HR must show the way. By providing opportunities for alternative and more agile working methods, and by focusing on value creation and value flows for the internal and by extension also external customers, HR can lead companies through changes that no other department is capable of. The next blog chapter will dive into HR's changing role.

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