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Qualiopi : le digital au secours de la démarche qualité

Depuis le 1er janvier 2022, les organismes de formation qui souhaitent bénéficier de fonds publics ou mutualisés doivent justifier de la certification Qualiopi. Issu de la loi « Avenir Professionnel » du 5 septembre 2018, le référentiel Qualiopi repose sur 7 critères déclinés en 32 indicateurs, dont le respect doit faire l’objet d’un audit par un organisme certificateur accrédité par le Cofrac. Pour les prestataires de formation, l’enjeu est considérable. Beaucoup ont recours à un accompagnement pour mener à bien le processus de certification ; mais les solutions digitales de gestion des formations peuvent également leur être d’une aide précieuse.

Qualiopi : pas une obligation, mais une nécessité

Pour exercer le métier de formateur, deux formalités suffisent :

  • le dépôt initial d’une déclaration d’activité,
  • et la transmission annuelle à la Dreets (ex-Direccte) du bilan pédagogique et financier.

Une grande partie des organismes de formation, cependant, dépendent pour leur activité de financements publics (Pôle emploi, Régions…) et mutualisés (Opco, Transition Pro…). Depuis le 1er janvier 2022, Qualiopi est obligatoire pour bénéficier de ces fonds. Et la certification risque fort de devenir un label qualité incontournable de la profession.

Les activités concernées par Qualiopi vont au-delà des prestations de formation continue proprement dites : elles incluent également l’apprentissage, le bilan de compétences et l’accompagnement de la validation des acquis de l’expérience (VAE). Les organismes qui délivrent ce type de prestation (réunis sous l’acronyme « Opac », pour « organismes prestataires d'actions concourant au développement des compétences ») doivent donc être certifiés pour bénéficier de financements sur ces activités.

Seuls certains organismes de formation internes échappent à cette obligation, à la condition expresse de ne former que des salariés de l’entreprise – à l’exclusion de ceux des filiales ou des partenaires. Un centre de formation ou un CFA interne qui forme des collaborateurs d’autres entités du même groupe, ou a fortiori des salariés des fournisseurs, distributeurs ou franchisés, devra bénéficier de Qualiopi pour avoir droit aux financements publics ou Opco.

Où en est Qualiopi ?

La date butoir était initialement fixée au 1er janvier 2021, sauf pour les centres de formation des apprentis (CFA), qui étaient dès le départ soumis à Qualiopi au 1er janvier 2022. La crise sanitaire a entraîné le report de l’échéance à cette dernière date pour tous les organismes. Un délai supplémentaire a été accordé in extremis aux organismes qui sont en mesure de prouver qu’ils ont amorcé la démarche en 2021, même s’ils n’ont pas encore obtenu leur certification. Il faut pour cela avoir signé un contrat avec un organisme certificateur avant le 1er janvier 2022. Les centres de formation d’apprentis (CFA) peuvent aussi commencer à former sans avoir Qualiopi, à condition de se lancer dans la certification sous 2 mois et de l’obtenir sous 6 mois.

Certains organismes de formation se sont engagés dans la démarche dès 2019. Logiquement, cependant, les derniers mois de 2021 ont vu un afflux des prestataires aux portes des 34 certificateurs accrédités par le Cofrac. En octobre 2020, on ne comptait encore qu’environ 3 500 organismes certifiés. En juin 2021, ils étaient 10 700, pour atteindre 15 500 le 31 octobre 2021. En comptant les prestataires déjà engagés dans la démarche de certification, on atteint près de 28 000 organismes.

Signalons que le 4 janvier 2022, il y avait au total un peu plus de 106 000 organismes de formation recensés par les autorités. Tous ne dépendent pas cependant des fonds publics ou mutualisés, et tous n’ont pas la formation pour activité principale, loin de là.

En quoi consiste la certification Qualiopi ?

La certification Qualiopi est une démarche qualité qui s’inscrit dans la durée et qui vise à certifier la conformité des processus et des moyens mis en œuvre par l’organisme de formation pour délivrer ses prestations. En soi, Qualiopi ne permet pas de savoir si un formateur est « bon » ou non ; il permet seulement d’attester qu’il travaille de façon professionnelle et conforme à la loi.

