Kobe City Hall: Diversifierat innehåll för självstyrt lärande

Som ett led i förbättringen av miljön för medarbetarutveckling implementerade Kobe City ett LMS och utvecklade en lärandeplattform med hjälp av Cornerstone Learning.

Kobe Citys LMS, som används av cirka 14 000 medarbetare, är ett omfattande system som förstärker stadens HR-strategi och som bidrar till att transformera organisationskulturen. Genom att hantera grupputbildning och e-lärande centralt samt genom att samla in och använda deltagarhistorik främjar systemet en arbetsstyrka som är beredd att proaktivt förbättra sina färdigheter och sin karriärer i en snabbt föränderlig omvärld.

Bygga en lärandeplattform som främjar medarbetarnas utveckling

Sedan staden grundades 1889 har Kobe, som är en internationell stad, främjat en progressiv anda. Denna anda lyser igenom både i det fotgängarvänliga Sannomiya-distriktet och i konceptet Hydrogen Smart City för en kolfri stad. Dessa initiativ reflekterar stadens grundläggande plan för HR-utveckling, som betonar en anda av utmaning, ledarskap och kreativitet.

Takeshi Hideshima, chef för HR-utveckling, kommenterar stadens utmaningar när det gäller kompetensutveckling.

“Kobe City har alltid prioriterat utvecklingen av mänskliga resurser genom att stödja olika initiativ. En hörnsten i denna utveckling är att avdelningen för personalutveckling har planerat och implementerat utbildningsprogram och förbättrat inlärningsmiljön som nu anpassas efter varje medarbetares behov, genom en kombination av grupputbildning och e-lärande. På grund av nya förändrade arbetssätt och covid-pandemin uppstod ett behov av att snabbt utöka utbildningsprogrammet för medarbetare i syfte att tillgodose diversifierade behov, främja hantering av inlärning som uppmuntrar medarbetare till att ta egna initiativ och använda utbildningsdata för att utveckla våra medarbetare," säger Takeshi Hideshima.

För att klara av utmaningarna uppgraderade Kobe City sin lärandeplattform med hjälp av LMS. Samtidigt la de till funktioner i plattformen för hantering av individuell deltagarhistorik, centraliserad utbildning och specialanpassat innehåll.

"Eftersom vår avdelning ansvarar för utbildningsfrågor beslutade vi att implementera ett LMS för att röra oss framåt när det behövs, i sann progressiv anda. Systemets kostnad och omfattning var utan motstycke, därför valde vi ett system som skulle uppmuntra våra medarbetare till att i första hand använda det," sa Takeshi Hideshima.

En LMS som är spännande att öppna och med innehåll som är roligt att lära sig, med Cornerstone Learning

Efter att ha utvärderat flera olika tjänster implementerade vi Cornerstone Learning som vår nya lärandeplattform för medarbetare. Administrationen har också blivit effektivare tack vare den centrala hanteringen av lärandet. Ur en deltagares synvinkel underlättar plattformen självstyrt lärande, medan den för administratörer tillhandahåller verktyg för att identifiera, meddela och övervaka kurshistoriken för potentiella deltagare. Genom att synliggöra individuell kurshistorik och avdelningens mest genomförda kurser syftar systemet till att främja självinitierat lärande bland medarbetare, och därigenom stärka utvecklingen av mänskliga resurser.

Mayumi Aso, Chief of the Staff Training Office of the Administrative and Financial Affairs Bureau, berättade att hon valde Cornerstone Learning tack vare plattformens intuitiva användargränssnitt och omfattande funktioner för lärandehantering.

Vi provade faktiskt flera andra tjänster, men Cornerstone utmärkte sig som det mest användarvänliga systemet. För att få till stånd ett LMS som våra medarbetare verkligen vill använda är det väldigt viktigt att det också känns spännande att öppna och roligt att lära sig. Systemets design var ett av våra viktigaste krav. LMS måste vara smidig att använda, så att våra medarbetare inte bara deltar i obligatorisk utbildning utan också vill gå vidare och lära sig mer på egen hand”, sa Mayumi Aso.

En annan avgörande faktor var Cornerstone Learnings olika funktioner för kommunikation. En sådan funktion är community-funktionen där användare kan bilda intressegrupper tillsammans med andra kursdeltagare för att dela och fördjupa sina kunskaper.

