Stadsbestuur van Kobe: medewerkers die vrijwillig leren met gevarieerde content

Om de omgeving voor ontwikkeling van het personeelsbestand te verbeteren, implementeerde de stad Kobe een Learning Management System (LMS) en werd een leerplatform voor medewerkers ontwikkeld met Cornerstone Learning.

Het LMS van de stad Kobe wordt gebruikt door ongeveer 14.000 medewerkers en is een uitgebreid systeem dat de strategie voor personeelsontwikkeling ondersteunt en de transformatie van de organisatiecultuur vooruit helpt. Omdat het systeem groepstraining en e-learning centraal beheert en informatie over de cursusgeschiedenis verzamelt en gebruikt, zijn medewerkers in staat hun vaardigheden en carrière proactief te ontwikkelen in een veranderende maatschappelijke omgeving.

Al sinds het ontstaan van de stad in 1889 is Kobe een internationale stad met een progressieve inborst geweest, wat duidelijk te zien is aan projecten als de herontwikkeling van de voetgangersvriendelijke wijk Sannomiya en het concept Hydrogen Smart City Kobe voor een CO2-arme stad. Deze initiatieven komen voort uit het Basic Plan for Human Resource Development van de stad, waarin uitdaging, leiderschap en creativiteit centraal staan.

Dhr. Takeshi Hideshima is hoofd van de Human Resource Development Section en hij vertelt ons meer over de uitdagingen op trainingsgebied voor zijn stad.

"De stad Kobe heeft de ontwikkeling van medewerkers altijd als een prioriteit beschouwd en steunt diverse initiatieven. Het Staff Training Office, dat een fundamentele rol speelt voor personeelsontwikkeling, heeft trainingsprogramma's opgezet en ingevoerd en de leeromgeving verbeterd op basis van de eigenschappen van iedere medewerker, met behulp van een combinatie van groepstraining en e-learning. Maar vanwege recente veranderingen in werkstijlen en de coronapandemie was er dringend behoefte aan uitbreiding van dat programma voor personeelstraining. Het moest aan meer uiteenlopende behoeften voldoen, leermanagement promoten om medewerkers aan te moedigen op eigen initiatief te leren, en leergegevens gebruiken voor personeelsontwikkeling," vertelde dhr. Hideshima.

Om dit aan te pakken vernieuwde de stad het eigen leerplatform met een LMS, met toegevoegde functies voor het beheer van de cursusgeschiedenis van individuele medewerkers, gecentraliseerde training en de mogelijkheid om gespecialiseerde content te creëren.

"Onze afdeling is verantwoordelijk voor het trainingsbeleid, en we besloten een LMS te implementeren om vooruit te komen wanneer dat moet. De kosten en omvang van het systeem waren ongekend, dus selecteerden we een systeem dat het gebruik door onze medewerkers sterk aanmoedigt," aldus dhr.Hideshima.

Na evaluatie van meerdere opties kozen we uiteindelijk voor Cornerstone Learning als de basis voor een nieuw platform voor personeelstraining. Het gecentraliseerde beheer van leermogelijkheden heeft de administratieve efficiëntie verbeterd. Het platform maakt het voor deelnemers gemakkelijker om zelfgestuurd te leren, terwijl systeembeheerders de tools hebben waarmee ze de cursusgeschiedenis van nieuwe deelnemers kunnen identificeren, rapporteren en bewaken. Daarnaast maakt het platform afzonderlijke leergeschiedenissen en de populairste cursussen van de afdeling zichtbaar, om medewerkers aan te moedigen op eigen initiatief te leren en de ontwikkeling van het personeel verder te ondersteunen.

Mayumi Aso, hoofd van het Bureau voor Personeelsopleiding van het Bureau voor Administratieve en Financiële Zaken, onthulde dat haar keuze voor Cornerstone Learning werd ingegeven door de intuïtieve gebruikersinterface en de uitgebreide functies voor leerbeheer.

"We hebben meerdere systemen uitgeprobeerd, maar Cornerstone onderscheidde zich door zijn gebruiksgemak. Om ervoor te zorgen dat medewerkers een LMS ook echt gebruiken, moet het elementen hebben die leren leuk en goed toegankelijk maken. Het ontwerp was voor ons een van de belangrijkste aandachtspunten; we wilden dat het LMS gebruiksvriendelijk was, zodat medewerkers het niet alleen gebruiken als ze cursussen toegewezen krijgen maar het ook op eigen initiatief gebruiken," aldus mevr. Aso.

Een andere doorslaggevende factor bij onze keuze waren de verschillende functies van Cornerstone Learning om communicatie te stimuleren. Een voorbeeld is de functie community, waar gebruikers samen met andere cursusdeelnemers en medewerkers met dezelfde interesses groepen kunnen opzetten om elkaar beter te leren kennen.