Cette conformité repose sur 7 critères, dont le respect est établi par le biais de 32 indicateurs. Tous les organismes n’ont pas à renseigner les 32 indicateurs : les organismes de formation continue doivent en remplir entre 21 et 28. Les CFA sont les plus « chargés » : ils sont concernés par 30 à 32 des indicateurs.

La démarche se déroule en 2 temps :

  • L’audit peut durer entre une demi-journée et plusieurs jours en fonction de la taille et des caractéristiques de l’organisme. L’auditeur vérifie que les indicateurs sont bien satisfaits. Pour cela, l’organisme doit apporter des preuves sous la forme de documents. À l’issue de l’audit, le certificateur identifie éventuellement des non-conformités. S’il y en a, l’organisme devra les traiter sous 3 mois (non-conformités majeures) ou 6 mois (non-conformités mineures), avant de pouvoir être certifié. S’il n’y en pas, l’organisme reçoit immédiatement sa certification Qualiopi.
  • Un cycle de surveillance et de renouvellement s’enclenche alors, avec un audit de surveillance (allégé) au bout de 14 à 22 mois, puis un audit de renouvellement au bout de 3 ans, et ainsi de suite. C’est la boucle d’amélioration continue du processus qualité.

Le digital au secours de Qualiopi

Au total, le processus d’obtention de la certification Qualiopi peut durer entre 2 et 6 mois, en cas de non-conformités constatées. Pour être vraiment efficace, la démarche doit donc être anticipée et préparée. Beaucoup d’organismes ont recours aux services d’un consultant ou suivent des formations/accompagnement sur la question. Les organismes certificateurs, qui réalisent les audits, peuvent proposer des audits blancs, mais n’ont pas le droit de délivrer des conseils.

Certains éditeurs de solutions de gestion de la formation ont anticipé les attentes des prestataires en intégrant, dans la mesure du possible, les indicateurs Qualiopi dans le circuit de production. C’est le cas de Cornerstone. Que vous soyez un organisme de formation ou une entreprise qui détient un centre de formation interne formant des salariés externes, la solution de gestion de la formation de Cornerstone vous permet de faciliter l’audit en vue de Qualiopi. À chaque fois que c’est possible et pertinent, l’entreprise peut générer facilement la preuve correspondant à l’indicateur concerné.

Pour prendre un exemple, l’indicateur n°1 demande à l’organisme de prouver qu’il « diffuse une information accessible au public, détaillée et vérifiable sur les prestations proposées : prérequis, objectifs, durée, modalités et délais d’accès, tarifs, contacts, méthodes mobilisées et modalités d’évaluation, accessibilité aux personnes handicapées. » Notre solution de gestion permet d’extraire l’ensemble des informations pertinentes pour amener la preuve recherchée aux auditeurs, sous la forme d’un rapport. Elle permet par la même occasion de vérifier que l’organisme coche bien toutes les cases de l’indicateur, et si ce n’est pas le cas, de remédier aux lacunes identifiées.

La fonctionnalité vous permet de générer 11 rapports répondant à 9 des 32 indicateurs. Naturellement, elle n’est pas proposée lorsque l’indicateur ne relève pas du champ de traitement de la solution de gestion. Compte tenu du temps de traitement requis par chaque indicateur, bénéficier de rapports automatiques sur 9 des 21 à 28 critères requis pour l’audit d’un organisme de formation constitue un avantage considérable dans la préparation de l’audit. Ce qui revient à souligner, de façon plus générale, l’utilité de solutions de gestion pertinentes pour développer une démarche qualité efficace au sein de l’organisation.

La démarche Qualiopi peut apparaître fastidieuse à certains organismes de formation. Elle a cependant au moins une vertu, qu’il est essentiel de cultiver : elle peut tenir lieu de démarche qualité structurée pour des organisations qui n’en avaient pas encore mis en place. Elle contribue ainsi à professionnaliser le secteur et à donner à tous les acteurs du marché, quelle que soit leur taille, des outils similaires pour faire face aux défis de la qualité. En aidant les organismes de formation à répondre aux exigences de Qualiopi, les solutions digitales de gestion qui leur sont destinées contribuent ainsi à asseoir leur performance et leur développement.

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