"Vi har använt chattverktyg under en tid och förstått att en miljö som gör det möjligt för oss att samverka mellan olika avdelningar om gemensamma frågor snabbt leder till bättre verksamhetsresultat och lyfter organisationen. Jag tycker att funktion som gör det möjligt att kommunicera över organisationsgränserna är värdefull", sa Mayumi Aso.

Andra mycket uppskattade funktioner är till exempel spellistan där användare kan samla och dela intressant utbildningsinnehåll och en belöningsfunktion för positiv feedback till hjälpsamma kollegor.

Satsning på egenutvecklat utbildningsinnehåll: Implementering av ett LMS som inspirerar till självstyrt lärande

Kobe Citys LMS, som drivs av Cornerstone Learning, har nu utvecklat över 700 unika utbildningsmoduler. Dessa resurser vänder sig främst till nyanställda, men består även av nivå- och temaspecifik utbildning. Anmärkningsvärt är att chefer från olika avdelningar som inte arbetar med utbildning av medarbetare har bidragit till fler än 240 av de specialiserade utbildningsmodulerna.

"Möjligheten att enkelt skapa specialiserat innehåll för olika avdelningar/enheter var ett krav som vi fokuserade på från början, och, som vi hoppats, skapas nu nytt innehåll när det behövs. Vi skulle till exempel vilja ha mer innehåll för specialområden som räddningstjänst, arkitektur och infrastruktur och utveckla en miljö där lärandet ingår som en del av arbetsflödet i realtid", säger Mayumi Aso.

Yoshinori Sugimurawho, ansvarig för support av systemet tillade, "Vi får allt fler förfrågningar från olika avdelningschefer som vill skapa eget utbildningsinnehåll. Faktum är att vi har fått specifika förfrågningar från räddningstjänsten samt planerings- och samordningsbyrån om att konfigurera och registrera innehåll. Systemet får definitivt allt större användning inom förvaltningen.” Man ser också en ökning av proaktiva initiativ från alla avdelningar/enheter.

Dessutom ser de en ökande trend bland medarbetarna med frivilligt deltagande i icke-obligatoriska kurser. Till exempel delade en medarbetare, efter att ha blivit tillfällig placerad på ett privat företag för utbildning, sina erfarenheter. Trots att kursen bara var tillgänglig utanför arbetstid, engagerade den ca 300 medarbetare inom en månad. Cornerstone Learning är utrustat med kraftfulla funktioner för innehållssökning och AI-driven rekommendationssökning. Plattformen kan skräddarsy förslag på utbildningsinnehåll baserat på ansvars- och intresseområden och tidigare utbildningshistorik. Den här funktionen förväntas ytterligare bidra till självstyrt lärande bland medarbetarna.

Skapandet av ett LMS "med förmåga att engagera medarbetarna” genom funktioner som driver kommunikation

Kobe City satsar medvetet på medarbetarutveckling med fokus på innovation, ledarskap, kreativitet, flexibelt tänkande med målet att skapa en snabb kommunal service som tillgodoser alltmer komplexa krav från medborgarna. Staden avser också att diversifiera personalstyrkan och rekrytera fler erfarna medarbetare i motsats till nuvarande praxis där man anställer nyutexaminerade. Kobes LMS är redo för en ännu mer betydelsefull roll som ryggraden i personalutbildningen, vilket förstärker denna strategi för ständig utveckling av mänskliga resurser.

Kobe City kommer att fortsätta att använda funktioner som interaktion i olika gemenskaper, kurering av spellistor, belöningsfunktioner med mera, för att underlätta och förbättra medarbetarnas kommunikation.

"Till exempel, om ett belöningsmärke delas ut som ett tecken på uppskattning till en medarbetare som har bidragit med råd eller information för att lösa ett problem så synliggörs medarbetarens prestation. Spellistan kommer att användas för att bocka av innehåll som har granskats av högt uppsatta chefer och/eller respekterade kollegor, liksom innehåll som är av intresse för dem, som underlag för deras eget lärande. Vi skulle vilja lägga till funktioner som uppmuntrar till sådan kommunikation, så att vårt LMS blir en "naturlig mötesplats för våra medarbetare", säger Mayumi Aso.

I samma progressiva anda använder nu Kobe City systemet för att skapa en arbetsstyrka som snabbt kan anpassa sig till en ständigt föränderlig omvärld. Kobe City LMS gör det möjligt för medarbetarna att ta initiativ tack vare användarupplevelsen och funktionerna i Cornerstone Learning CSX. Kobe City LMS är under ständig utveckling och framstår som en lärandeplattform som främjar proaktivt lärande bland medarbetare.