"We gebruiken nu al een tijdje chattools en hebben gemerkt dat een omgeving waarin we met elkaar kunnen overleggen over kwesties die boven de organisatie uitstijgen, al snel leidt tot betere bedrijfsresultaten en de organisatie nieuwe energie inblaast. Ik vind de functionaliteit die communicatie buiten de grenzen van de organisatie mogelijk maakt zeer nuttig," vertelde mevr. Aso.

Andere zeer gewaardeerde functies zijn een playlist waarmee gebruikers interessante leercontent kunnen verzamelen en delen, en een badge-functie waarmee medewerkers positieve feedback kunnen geven aan anderen die hen met hun werk hebben geholpen.

Het LMS van de stad Kobe, aangestuurd door Cornerstone Learning, heeft nu ruim 700 afzonderlijk ontwikkelde trainingsmodules. Deze leermiddelen zijn vooral op nieuwe medewerkers gericht, maar er zijn ook niveauspecifieke en themagerichte cursussen. Opvallend is dat managers van meerdere afdelingen buiten het Staff Training Center hebben bijgedragen aan meer dan 240 van deze gespecialiseerde trainingsmodules.

"De mogelijkheid om gemakkelijk gespecialiseerde content per afdeling/sectie te ontwikkelen was meteen vanaf het begin een belangrijke vereiste voor ons. Zoals we al hoopten wordt nieuwe noodzakelijke content nu gecreëerd op het moment dat die nodig is. We wilden bijvoorbeeld meer content op gespecialiseerde gebieden ontwikkelen, zoals brandbestrijding, architectuur en civiele techniek. We wilden ook een omgeving ontwikkelen waarin training die direct op het werk van medewerkers van toepassing is, in realtime wordt gegeven," vertelde mevr. Aso.

Dhr. Yoshinori Sugimurawho, die de leiding heeft over ondersteuning van het LMS van de stad Kobe in het Staff Training Center, voegde toe: "We krijgen steeds vaker verzoeken van managers van verschillende afdelingen om hun eigen leercontent te maken. We hebben zelfs specifieke verzoeken van de brandweer en het Planning and Coordination Bureau ontvangen over configuraties voor het creëren en registreren van content. Het LMS wordt binnen het bureau absoluut steeds meer gebruikt," zei hij. Ze zien ook dat de verschillende afdelingen/secties daar steeds proactiever in worden.

Daarnaast merken ze ook dat medewerkers steeds vaker vrijwillig aan niet-verplichte cursussen deelnemen. Zo heeft een medewerker die tijdelijk aan een particulier bedrijf was uitgeleend om getraind te worden, zijn ervaring in het openbaar gedeeld. En ook al was de cursus alleen buiten werktijd beschikbaar, gingen er ongeveer 300 mensen binnen een maand mee aan de slag. Met uitgebreide zoekmogelijkheden naar content en op AI gebaseerde aanbevelingen kan Cornerstone Learning suggesties voor leercontent afstemmen op functieverantwoordelijkheden, interessegebieden en op de cursusgeschiedenis. Naar verwachting zal deze functie zelfstandig leren onder medewerkers verder aanmoedigen.

De stad Kobe versnelt de personeelsontwikkeling met een focus op innovatie, leiderschap en creativiteit, en moedigt flexibel denken aan voor een efficiënt stadsbestuur dat voldoet aan de toenemende diverse en complexe behoeften van haar inwoners. De stad heeft ook laten weten dat ze het personeelsbestand wil diversifiëren door meer oudere, ervaren professionals te werven in plaats van alleen pas afgestudeerden, zoals momenteel het geval is. De rol van het LMS van Kobe wordt daarmee nog belangrijker als de centrale basis voor personeelstraining die deze nieuwe personeelsstrategie versterkt.

Kobe is van plan om functies zoals interactie binnen communities, het samenstellen van playlists en het uitdelen van badges te gaan gebruiken om de communicatie tussen medewerkers te verbeteren.

"Als een medewerker bijvoorbeeld een badge krijgt als blijk van waardering om dat hij of zij informatie of advies heeft gegeven voor het oplossen van een probleem, dan wordt die badge als prestatie geregistreerd voor het personeelslid dat de badge ontving. De 'playlist' wordt gebruikt om content te bekijken die door gerespecteerde leidinggevenden en belangrijke collega's is bekeken evenals content die voor hen relevant is, als referentie voor hun zelfstandige leertraject. We willen functies toevoegen die dit soort communicatie nieuw leven inblazen, zodat het LMS 'een natuurlijke plek voor het personeel' wordt," vertelde mevr. Aso.

De stad Kobe staat klaar voor de uitdaging en heeft de kracht van het LMS ingezet om een personeelsbestand te ontwikkelen dat zich snel kan aanpassen in deze tijden van verandering. Het LMS van Kobe biedt medewerkers de mogelijkheid om zelf het initiatief te nemen en de gebruikerservaring en functies te gebruiken die door het Cornerstone Learning CSX worden aangeboden. Het LMS van de stad blijft zich continu ontwikkelen als een leerplatform dat proactief leren onder de medewerkers aanmoedigt.